Acquisti

Soluzioni di digital transformation dedicate all’area acquisti, volte all’ottimizzazione della gestione di risorse documentali, al miglioramento dell’integrazione con fornitori e stakeholders e all’omogeneizzazione in un unico standard delle richieste che arrivano da canali differenti.

In tutte le imprese la funzione Acquisti rappresenta un cardine determinante per la competitività aziendale; può essere un mero centro di costo, oppure un pilastro fondamentale della produttività dell’impresa stessa.

La Digital Transformation aziendale passa inevitabilmente attraverso la digitalizzazione di quest’area strategica, che può aiutare significativamente l’impresa nel miglioramento continuo, permettendo di migliorare l’integrazione con i fornitori, razionalizzare le procedure interne, diminuendo complessivamente i tempi di ogni attività, rendendo la logistica efficiente e sufficientemente elastica, e organizzare tutti i documenti coinvolti in modo preciso e strutturato, direttamente dai sistemi gestionali.

Cosa si può fare nel concreto? Alcuni esempi di applicazione

Gestione RDA (Richiesta d’Ordine)

Un primo processo che può essere digitalizzato è per esempio la generazione della RDA che i  responsabili di reparto possono effettuare mediante un Modello preimpostato (inserendo pochi metadati viene generato un file già compilato).

Tale RDA viene sottoposta ad un workflow che verifi­ca, interrogando tabelle gestionali quali:

  • Il budget
  • Il residuo
  • Le capacità di spesa
  • Il tipo di prodotto che si desidera acquistare

In base a questi elementi il sistema sottoporrà la RDA a vari livelli approvativi.

Nel momento in cui il documento viene archiviato, si avvia il processo di approvazione e, in base a determinate variabili, come la categoria merceologica, è possibile identificare automaticamente il responsabile aziendale che ne autorizzi la spesa, inviandogli automaticamente un’email con il link per aprire il documento o il fascicolo dei documenti correlati, nei quali sono contenute tutte le informazioni necessarie per l’approvazione.

Il processo poi verifi­ca tutte le condizioni di spedizione dell’ordine ed esegue l’invio ai destinatari, oltre che l’archiviazione sul sistema gestionale.

Bolla entrata merce

I passaggi successivi della supply chain riguardano la ricezione della merce inviata dai fornitori, digitalizzando i tanti DDT di acquisto ricevuti ogni giorno. Sulle Bolle dei Fornitori, che spesso vengono ancora consegnate in formato cartaceo, può essere apposta una etichetta barcode (sulla prima pagina di ogni differente DDT) e avviato un processo che può procedere con tutte le registrazioni sul gestionale e con la scansione massiva dei documenti, i quali vengono spezzati in automatico, associati e archiviati per essere fruibili anche dal sistema documentale.

Se il documento veicolato è invece già digitale, viene automaticamente acquisito e inserito sul gestionale, procedendo con la gestione digitale del Documento Di Trasporto.

Nella stessa modalità in cui si gestiscono le Bolle è possibile anche archiviare i rapporti di intervento relativi ad attività effettuate dai Fornitori di servizi.

Gestione scadenze e rinnovi dei contratti

Sono diversi i tipi di contratti che un’azienda solitamente gestisce con certi fornitori e possono essere stipulati in diversi momenti dell’anno, pertanto è spesso necessario gestire molteplici scadenze nel corso del periodo di attività.
Sfruttando una soluzione di Document Management si possono archiviare tutti i contratti di fornitura stipulati, opportunamente firmati e, tramite workflow, è possibile poi gestirne e controllarne le scadenze e i rispettivi rinnovi.

Durante l’archiviazione del contratto si inseriscono tutti i metadati del documento quali ad esempio: tipo di sottoscrizione, tipologia di contratto (beni o servizi), codice fornitore, valore della fornitura, modalità di selezione del fornitore, termini di pagamento, modalità di recesso e data di scadenza, che tipicamente sarà il parametro utilizzato per avvisare gli utenti coinvolti nel rinnovo del contratto.

Alla scadenza, o per esempio qualche giorno prima, può essere inviata una email all’ utente preposto al rinnovo; grazie a questo processo uno o più utenti potranno essere informati in tempo e potranno eseguire le attività necessarie.
Inoltre, sempre all’ interno dello stesso workflow, può essere richiesta documentazione aggiuntiva, in modo che chi si occuperà dell’approvazione del contratto avrà a disposizione l’intera pratica, compresi i documenti raccolti nelle varie fasi di preparazione.

Vantaggi

Dematerializzare la documentazione e digitalizzare i processi dell’area acquisti è il primo passo per evitare passaggi di mano e quindi errori e ridondanze.

Il miglioramento dell’integrazione con i fornitori, la razionalizzazione delle procedure interne, l’organizzazione di tutti i documenti coinvolti in modo strutturato e l’omogeneizzazione in un unico standard delle richieste che arrivano dai diversi canali…sono solo alcuni dei vantaggi di un sistema di gestione acquisti digitalizzato, che portano ad una indubbia diminuzione dei tempi e di conseguenza dei costi.

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