Digital Transaction Management: la sola gestione documentale non basta

In un mercato in continua evoluzione, anche la gestione documentale sta cambiando nelle imprese. A questo proposito introduciamo un tema ormai attuale, il tema del Digital Transaction Management (DTM).

Il Digital Transaction Management è una categoria di servizi pensati appositamente per gestire i flussi documentali o, più precisamente, le transazioni basate sui documenti, nella maniera più semplice ed immediata possibile. Esso garantisce l’intero ciclo di vita del documento, dalla produzione fino alla sua conservazione, e si colloca nell’ambito di un modello unico di dematerializzazione dei procedimenti amministrativi.
Questi servizi possono aiutare enormemente i processi di produzione, invio e condivisione documentale proprio grazie all’utilizzo ragionato delle tecnologie digitali.

Alcuni esempi di servizi che fanno parte della categoria DTM

  • Firma Elettronica o e-signature.
  • Autenticazione e non ripudiabilità (autenticità e integrità delle informazioni che vengono condivise).
  • Document transfer e certification: oggi online è possibile trovare facilmente moltissimi tool che permettono di trasferire documenti da una persona a un’altra. Ma non è solo questione di “trasmissione”: le tecnologie DTM garantiscono la sicurezza, la validità e l’inalterabilità del documento trasferito.
  • Transazioni elettroniche (blockchain).

La Creazione, la Condivisione e la Conservazione dei documenti aziendali sono attività tanto importanti quanto onerose per qualsiasi impresa e che vanno oltre alla sola Gestione Documentale. Onerose in termini di tempo, di risorse da allocare e di budget da stanziare. Con le tecnologie e i servizi DTM si può fare la differenza in quanto ad efficienza, cosa che poi si ribalta in miglioramento della tempestività per il business.

OnBase: Un universo di informazioni nelle tue mani

OnBase è la soluzione enterprise riconosciuta da Gartner come leader a livello internazionale nel campo del Transactional Content Management, che consente la gestione di tutti i documenti aziendali, l’estrazione delle informazioni in essi contenuti e l’utilizzo delle informazioni in modo completamente integrato in tutti i sistemi IT aziendali (ERP, CRM, HR, BPM, Finance, etc.). OnBase, infatti, centralizza i contenuti aziendali in un’unica ubicazione, sicura, permettendo una visione d’insieme dello stato di processi, documenti, informazioni e requisiti legali di conservazione.

 

  • Acquisisci – OnBase acquisisce i documenti direttamente dalla fonte, a prescindere dalla loro ubicazione o dal loro formato, e li organizza in un unico sistema, con un intervento umano minimo.
    • Digitalizza i documenti cartacei
    • Importa i documenti e le informazioni elettroniche
    • Estrae i dati dai documenti e li condivide con altri sistemi.
  • Elabora – Grazie alle funzionalità BPM (modellazione e gestione dei processi aziendali), OnBase automatizza molti dei passaggi prevedibili e ripetuti dei processi.
    • Modalità di lavoro digitale a vantaggio dell’impresa
    • Automatizza la composizione e distribuzione dei documenti.
  • Accedi – OnBase rende disponibili i contenuti alle persone che ne hanno bisogno ovunque si trovino, da qualsiasi applicazione o dispositivo.
    • L’interfaccia utente personalizzata supporta i diversi modi di lavorare degli
      utenti
    • OnBase si integra con altre applicazioni aziendali, cosìchè gli utenti possano accedere ai contenuti
      direttamente da schermate “familiari”
    • Informazioni sempre a portata di mano grazie alle app integrate
    • Possibilità di usare OnBase anche offline
  • Integra – OnBase funge da archivio centrale e collega in modo intelligente i documenti e i dati presenti in OnBase con le transazioni e le attività in altre applicazioni.
  • Analizza – OnBase consente di comprendere meglio lo stato dei contenuti e dei processi aziendali
    • Migliora la precisione e la velocità dei processi. fornendo una visibilità in tempo reale sui processi
    • OnBase elimina le perdite di tempo e gli errori derivanti dal processo di verificare documenti manualmente.
    • Traccia, dimostra e documenta il ROI
  • Archivia – Archiviazione delle informazioni in un’unica ubicazione centralizzata
    • Dati in Sicurezza: Con OnBase, politiche di sicurezza sono implementati in un
      solo posto, ed è possibile controllare chi può accedere alle informazioni e
      le operazioni che vi possono essere eseguite.
    • Protezione: OnBase offre una protezione preconfigurata dagli incidenti
      attraverso la creazione di copie elettroniche di tutti i documenti aziendali
      su più server e ubicazioni.
    • Eliminazione: OnBase facilita l’implementazione di criteri e piani di
      conservazione e può catalogare come record singoli documenti
      e intere cartelle, proteggendoli fino alla scadenza del periodo di
      conservazione ufficiale.

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