Cliente
GEMOS, ristorazione collettiva di qualità
Dipartimenti coinvolti
- Vendite
- Amministrazione
Tecnologie applicate
- Document management e workflow
- Sharing & Collaboration
- Fatturazione e conservazione elettronica
Le esigenze dell’azienda
Nata nel 1975, Gemos è una cooperativa con sede a Faenza specializzata in ristorazione collettiva; ben posizionata nel territorio aderisce a Confcooperative di Ravenna.
La ristorazione offerta da Gemos è una sintesi dei valori dell’azienda stessa: attenzione alla qualità certificata degli ingredienti e dei menù proposti, sapori genuini e bilanciati e controllo costante nell’acquisto di prodotti di qualità.
La cooperativa impiega oltre 1.100 dipendenti, dislocati tra la sede e varie strutture del territorio nazionale. Questa particolare conformazione dell’organizzazione, unita ad un processo di crescita in atto, ha portato Gemos a contattarci.
L’esigenza principale era era quella di adeguarsi all’obbligo di legge della Fatturazione Elettronica e, nello specifico di attivare un processo per gestire in modo più performante la fatturazione elettronica attiva e la fatturazione elettronica passiva, garantendo al contempo la massima integrazione con il software gestionale già in uso in azienda.
Le soluzioni
Fatturazione attiva
Pensato per osservare gli obblighi di legge relativi alla Fatturazione elettronica, ARXivar si integra in modo completo con i maggiori gestionali e permette di gestire puntualmente tutto il ciclo di vita di una fattura, semplificando alcune parti del processo e ricorrendo a notifiche, alert e comunicazione automatizzata.
In particolare:
- le notifiche di scarto e quelle di mancata consegna, ricevute dal sistema di interscambio (SDI), vengono gestite attraverso l’intermediario certificato IXFE;
- gli alert relativi alle fatture scartate dal Sistema di Interscambio, vengono inviati in automatico ad una selezione di indirizzi email aziendali preimpostati. Ogni alert inoltre è ripetuto fino al termine entro cui è possibile riemettere le fatture o finché non vengono prese in gestione;
- i clienti vengono seguiti passo passo attraverso comunicazioni inviate in automatico al loro indirizzo email (acquisito dall’anagrafica dell’ERP aziendale). Le comunicazioni supportano i clienti nella gestione delle fatture non consegnate, a partire dal download dal cassetto fiscale. Il sistema, inoltre, permette la gestione manuale dell’intero processo nel caso in cui non si disponga, in anagrafica, dell’indirizzo email dei clienti.
Fatturazione passiva
La fatturazione passiva viene gestita tramite strumenti progettati per condividere le fatture e aggiornare le informazioni associate.
La fattura viene condivisa velocemente snellendo e aggiungendo valore al processo della registrazione contabile.
Tutto è monitorato e gestito digitalmente: dagli appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino all’imputazione della corretta pratica di finanziamento.
Gli utenti possono inserire appunti sui documenti digitali che ricevono, senza perdere la possibilità di personalizzazione dei documenti tipica del cartaceo, né la fruibilità delle informazioni contenute.
La testimonianza
ARXivar è stato introdotto in azienda, inizialmente, per l’adempimento della fatturazione elettronica alle pubbliche amministrazioni.
Nel giro di breve tempo, grazie alle potenzialità dello strumento, ne abbiamo esteso la gestione a tutti i documenti di fatturazione e constatato l’efficienza dei flussi e delle comunicazioni verso l’esterno. La forte crescita della nostra azienda negli ultimi anni ci ha spinto inoltre ad implementare progressivamente:
- integrazione con gli altri gestionali presenti in azienda;
- gestione degli allegati e delle documentazioni per il ciclo attivo e passivo;
- snellimento dei processi autorizzativi per i pagamenti;
- eliminazione dei tempi di ricerca cartacei;
- procedure uniformi per le diverse filiali della azienda;
- snellimento nella gestione delle PEC.
Gian Luigi Scarpa
IT Manager GEMOS SOC.COOP.
