Le aziende italiane che hanno deciso di importare o esportare delle merci sanno bene quanto sia complesso e farraginoso l’iter burocratico doganale.
L’import e l’export sono attività che coinvolgono la movimentazione di merci tra diversi paesi, e le dogane svolgono un ruolo fondamentale nel garantire il rispetto delle norme e delle regolamentazioni sia a livello nazionale che internazionale.
In Italia le pratiche doganali richiedono l’adempimento di una serie di formalità che includono la dichiarazione di importazione o esportazione, la determinazione del valore delle merci, il calcolo dei dazi e delle imposte doganali, nonché la verifica della conformità agli standard di sicurezza e salute.
Le procedure doganali tradizionali prevedono la compilazione di documenti cartacei, lunghe attese e una significativa quantità di scambi di informazioni tra le imprese e le autorità doganali.
Questo processo, oltre ad essere oneroso in termini di tempo e risorse, può rallentare la catena di approvvigionamento delle imprese.

Dal 2016 la Comunità Europea incoraggia la gestione digitale delle pratiche doganali sia di import che di export al fine di efficientare i processi e ridurre costi e tempi di gestione.
I principali obiettivi della commissione sono l’armonizzazione delle normative e dei processi doganali tra i paesi membri, attraverso l’adozione di un linguaggio informatico univoco a livello europeo. Questo permette alle aziende con sedi in più paesi europei di gestire agevolmente tutte le operazioni doganali.

L’uso di un intermediario (tipicamente un trasportatore) per la gestione delle pratiche doganali è una prassi piuttosto comune, ma è necessario considerare le limitazioni connesse a questo approccio.
Molti trasportatori assumono il compito di gestire la parte burocratica delle operazioni di import o export, tuttavia è importante essere consapevoli dei costi elevati per ogni pratica, della mancanza di monitoraggio dei dati nella bolletta doganale rispetto alle fatture e del possibile rischio della mancata consegna dell’MRN (Movement Reference Number).

MRN: che cos’é?

Il MRN è un acronimo e sta per Movement Reference Number, ovvero il Numero Identificativo della Movimentazione.
Si tratta di un codice alfanumerico univoco composto da 18 caratteri che svolge un ruolo chiave nell’identificazione e nel tracciamento delle spedizioni in esportazione. Questo codice viene assegnato dall’Agenzia delle Dogane dello Stato Membro UE da cui parte la merce e consente di monitorare e gestire le movimentazioni delle merci in modo preciso ed accurato all’interno del territorio dell’Unione Europea.
Il MRN fornisce dunque una visibilità costante e completa delle operazioni di esportazione, consentendo alle aziende di dimostrare il rispetto delle regolamentazioni e delle procedure doganali.

Inoltre, grazie al MRN, le aziende possono godere dei vantaggi della semplificazione e dell’efficienza offerte dalla digitalizzazione delle pratiche doganali. Questo codice diventa un tassello fondamentale nell’integrazione con sistemi digitali come Dogana 4.0, consentendo una gestione fluida e senza soluzione di continuità delle pratiche doganali.

In sintesi, il MRN è il filo conduttore che collega le fasi del processo, offrendo precisione, efficienza e conformità alle aziende impegnate nel commercio internazionale all’interno dell’Unione Europea.

Quali strumenti si utilizzano per digitalizzare le pratiche doganali?

 La digitalizzazione delle pratiche doganali si basa su una combinazione di software, piattaforme e tecnologie innovative che collaborano per semplificare il processo, migliorare l’efficienza e garantire la conformità alle normative doganali.
Questi strumenti sono progettati per semplificare, automatizzare e ottimizzare l’intero processo di gestione delle operazioni doganali. Alcuni dei principali strumenti utilizzati:

Software di gestione documentale: questi software consentono la creazione, l’archiviazione e la gestione di documenti digitali in modo organizzato. Consentono di tenere traccia dei documenti necessari per le pratiche doganali, semplificando l’accesso e la condivisione delle informazioni.

