Sistema Qualità

Soluzioni di digital transformation dedicate al sistema qualità, volte al miglioramento continuo dei processi lavorativi dell’azienda, grazie alla gestione puntuale delle singole non conformità e relative azioni correttive.

La famiglia delle Norme ISO 9000 è il più importante strumento a disposizione delle imprese per standardizzare i processi e migliorare continuamente prodotti e servizi.

Per far sì che il sistema di gestione qualità e tutte le procedure richiamate dal Manuale della qualità siano correttamente diffuse e utilizzate all’interno dell’azienda e per dimostrare, durante gli audit di Enti di certificazione e Clienti, che questo accade correttamente, oggi le aziende possono sfruttare i vantaggi che arrivano dalla Digital Transformation.

Alcune attività digitalizzabili che fanno riferimento al Sistema di Certificazione Qualità sono:

  • certificazione dei processi con approvazione delle procedure;
  • preparazione, gestione ed archiviazione di tutti i documenti coinvolti (Manuale della qualità, procedure della qualità, istruzioni operative, moduli o documenti su cui si registrano le varie attività);
  • distribuzione controllata agli utenti coinvolti di tutti gli aggiornamenti dei documenti d’interesse;
  • gestione delle non conformità e avvio azioni correttive;
  • gestione resi, reclami, moduli e revisione dei documenti;
  • gestione del processo di certificazione.

Che cosa si può fare nel concreto? Alcuni esempi di applicazione

Approvazione delle procedure e certificazione dei processi

Preparare e disegnare i processi aiuta a visualizzare tutti gli input e gli output relativi ad ogni attività e quindi stabilire i controlli e i documenti più adatti per ogni task.
Con un sistema di Business Process Management si possono quindi svolgere varie attività finalizzate alla certificazione delle proprie procedure interne, come ad esempio:

  • definire l’organigramma aziendale specificando chi coprirà i ruoli previsti dalla normativa;
  • identificare i processi necessari per il sistema di gestione della qualità e la loro applicazione in azienda;
  • definire la sequenza e le interazioni tra i diversi processi per assicurarne il corretto funzionamento;
  • monitorare la corretta esecuzione delle procedure;
  • attuare le azioni necessarie per conseguire risultati pianificati ed il miglioramento continuo.

Gestione delle non conformità ed azioni correttive

Attraverso il sistema di Business Process Management è possibile implementare dei workflow in grado di monitorare costantemente la corretta gestione dei prodotti non conformi, sia in ingresso (Ciclo Passivo) che in uscita (Ciclo Attivo), e di conservare le registrazioni relative alle situazioni di anomalia.

Se la non conformità rilevata è risolvibile, si stabilisce l’azione da mettere in atto per la risoluzione e si avvia una specifica Azione Correttiva, che spesso prevede la compilazione di un rapporto negativo sulla qualità (es. Rapporto dell’Organismo di Certificazione, Reclami degli utenti, ecc.).

Al momento dell’emissione ed archiviazione di questi documenti, o in caso di riesame periodico, il Responsabile della Qualità riceverà un task con una richiesta di analisi delle informazioni ricevute e che dovrà completare scegliendo quali azioni correttive attivare, eventualmente assegnando nuovi compiti di controllo e correzione ai responsabili dell’area in cui è stata individuata la non conformità.

Il Responsabile della Qualità può per esempio compilare il modulo relativo alla non conformità, preimpostato all’interno del sistema documentale, contenente informazioni utili come la fonte di rilevazione e la descrizione della non conformità, per attivare il relativo processo destinato a una precisa area organizzativa.

Vantaggi

Adottare una soluzione di Business Process Management rappresenta una chiave di efficienza per l’azienda che desidera trarre il massimo valore aggiunto da una certificazione di qualità. È infatti possibile, da un lato raccogliere ed archiviare tutta la documentazione che un sistema di gestione di questo tipo prevede, e dall’altro di “guidare”, grazie all’ utilizzo di specifici workflow, il corretto avanzamento delle procedure e dei processi adottati dalle funzioni aziendali.

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