IT

Soluzioni di digital transformation dedicate all’area Information Technology, volte al miglioramento della gestione, organizzazione e sicurezza delle informazioni e dei processi, con conseguente snellimento del lavoro e semplificazione delle attività di monitoraggio.

Per svolgere tutti i compiti di competenza, l’Area IT di qualsiasi azienda ha la necessità di gestire e organizzare informazioni o processi e spesso può avere l’esigenza di promuovere la diffusione di una cultura informatica, attraverso la formazione, la qualificazione e l’aggiornamento degli utenti.

Attraverso soluzioni di Enterprise Process Management è possibile gestire molte informazioni e processi che vedono coinvolte diverse funzioni aziendali e che solitamente richiedono un impiego importante di tempo e di risorse. Monitorare tali processi può aiutare a valutarne il reale impatto sull’operatività aziendale, permettendo poi di snellire il lavoro, identificando eventuali colli di bottiglia.

Che cosa si può fare nel concreto? Alcuni esempi di applicazione

Archiviazione e gestione contratti di manutenzione e di help desk, documentazione software

Le licenze software con i relativi contratti di assistenza o Help Desk, così come i contratti di manutenzione di tutte le attrezzature, hanno delle scadenze ben precise al termine delle quali è spesso necessario rinnovare tali contratti, oppure richiedere nuove quotazioni a fronte di variazioni.
Nel momento in cui si ricevono nuove licenze o si firmano nuovi contratti di assistenza è possibile archiviare tali documenti debitamente firmati in formato digitale.
Tramite una maschera predefinita è possibile aggiungere tutte le informazioni fondamentali legate al documento che si sta trattando: fornitore con cui si è stipulato il contratto, tipo di contratto, durata, scadenza, ecc.
Per esempio, sfruttando la data di scadenza inserita, è possibile inviare agli utenti preposti, un task o una email a ridosso di tale data (ovviamente configurabile), per avvisarli dell’imminente scadenza e consentire loro di valutare se è necessario solo rinnovare il contratto o valutare eventuali modifiche.

È anche possibile archiviare tutti i documenti e i rapporti di eventuali interventi di assistenza o manutenzione che sono stati effettuati dai fornitori nel tempo, oppure gestire tutto il materiale relativo all’implementazione di uno nuovo progetto software, oppure tutta la documentazione relativa a corsi di formazione.

Gestione progetti, rilasci e versioning

Il processo di gestione, verifica, approvazione e rilascio di documentazione tecnica, di manuali o di veri e propri software può essere ottimizzato e tracciato con un opportuno strumento di Enterprise & Process Management.  Non solo è possibile quindi archiviare e salvare lo strumento o il documento validato, ma gestirlo in tutti gli step di controllo, approvazione e rilascio con storicità del versioning, e soprattutto con la tracciabilità di tutti gli step intercorsi nel processo di verifica e controllo.

Gestione attività di monitoraggio e reportistica

Al verificarsi di un evento è possibile attivare un task per informare un utente o un intero reparto e, a fronte delle attività necessarie e specifiche per quella organizzazione, avanzare per step successivi altre azioni mirate. Nell’ esecuzione di queste attività si possono distribuire report creati direttamente dai sistemi gestionali interessati, oppure costruiti ad hoc in funzione dei dati acquisiti durante il processo.

Conformità al General Data Protection Regulation attraverso la Gestione Dei Processi

Soluzioni di Enterprise Information Management possono essere un valido e concreto supporto anche nella gestione degli aspetti normativi richiesti dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Le procedure cartacee risultano poco efficienti e non tracciano alcuna evidenza delle operazioni svolte conformemente ai principi formalizzati.

Alcuni esempi:

  • Gestione riservatezze ed accesso ai dati
  • Documentazione e Gestione dei Processi quali Nomine, Informative, Data Breach
  • Gestione del Registro di Trattamento dei dati
  • Analisi del rischio
  • Privacy Impact Assessment (PIA)
  • Analisi dei dati

Vantaggi

Digitalizzare processi interni dell’Area IT, adottando soluzioni come quelle descritte, consente di avere veri e propri fascicoli digitali contenenti tutti i documenti legati tra loro attraverso diverse chiavi, in modo da poter effettuare tutte le ricerche nella maniera più immediata e comoda possibile.

Grazie alla possibilità di tracciare lo stato di avanzamento di un processo di monitoraggio, piuttosto che la possibilità di distribuire la lista degli interventi fatti, il Management è in grado di effettuare le valutazioni più opportune e di tenere sotto controllo determinate attività e scadenze.

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