Piattaforme di integrazione: Queste piattaforme consentono l’integrazione dei sistemi aziendali con quelli delle autorità doganali e altre parti coinvolte. Ciò facilita lo scambio di dati in tempo reale, migliorando la trasparenza e l’efficienza del processo.

Sistemi di automazione: L’automazione dei processi doganali riduce la necessità di intervento manuale. Possono essere configurati per eseguire controlli automatici e garantire la conformità alle normative doganali.

Sistemi di tracciamento e monitoraggio: questi sistemi consentono di tracciare le merci durante il loro viaggio, fornendo informazioni dettagliate sulla loro posizione e stato.

Piattaforme di scambio dati: Le piattaforme di scambio dati consentono alle aziende di condividere informazioni e documenti in modo sicuro con le autorità doganali, agenti doganali e altre parti coinvolte nel processo.

Firma digitale: l’uso di firme digitali garantisce l’autenticità dei documenti e la sicurezza delle informazioni scambiate.

Sistemi di archiviazione e conservazione: Questi sistemi permettono di archiviare in modo sicuro e accessibile i documenti digitali a lungo termine, rispettando le normative in materia di conservazione.

Piattaforme cloud: l’uso di soluzioni cloud consente di accedere e condividere informazioni da qualsiasi luogo e dispositivo, facilitando la collaborazione tra le parti coinvolte.

Analisi e reporting: gli strumenti di analisi e reporting consentono di estrarre dati significativi dai documenti e dalle informazioni doganali, supportando la pianificazione strategica e la presa di decisioni informate.

Tutti questi strumenti sono uniti in un’unica soluzione: Dogana 4.0, la soluzione n. 1 in Italia per la digitalizzazione dei processi doganali di import ed export.

Perché digitalizzare le pratiche doganali?

Le aziende che operano a livello internazionale devono affrontare diverse sfide, tra cui l’efficienza delle procedure doganali. La digitalizzazione delle pratiche doganali è diventata un fattore determinante per semplificare il commercio con l’estero e ottimizzando i processi doganali.
Per ottenere questi risultati il Nuovo Codice Doganale dell’Unione Europea (CDU) ha introdotto una serie di misure di semplificazione doganale con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e la fluidità delle operazioni sia in import che in export.
Tra queste misure rientrano lo sdoganamento digitalizzato presso Luogo approvato, lo Status di Esportazione autorizzato e la certificazione AEO (Operatore Economico Autorizzato).

Lo sdoganamento digitalizzato presso Luogo approvato o sdoganamento “in house” consente alle aziende di ottenere lo status di Luogo approvato appunto e permette di svolgere le operazioni doganali direttamente presso la propria sede o presso magazzini terzi, utilizzando soluzioni digitali e automatizzate per semplificare e velocizzare i processi di sdoganamento.
Con lo sdoganamento in house le aziende hanno un controllo sui propri dati ed eliminano le soste della merce presso gli uffici doganali, decisamente onerose in termini di tempo e costi.

Lo Status di esportatore autorizzato è un riconoscimento fornito alle aziende che dimostrano di aderire a standard elevati in termini di conformità e sicurezza delle operazioni di esportazione, che permette di attestare l’origine preferenziale su fattura o altro documento commerciale per merce esportata verso paesi UE.

La Certificazione AEO riconosce l’operatore come affidabile in termini di conformità doganale e sicurezza. Viene rilasciata sempre dalle autorità doganali e può facilitare le operazioni doganali, la notifica preventiva in caso di controllo, ridurre i controlli fisici e documentali e altri vantaggi.

Che cos’è il fascicolo doganale elettronico?

Il fascicolo doganale elettronico, un’innovazione introdotta dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (Art. 163, 2016), è lo strumento che semplifica e migliora i processi amministrativi relativi allo sdoganamento delle merci. Questo approccio digitale consente alle aziende di risparmiare tempo, migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi associati alle procedure doganali.
Il Codice Doganale dell’Unione Europea (CDU) è il quadro normativo di riferimento per questa iniziativa. L’articolo 163 sottolinea che i documenti devono essere forniti alla dogana solo se richiesti per controlli specifici o se imposto dall’Unione Europea. Questa disposizione elimina la necessità di una presentazione sistematica dei documenti, consentendo un approccio più flessibile ed efficiente.

