Concessionarie Auto

Processo di digitalizzazione di una concessionaria, il caso di successo di Autorama

La storia di successo di Autorama ed il relativo processo di digitalizzazione aziendale.

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L’azienda

Cartellina elettronica, approvazione dei contratti, stock autovetture, consegna, consultazione e ricerca, analisi avanzamento pratiche e vendite…Tutto anche da dispositivi mobile. Vi raccontiamo il processo di digitalizzazione della concessionaria di automobili modenese, che ha intrapreso un percorso di trasformazione digitale di cui già ne riscontra i benefici.

Il Gruppo Autorama è il risultato di anni di esperienza, professionalità, affidabilità, competenza e dedizione totale ai clienti.

Concessionaria ufficiale Fiat, Fiat Professional, AlfaRomeo, Abarth e Lancia per le aree di Modena e provincia, offre una ricercata selezione di veicoli nuovi, oltre ad un’ampia gamma di autovetture usate e KM Zero.

Fornisce autovetture alle più note società di noleggio.

  • Più di 100 dipendenti
  • Circa 8000 autovetture vendute nel 2016
  • 110 milioni di fatturato annuo
  • 4 Show Room dislocati sul territorio Modenese (Sassuolo – Modena – Pavullo – Montese)

Le esigenze

Il Gruppo Autorama desiderava uno strumento che permettesse di:

  • Gestire, mediante opportune riservatezze, lo stock delle autovetture nuove, usate e Km0;
  • Effettuare la raccolta e successiva condivisione in formato digitale di tutti i documenti relativi alla pratica;
  • Effettuare l’approvazione dei Contratti e l’assegnazione delle attività da parte dei Responsabili, anche se fuori ufficio;
  • Effettuare analisi relative allo Stato di avanzamento pratica;
  • Effettuare analisi delle vendite.

Le soluzioni

  • Raccolta documenti: ogni Contratto di Vendita viene acquisito mediante QrCode in Arxivar e per ognuno viene generato un fascicolo (Cartellina Elettronica) nel quale verranno successivamente inseriti tutti i documenti necessari al completamento della pratica (Contratto, Doc.Cliente, Doc.Finanziamento, Doc.Usato. Tale gestione permette di individuare e visualizzare facilmente i documenti raccolti e quelli non ancora messi a disposizione dal cliente, riducendo i tempi di ricerca e facilitando l’operatore per eventuali solleciti. Ogni Contratto di Vendita viene sottoposto ad approvazione da parte del Responsabile Vendite, il quale ha la possibilità di visionare i documenti sia da pc sia da dispositivo mobile, se fuori ufficio.
  • Integrazione DMS: Viene effettuata la trasmissione della scheda tecnica di ogni singolo veicolo ordinato, popolando così l’elenco delle autovetture in Stock e dando la possibilità ai Consulenti Vendita di visionare in tempo reale la disponibilità di ogni singolo modello. Mediante modulo Workflow è stato possibile implementare un processo che permette ai Consulenti Vendita di ‘’opzionare’’ una determinata autovettura dello stock. Il sistema attribuisce una data di scadenza entro la quale, se non viene associato un contratto, in automatico l’autovettura torna disponibile alla vendita. Inoltre, grazie all’Applicazione Mobile, è stato possibile rendere disponibile tale funzionalità anche per i Consulenti Vendita che operano durante manifestazioni / eventi.
  • Analisi preimpostate: Realizzate e messe a disposizione del Responsabile Vendite, mediante modulo Report, per un controllo puntuale dei numeri di vendita suddivisi per marca, modello autovettura, show room e avanzamento pratica.

EIM Document Management e Workflow

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EIM Sharing & Collaboration

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EIM Fatturazione e Conservazione Elettronica

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BPM Vendite

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BPM Amministrazione

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BPM Rete commerciale

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La testimonianza

L’inserimento di ARXivar come strumento di lavoro ha dato una spinta al miglioramento organizzativo di tutta l’azienda.
In particolar modo ha snellito e reso più efficienti tutte quelle attività quotidiane di gestione delle pratiche, di vendita e post-vendita, strategiche per il tipo di business della nostra organizzazione.
La naturale conseguenza dell’utilizzo di ARXivar è stata la possibilità di monitorare in tempo reale lo stato di tutte le attività aziendali coinvolte nel progetto.

Raffaella TanariTitolare @ Gruppo Autorama