4 modi per migliorare la conformità e la sicurezza delle Risorse Umane, grazie ad una piattaforma di Transactional Content Management

L’Area Risorse Umane gestisce ogni giorno una quantità impressionante di informazioni sensibili. Una gestione impropria (o addirittura incoerente) può avere conseguenze enormi.

Nell’attuale contesto storico, nel quale lo smartworking è definitivamente sdoganato, strumenti come la messaggistica istantanea e la chat video, permettono di essere sempre connessi con i colleghi, al ritmo dell’ufficio, o forse anche in maniera più efficiente e rapida.

Il 98% dei dipendenti preferirebbe lavorare da remoto almeno una parte del tempo (“The 2021 State of Remote Work”)

Le aziende che offrono piattaforme di Transactional Content Management, come Hyland con OnBase, sono passate ad un modello completamente remoto, che a loro volta stanno stimolando cambiamenti radicali nelle imprese. I processi che si basavano sulla presenza fisica, come l’assunzione di nuovi dipendenti, si sono dovuti adattare da un giorno all’altro, ma ora ci rendiamo conto che l’efficienza, anziché diminuire come molti temevano, nella maggior parte dei casi è addirittura aumentata.

Ancora però le aziende sono molto concentrate nel risolvere i problemi di connettività e stanno sottovalutando rischi e conformità di altre aree aziendali, quale quella delle Risorse Umane. Con l’enorme volume di contenuti HR disponibili, che si prevede triplicherà nei prossimi due anni, non solo è impossibile continuare a fare affidamento su processi manuali e cartacei in un ambiente di lavoro remoto, ma diventa veramente critica la gestione delle informazioni riservate, che diventano sempre più vulnerabili.

Tali problematiche trovano però soluzione, attraverso l’adozione di tecnologie adatte, quali solide piattaforme di gestioni di contenuti.

Come funzionano insieme Transactional Content Management e HRIS

Gli Human Resource Information Systems (HRIS) sono sistemi di gestione dei dati chiave per ogni dipendente di un’organizzazione. Secondo HR.com però, il 74% dei dipartimenti delle Risorse Umane utilizza almeno altri quattro sistemi oltre a HRIS, per gestire adeguatamente i dati trattati.

Sebbene HRIS possa gestire alcuni processi, una solida piattaforma di Transactional Content Management permette di amministrare tutti i contenuti non strutturati per i dipendenti, dai curriculum ai moduli fiscali e ai contratti di lavoro. Automatizza inoltre processi come l’onboarding e l’offboarding dei dipendenti, la conservazione dei file e la gestione dei record, l’amministrazione di politiche e procedure, le modifiche allo stato dei dipendenti e altro ancora.

4 modi in cui una piattaforma di Content Management può risolvere i problemi di conformità dei dati delle Risorse Umane

1. Proteggere le informazioni sensibili dei dipendenti

Una violazione delle informazioni riservate dei dipendenti può essere disastrosa. Ma la giusta piattaforma di Transactional Content Management garantisce la sicurezza di tutti i documenti dei dipendenti, perché non finiscano mai nelle mani sbagliate. Le piattaforme di Transactional Content Management raggiungono questo obiettivo essendo molto granulari con l’accesso degli utenti, fino al livello dei metadati, per garantire che solo gli utenti con i diritti e i privilegi corretti abbiano accesso a tali documenti. L’accesso degli utenti si basa sul principio del privilegio minimo, in base al quale è sufficiente l’accesso minimo richiesto per svolgere il proprio lavoro ogni giorno.

Ogni singolo documento viene fornito con un audit trail completo, che ti consente di sapere chi ha avuto accesso al documento, cosa ne hanno fatto e la data e l’ora in cui vi hanno avuto accesso. Le informazioni vengono inoltre crittografate ogni volta che i dati sono a riposo (non utilizzati attivamente), in transito, o in uso (accesso da parte di utenti autorizzati).