I principali vantaggi del fascicolo doganale elettronico includono:

Automatizzazione delle procedure: grazie all’uso di soluzioni informatiche (link Dogana), è possibile creare e condividere telematicamente i documenti, automatizzando parte del processo.

Riduzione dei tempi: l’uso del fascicolo elettronico consente di adempiere alle normative in pochi clic, accelerando il processo e garantendo la conformità.

Contenimento dei costi: l’invio di documenti tramite il sistema elettronico elimina la necessità di spese di invio fisico dei documenti.

Aumento della produttività: l’ottimizzazione dei processi grazie alla dematerializzazione dei documenti può aumentare l’efficienza operativa complessiva.

Minore rischio di errori: l’uso di sistemi automatizzati riduce la possibilità di errori manuali nella compilazione dei moduli cartacei.

L’introduzione del fascicolo doganale elettronico ha portato a risultati più che positivi. Le statistiche indicate nell’atto della Commissione parlamentare mostrano un significativo calo delle tempistiche medie nelle operazioni di sdoganamento, con un aumento dell’efficienza e della produttività. Inoltre, sono state introdotte agevolazioni per le imprese che utilizzano il fascicolo elettronico, come la possibilità di sdoganamento 24/7 e la condivisione telematica delle informazioni con l’ente doganale.

Il processo di produzione del fascicolo doganale elettronico richiede l’uso di un sistema informatico, integrabile con i sistemi aziendali, che provveda alla creazione di file adeguati per l’invio.

La soluzione Dogana 4.0 è stata sviluppata per soddisfare questa e altre esigenze delle aziende esportatrici/importatrici. Attraverso l’integrazione con i sistemi aziendali consente alle aziende di adempiere alle procedure amministrative di sdoganamento dal proprio ufficio, in smart working o anche da dispositivi mobili, grazie alla possibilità di archiviazione e accesso cloud ai documenti, il tutto senza recarsi in dogana.

Quali sono i vantaggi chiave della digitalizzazione delle pratiche doganali?

La digitalizzazione delle pratiche doganali offre vantaggi tangibili che vanno oltre la semplificazione. Migliora i processi, riduce i rischi, accelera le operazioni e potenzia la competitività delle aziende nel commercio internazionale. Vediamo in sintesi i principali:

Efficienza e riduzione degli errori: l’automazione elimina processi manuali, riducendo errori umani. I dati gestiti automaticamente minimizzano inesattezze nei documenti, migliorando la precisione delle informazioni presentate alle autorità doganali. Questo aumenta l’efficienza e riduce il rischio di ritardi o sanzioni.

Velocità nel processo di sdoganamento: flussi di lavoro digitali accelerano il processo di sdoganamento. L’invio e la ricezione di documenti in formato elettronico riducono i tempi di attesa alle frontiere, consentendo alle merci di attraversare confini più velocemente e rispondere tempestivamente alla domanda di mercato.

Maggiore trasparenza e monitoraggio: la digitalizzazione consente il monitoraggio accurato e in tempo reale delle merci in transito. Tutte le parti coinvolte, compresi agenti doganali e partner commerciali, possono accedere alle informazioni pertinenti. Questo aumenta la trasparenza lungo la catena di approvvigionamento, riducendo il rischio di frodi o smarrimenti.

Risparmio di tempo e costi: la riduzione dei tempi di gestione e l’eliminazione di processi manuali comportano risparmi significativi. Le aziende possono utilizzare risorse in modo più efficiente, concentrandosi su attività a maggior valore aggiunto.

Conformità alle normative: la digitalizzazione assicura il rispetto delle normative doganali, riducendo il rischio di sanzioni. Inoltre, i sistemi digitali consentono un adattamento rapido ai cambiamenti normativi.

Conservazione e impatto ambientale ridotto: l’archiviazione digitale riduce la necessità di stampare e conservare documenti cartacei. Questo contribuisce a una maggiore sostenibilità ambientale, riducendo l’impatto ambientale delle operazioni.

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