Per velocizzare e facilitare la gestione dei DDT dei nostri Clienti, nella raccolta della firma grafica e nella compilazione dei dati in essi contenuti, abbiamo sviluppato una web app dedicata.
Immaginate il normale processo di gestione di un DDT emesso dall’ERP in azienda e la relativa consegna attraverso un trasportatore.
La web app, che può essere utilizzata da qualsiasi dispositivo mobile, consente la completa tracciabilità delle consegne fornendo ai trasportatori la possibilità di accedere, tramite identificativo (senza necessità di inserire password) e gestire le varie liste di viaggio a lui assegnate e conseguentemente acquisire dati quali firma del cliente o note aggiuntive di consegna. Grazie a questo è possibile avere in tempo reale il preciso stato di avanzamento delle consegne affidato ai vari trasportatori aziendali.
Attraverso dei pulsanti dedicati, il trasportatore prende in carico le consegne e firmando una sola volta, il sistema acquisisce la sua firma per tutti i documenti di trasporto contenuti all’interno delle liste viaggio.
A quel punto il vettore può iniziare il giro facendo riferimento alla lista di consegne già ordinata in base alla zona.
Arrivato dal Cliente, apre la lista viaggio che contiene tutti i ddt in attesa, nei quali possono essere inserite sia delle note generali che delle note specifiche per le contestazioni del Cliente; la compilazione di questi campi può essere scritta o dettata dal vettore, per una migliore ottimizzazione del tempo. Tutti i dati di geolocalizzazione della consegna vengono salvati automaticamente tramite gps incorporato. Una volta compilati tutti i campi ed eventuali note, il vettore farà apporre la firma al Cliente direttamente sul dispositivo mobile in questione ed il documento potrà essere salvato. Il pdf verrà quindi aggiornato con tutte le informazioni inserite, che possono essere visualizzate sia in chiaro che tramite un semplicissimo qr-code, anch’esso generato automaticamente.
Questa web app può essere utilizzata sia online, e quindi con immediata sincronizzazione dei dati con il server aziendale (che permette quindi una consultazione e disponibilità delle infomazioni in azienda in tempo reale) sia offline; in questo ultimo caso i dati verranno sincronizzati una volta rientrato in azienda.
Concluso il processo di consegna del ddt, esso non sarà più visibile nella lista dei documenti ancora da consegnare, ma sarà categorizzato con lo “Stato consegnato”.
Il pdf, inoltre, verrà inviato automaticamente al cliente finale tramite email, sia come allegato che come link per il download, permettendo quindi una tracciabilità della ricezione dello stesso. Il vettore, invece, riceverà una mail riepilogativa a fine giornata attraverso il quale potrà vedere tutte le consegne fatte.
I vantaggi sono ovviamente molteplici; il primo di tutti è il risparmio di carta, gestendo tutto in maniera digitale, permettendo di conseguenza un risparmio notevole di tempo nel rintracciare i documenti. Come anche meno spazio da dedicare in azienda per allocare tutti questi documenti cartacei. Non meno importante l’efficienza nella fase di consegna della merce, che riflette una immagine positiva dell’azienda, una azienda paperless e proiettata nel futuro/presente sempre più smart.
