Digitalizzazione del flusso informativo in ingresso e in uscita per migliorare i tempi di risposta agli utenti: il caso CADF
Snellito il flusso documentale in entrata, in uscita e interno, al fine di migliorare il servizio verso i propri Utenti, soprattutto in termini di diminuzione dei tempi di gestione delle pratiche.
L’azienda
L’Azienda C.A.D.F. S.p.a. è nata nel 2001 dalla trasformazione del Consorzio Acque Delta Ferrarese.
Le finalità di C.A.D.F. consistono nella gestione associata dell’intero ciclo di raccolta, depurazione, potabilizzazione e distribuzione dell’acqua con i seguenti principali obiettivi:
- Superare le condizioni di diseguaglianza nella fruizione dei servizi da parte degli Utenti
- Attuare la gestione unitaria delle risorse idriche con il massimo riguardo verso risultati qualitativi ed economici
- Pianificazione economica e territoriale integrata e standard di gestione del servizio per agevolare gli interventi di riequilibrio e di tutela ambientale
L’idea in breve
Snellire il flusso documentale in entrata, in uscita e interno, al fine di migliorare il servizio verso i propri Utenti, soprattutto in termini di diminuzione dei tempi di gestione delle pratiche.
Tali processi, coordinati soprattutto dall’Ufficio Protocollo, risultavano appesantiti dalla modalità di archiviazione documentale, rendendo la ricerca della documentazione dei diversi Clienti, spesso lenta e macchinosa.
- Protocollo in entrata, in uscita e interno
- Gestione documentazione utenza
- Determine e Progetti esecutivi
- Pareri e certificazioni di conformità, a richiedenti autorizzazioni
- Analisi delle tempistiche di gestione delle procedure per i cittadini e le aziende
- Fatturazione e conservazione elettronica
Fasi del progetto
Digitalizzazione di:
- Protocollo in entrata, in uscita e interno (fase 1 – 2015)
- Tutti i documenti che arrivano al CADF (posta cartacea o email) vengono trasmessi all’Ufficio Protocollo, che provvede l’archiviazione elettronica. L’indirizzo di PEC viene monitorato e tutte le mail vengono automaticamente trasformate in PDF con i propri allegati e inviati all’Uff. Protocollo. Assegnatagli la tipologia, ogni documento viene smistato verso gli uffici che lo avranno in gestione e tutti gli Utenti a cui è destinato devono dare conferma di averne presa visione. L’inoltro agli uffici e la gestione di qualsiasi documento è monitorabile e verificabile in qualsiasi momento da parte dell’Uff. Protocollo.
- Gestione documentazione utenza (fase 2 – 2015)
- La ricerca rapida in «modalità Google» permette di trovare tutte le informazioni e i documenti archiviati per un determinato Cliente (Azienda / Utente) nel giro di pochi secondi. Tale funzionalità permette all’Assistenza di fornire un servizio molto più veloce all’Utente che richiede verifiche sulla propria documentazione. I protocolli interni o in uscita sono inoltrati dai diversi uffici all’Ufficio Protocollo che procede alla loro classificazione. Dopo la protocollazione il documento viene automaticamente inoltrato al destinatario previsto.
- Fatturazione e conservazione elettronica (fase 3 – 2015)
- CADF emette fatture elettroniche che poi vengono inviate alla PA tramite IX (Arxivar). Su Arxivar vengono poi tracciati tutti gli esiti dell’invio. Il portale di Fatturazione Elettronica permette la Conservazione a norma automatica di tutte le fatture inviate.
- Pareri e certificazioni di conformità, a richiedenti autorizzazioni (fase 4 – 2015)
- I documenti relativi a richiesta di Pareri o Certificazioni per impianti domestici o industriali sono archiviati e protocollati. In seguito sono inoltrati all’ufficio preposto che invia eventuali richieste di documentazione integrativa o formula pareri, mediante modelli predefiniti. Vengono gestiti anche il «Silenzio Assenso» e la «Fine Lavori».
- Determine e Progetti esecutivi (fase 5 – 2016)
- L’ufficio preposto crea un progetto esecutivo e questo viene automaticamente inoltrato tramite task agli utenti che devono verificare la congruenza del progetto con gli obiettivi definiti e richiederne eventuale modifica. Quando il progetto viene confermato, si crea una proposta di determina inoltrata agli utenti che devono confermarne regolarità tecnica, amministrativa e giuridica. La determina confermata viene quindi firmata digitalmente, così il documento non viene mai perso. In ogni momento è possibile tracciare il punto del processo in cui il documento è bloccato ed individuare eventuali colli di bottiglia che rallentano l’avanzamento della pratica. L’automatizzazione di questo processo permette una velocizzazione notevole nell’elaborazione del documento.
- Gestione PEC di Gare e Appalti (fase 6 – 2016)
- I documenti, che arrivano all’indirizzo di posta elettronica certificata di Gare e Appalti, vengono automaticamente scaricati e trasmessi all’ufficio preposto. In questo modo le tempistiche di gestione dei documenti ricevuti sono molto accorciate e non c’è rischio di perdere nessun documento inviato dai diversi candidati alle gare.
- Dati per la trasparenza: analisi delle tempistiche di gestione delle procedure per i cittadini e le aziende Determine e Progetti esecutivi (fase 7 – 2017)
- La digitalizzazione di tutti i processi e le procedure che riguardano i cittadini e le imprese permettono a CADF di misurare puntualmente le tempistiche di evasione delle richieste, in conformità alle norme di trasparenza.
Marco Piva, Responsabile IT: “Non consideriamo certamente questo un punto di arrivo, ma il primo passo della nostra trasformazione digitale”
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