2. Ridurre al minimo i rischi

Nel complesso mondo delle normative sulle Risorse Umane è importante definire precisamente per quanto tempo si conservano i documenti. Gli audit sono molto approfonditi e le sanzioni possono essere pesanti, soprattutto se vengono addebitate per violazione.

Le complesse politiche di conservazione, basate su tempi ed eventi, che i reparti HR devono mantenere per i diversi file dei dipendenti, stimolano costanti miglioramenti di gestione. Una soluzione Transactional Content Management efficiente rimuove l’onere della gestione dei record dal personale dell’area HR, riducendo al minimo il rischio di conformità e offrendo ai professionisti delle Risorse Umane il tempo di concentrarsi sulla creazione di una preziosa esperienza per i dipendenti e su un processo di reclutamento efficace.

3. Accelerare il processo di audit

Gli audit possono essere molto impegnativi, soprattutto quando non si ha una visibilità completa su dove si trovano i documenti dei dipendenti.

Immaginiamo invece di affrontare un audit con la certezza che tutti i documenti siano completi, in ordine e al sicuro, in un unico archivio digitale centrale. Immaginiamo che la conformità all’audit sia semplice come concedere ai revisori un accesso limitato a questo sistema, in modo che possano svolgere il proprio lavoro senza distrarre il personale con le richieste. Con una piattaforma di Transactional Content Management adeguata, questo tipo di immaginazione potrebbe diventare, senza troppi sforzi, una realtà.

4. Mantenere al sicuro le informazioni sensibili, per il Case and Knowledge Management 

È vero che l’Area Risorse Umane si occupa di molte scartoffie, ma alcuni processi sono più complessi della semplice creazione di un documento e del suo instradamento. Ad esempio, processi come l’onboarding e l’offboarding dei dipendenti, la gestione di una denuncia per molestie o l’indagine su un incidente di sicurezza, coinvolgono più parti interessate che devono intraprendere azioni specifiche. Sono solitamente necessarie informazioni da parte di persone diverse ed è buona norma tener traccia delle conversazioni per scopi di segnalazione o conformità.

Le funzionalità di Case and Knowledge Management consentono all’Area Risorse Umane di archiviare, monitorare e accedere a tutte le informazioni e le attività relative a questi processi complessi. Questo consente una visione completa dell’organizzazione e una maggiore visibilità su quei processi che possono essere dinamici e imprevedibili.

L’adozione di un approccio di Case and Knowledge Management alle relazioni con i dipendenti, con una soluzione di Transactional Content Management fornisce all’Area Risorse Umane una “fonte di verità unica”: una visione unica di tutte le informazioni relative a un problema o incidente dei dipendenti, in modo da non perdere mai alcuna informazione.

Transactional Content Management: una scelta naturale per l’area HR

Riassumendo, una piattaforma di Transactional Content Mangement, come ad esempio OnBase di Hyland, non solo elimina le congetture sulla sicurezza e sulla conformità dei documenti, ma rimuove anche l’onere del personale dell’Area Risorse Umane, consentendo loro di concentrarsi sulle risorse più importanti della tua organizzazione: le sue persone. Ciò significa lavorare in modo efficiente per trovare e assumere i migliori talenti e, soprattutto, tenerli impegnati e motivati anche in tempi di interruzione senza precedenti.

Cfr. blog.hyland.com

OnBase è la soluzione enterprise riconosciuta da Gartner come leader a livello internazionale nel campo del Transactional Content Management, che consente la gestione di tutti i documenti aziendali, l’estrazione delle informazioni in essi contenuti e l’utilizzo delle informazioni in modo completamente integrato in tutti i sistemi IT aziendali (ERP, CRM, HR, BPM, Finance, etc.). OnBase, infatti, centralizza i contenuti aziendali in un’unica ubicazione, sicura, permettendo una visione d’insieme dello stato di processi, documenti, informazioni e requisiti legali di conservazione.