C’era una volta il “documentale” …e c’è ancora, ma si è evoluto in maniera tale da rendere necessaria un po’ di chiarezza sulle innumerevoli soluzioni che oggi possono offrire i sistemi di archiviazione, gestione ed elaborazione delle informazioni aziendali e dei processi che le coinvolgono.

La dematerializzazione dei documenti è stata una delle primissime opportunità colte dalle aziende fin dagli albori del digitale, scansionando e indicizzando interi archivi, che passavano dagli scaffali agli hard-disk, liberando spazio fisico e dando una maggiore e più rapida accessibilità alle informazioni.

È però molto limitante sfruttare la digitalizzazione dei documenti e, quindi, dei dati aziendali, senza evolvere parallelamente i processi che li coinvolgono, connettono e arricchiscono, nelle varie fasi del lavoro e tra i diversi dipartimenti aziendali.

Serve cambiare il paradigma con cui approcciamo questi temi in azienda, passare da un mero concetto di archiviazione digitale, all’architettura di un sistema completo di gestione dell’informazione aziendale.

Non è più sufficiente parlare quindi di sistema documentale, bisogna ragionare in termini di Enterprise Information Management (EIM):

“La ricerca di soluzioni per un uso ottimale dell’informazione nelle organizzazioni, per supportare i processi decisionali o operazioni quotidiane che richiedono la disponibilità di conoscenza.”

(da Wikipedia)

Rispetto al tradizionale concetto di soluzione documentale, l’EIM “prova a superare le barriere tradizionali correlate all’IT per gestire informazioni a livello aziendale” integrando tra loro 3 ambiti principali d’azione, che possiamo così schematizzare.


ECM Enterprise Content Management
Racchiude la gestione di tutti i documenti aziendali in ingresso e in uscita, qualunque forma e formato essi abbiano. Possiamo definirlo come punto di contatto dei dati, tra l’azienda e l’esterno.
Ad esempio: bolle, ddt, e altri documenti cartacei, ma anche fatture elettroniche in XML e PDF, database in vari formati e qualsiasi file digitale che debba essere importato o esportato dall’azienda.
BPM Business Process Management
È l’insieme di tutti i processi e flussi con cui vengono gestiti e “smistati” in azienda i documenti raccolti dai sistemi ECM e le relative informazioni, e come queste vengono elaborate e arricchite di altri documenti o informazioni durante i vari step di lavoro in azienda, in maniera funzionale al business.
Ad esempio: qualsiasi processo aziendale in qualsiasi dipartimento. I più diffusi sono: ciclo attivo e passivo di fatturazione, pratiche doganali, circolari interne, richieste/conferme e ordini d’acquisto, gestione ferie e permessi, etc.
BI Business Intelligence
Include un infinito gruppo di analisi, report e nuove informazioni che possiamo ottenere dai dati gestiti nei vari processi aziendali, utili ad avere una visione evoluta, approfondita e concreta di come procede il business dell’azienda, quali siano eventuali ambiti di miglioramento o investimento.
Ad esempio: cruscotti di analisi e composizione del fatturato, forecast commerciali e produttivi, manutenzione programmata e predittiva, etc.

Talea Consulting si occupa, in maniera verticale, di analizzare e sviluppare progetti EIM e di digitalizzazione dei processi interni alle aziende. Lo facciamo dal 2013, per oltre 400 clienti di ogni settore e dimensione: il nostro approccio e le nostre tecnologie ci permettono di affrontare qualsiasi livello di complessità, da semplici processi tipici delle PMI italiane, fino alla gestione di architetture e flussi complessi per multinazionali e aziende estere.

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