Conservazione elettronica dei vostri documenti fiscali con il vecchio sistema?

La conservazione elettronica a norma è l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo.
Con il DPCM del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici”, sono cambiate le caratteristiche richieste per i  sistemi di conservazione: da Conservazione Sostitutiva a Conservazione Elettronica a norma.
I documenti informatici devono essere mantenuti per 10 anni mediante un sistema di conservazione che adotti procedure e tecnologie atte a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art.3 del Decreto).

Tutti coloro che hanno iniziato il processo di dematerializzazione dei propri documenti fiscali, adottando la conservazione sostitutiva prima del 2013, dovranno aggiornare i propri sistemi entro il 31 marzo 2017.

Per chi vuole affacciarsi a questo cambiamento è importante conoscere le diverse modalità di Conservazione Elettronica a norma disponibili:

  • Conservazione in house:  la responsabilità legale della corretta procedura è in carico ad un soggetto interno all’azienda (Responsabile della conservazione) e i documenti sono conservati all’interno dei sistemi aziendali. E’ quindi opportuno adottare misure di disaster recovery per salvaguardare i propri dati. L’azienda deve anche redigere ed aggiornare il Manuale della Conservazione (documento obbligatorio che descrive strumenti, modalità e caratteristiche del sistema di conservazione adottato).
  • Conservazione in outsourcing: l’azienda delega la responsabilità legale della Conservazione Elettronica demandando tutti gli adempimenti richiesti dalla normativa ad un soggetto esterno, che mantiene per 10 anni i documenti all’interno della propria infrastruttura. I dati sono disponibili in ogni momento per la consultazione e per eventuali controlli fiscali.

L’applicazione di Document & Process Management Arxivar, mette a disposizione entrambe le soluzioni per coloro che devono aggiornare il proprio sistema di conservazione, prevedendo anche modalità di recupero dei documenti già conservati.

Maggiori informazioni sulle soluzioni di Conservazione Elettronica