Food&Beverage, Cooperative

Dalla Fatturazione Elettronica alla digitalizzazione dei flussi informativi verso l’esterno: il caso di successo di GEMOS

La storia di successo di GEMOS nell’adeguamento alle normative in materia di fatturazione elettronica

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L’azienda

Nata nel 1975, Gemos è una cooperativa di produzione lavoro a mutualità prevalente di cui il socio rappresenta il valore primario e principale.

Con sede a Faenza, è specializzata nella Ristorazione Collettiva.  Aderisce a Confcooperative di Ravenna e impiega oltre 1.100 dipendenti dislocati tra la sede e le varie strutture del territorio nazionale.

Con grande attenzione alla qualità certificata degli ingredienti e dei menù la ristorazione offerta da Gemos è una sintesi dei valori dell’azienda stessa: buona tavola, sapori genuini e bilanciati, sicurezza degli ingredienti e controllo costante nell’acquisto di prodotti di qualità.

Le esigenze

GEMOS esprime principalmente il bisogno di adeguarsi all’obbligo normativo della Fatturazione Elettronica attivato in data 1 gennaio 2019.

Gestione quindi di:

  • Fatturazione Elettronica attiva
  • Fatturazione Elettronica passiva
  • Massima integrazione con il Software Gestionale in uso

Le soluzioni

Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management ARXivar, GEMOS gestisce oggi:

Processo di gestione fatture attive

  • Notifiche di scarto (Gestione delle eventuali notifiche di scarto ricevute dal Sistema di Interscambio, attraverso l’intermediario certificato IXFE. Generazione di relativi alert, inviati ad una serie di indirizzi aziendali preimpostati via email, quando una fattura viene per qualche ragione scartata da SdI. Tale alert verrà ripetuto, se non gestito, per i giorni che Agrintesa ha a disposizione per riemettere la fattura)
  • Notifiche di mancata consegna (Gestione delle eventuali notifiche di mancata consegna dal Sistema di Interscambio, attraverso l’intermediario certificato IXFE. Invio automatico di comunicazioni email al Cliente, per guidarlo a scaricare, dal cassetto fiscale, le fatture non consegnate. Gli indirizzi email sono acquisiti direttamente dall’anagrafica dell’ERP aziendale. Nel caso in cui per il Cliente non sia presente l’indirizzo email in anagrafica, tale mancata consegna verrà notificata internamente per una gestione “manuale”)

Processo di gestione fatture passive

  • Condivisione e completamento informativo (La fattura viene condivisa velocemente snellendo e aggiungendo valore al processo della registrazione contabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino all’imputazione della corretta pratica di finanziamento. Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserire appunti sui documenti informatici, senza perdere quindi le potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo)

EIM Fatturazione e Conservazione Elettronica

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EIM Sharing & Collaboration

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EIM Document Management e Workflow

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La testimonianza

Arxivar è stato introdotto in azienda inizialmente per l’adempimento della fatturazione elettronica alle pubbliche amministrazioni. Nel giro di breve tempo, grazie alle potenzialità dello strumento, ne abbiamo esteso la gestione a tutti i documenti di fatturazione e constatato l’efficienza dei flussi e delle comunicazioni verso l’esterno.
La forte crescita della nostra azienda negli ultimi anni ci ha spinto inoltre ad implementare progressivamente:
– Integrazione con gli altri gestionali presenti in azienda
– Gestione degli allegati e delle documentazioni per il ciclo attivo e passivo
– Snellimento dei processi autorizzativi per i pagamenti
– Eliminazione dei tempi di ricerca cartacei
– Procedure uniformi per le diverse filiali della azienda
– Snellimento nella gestione delle PEC

Gian Luigi ScarpaIT Manager @GEMOS SOC.COOP.