Il progetto di Talea con Arxivar per fare arrivare la bolla digitale prima della merce e semplificare tutti i processi
Unieuro è la più grande catena italiana per la vendita di elettronica di consumo e di elettrodomestici: conta infatti 175 punti vendita diretti e oltre 200 negozi affiliati, per un totale di oltre 400 punti vendita su tutto il territorio nazionale.
In collaborazione con Talea Consulting, Unieuro ha attivato un percorso di digitalizzazione per eliminare la carta dai propri processi aziendali.
Ad oggi vengono archiviati in ARXivar:
– ddt di vendita
– ddt di acquisto
– bolle doganali
– fatture clienti, fornitori ed intragruppo.
Tutti i documenti gestiti sono consultabili non solo dall’applicativo documentale, ma anche dagli altri strumenti utilizzati in azienda, ( primo tra tutti l’ERP), in modalità completamente trasparente per l’utente.
La parte più importante del progetto riguarda la digitalizzazione e la gestione in modalità esclusivamente elettronica dei documenti di trasporto per la consegna della merce dai magazzini centrali verso i diversi punti vendita, i franchising e gli hub di zona.
Il DDT non “viaggia” più in formato cartaceo, ma viene recapitato in formato elettronico presso i vari punti di distribuzione, ancora prima della consegna della merce. Dopo la preparazione, la merce viene consegnata ai corrieri insieme al/ai CMR (Convention des Marchandises par Route o Lettera di Vettura Internazionale), il quale riassume una serie di documenti di trasporto.
I DDT digitali e i relativi CMR creati vengono archiviati automaticamente in Arxivar e, tramite opportuni workflow, viene creata una “condivisione” contenente tutti i DDT presenti in un CRM ed il documento riepilogativo (un unico file con cui è possibile effettuare il download e l’eventuale stampa di tutti i documenti). Cliccando sul link per l’accesso alla condivisione , l’utente del punto vendita viene indirizzato sul portale di Arxivar/UNIEURO dal quale può consultare il riepilogo dei DDT relativi alla merce che sta per ricevere ed effettuare il download di tutti i DDT relativi a quella spedizione, con un solo click.
Unieuro ha gestito con questo sistema, nell’ultimo semestre circa 100.000 CMR e 400.000 DDT.
La gestione tramite workflow di fatture, bolle e DDT ha consentito a Unieuro di acquisire, organizzare e condividere automaticamente i documenti, riducendo il lavoro manuale degli uffici e diminuendo i costi di stampa e al contempo aumentando il livello di servizio erogato al punto vendita.
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