Cliente
Agrintesa, cooperativa con 4.000 aziende agricole socie
Dipartimenti coinvolti
- Amministrazione
Tecnologie applicate
- Sharing & Collaboration
- Fatturazione e conservazione elettronica
- Firma elettronica
Le esigenze dell’azienda
L’azienda emiliano romagnola unisce 8 diverse società agroalimentari, specializzate nella produzione, nel confezionamento e nella distribuzione di prodotti frutticoli sui principali mercati nazionali ed internazionali.
Con un fatturato di circa 370 milioni di € e la compartecipazione di altre importanti società del settore, Agrintesa ci ha contattato perché guidassimo il suo processo di introduzione della fatturazione elettronica, obbligatoria per legge e necessaria per mantenere l’operatività aziendale e migliorare l’efficienza.
L’introduzione della fatturazione elettronica, doveva produrre il minor impatto possibile sui processi interni all’organizzazione, integrandosi con il Gestionale Wingest di SELED ed essere in grado di supportare adeguatamente una mole di lavoro in continua crescita, suddivisa tra tra Ciclo Attivo, Ciclo Passivo e Autofatture Reparto Soci.
Le soluzioni
Dopo aver approfondito il contesto d’uso e i bisogni di Agrintesa, il team di Talea ha proposto l’introduzione dell’applicativo di Information & Process Management ARXivar.
Fatturazione attiva
La quantità di fatture emesse da Agrintesa è piuttosto importante; da qui nasce il bisogno di poter gestire puntualmente tutto il ciclo di vita di una fattura, dall’emissione fino alla ricezione del pagamento. L’introduzione di ARXivar ha permesso di raggiungere questo obiettivo, semplificando alcune parti del processo e ricorrendo a notifiche, alert e comunicazione automatizzata.
In particolare:
- le notifiche di scarto e quelle di mancata consegna, ricevute dal Sistema di Interscambio, vengono gestite in sicurezza attraverso l’intermediario certificato IXFE.
- gli alert relativi alle fatture scartate dal Sistema di Interscambio, vengono inviati in automatico ad una selezione preimpostata di indirizzi email aziendali. Ogni alert inoltre è ripetuto automaticamente finché la fattura non viene gestita (o, comunque, fino al termine entro cui è possibile riemetterla).
- i clienti vengono seguito passo passo attraverso comunicazioni inviate in automatico all’indirizzo email del cliente, acquisito dall’anagrafica dell’ERP aziendale. Tali comunicazioni supportano i clienti nella gestione delle fatture non consegnate, a partire dal download dal cassetto fiscale. Il sistema, inoltre, permette la gestione manuale dell’intero processo nel caso in cui non si disponga, in anagrafica, dell’indirizzo email dei clienti.
Fatturazione passiva
La fatturazione passiva viene gestita tramite strumenti progettati per condividere le fatture e aggiornare le informazioni associate.
La fattura viene condivisa velocemente snellendo e aggiungendo valore al processo della registrazione contabile.
Tutto è monitorato e gestito digitalmente: dagli appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino all’imputazione della corretta pratica di finanziamento.
Con opportuni strumenti di gestione gli utenti possono inserire appunti sui documenti informatici, senza perdere la fruibilità e la possibilità di personalizzazione dei documenti tipiche del cartaceo.
La testimonianza
ARXivar è stato introdotto in azienda inizialmente per l’adempimento della fatturazione elettronica, ma in breve ci siamo resi conto che è stato un punto di partenza e non di arrivo. Grazie alla Digitalizzazione anche l’Amministrazione può avere nuovi spunti e stimoli per una crescita organizzativa dell’azienda, soprattutto attraverso l’adozione di software quali ARXivar.
La prospettiva che maggiormente può aggiungere valore al nostro processo è quella di rendere «visibile» ARXivar iniziando a fare la «vera» Archiviazione Elettronica.
Franca Camporesi
Direttrice dei Sistemi Organizzativi e Risorse Umane Agrintesa
