La necessità di snellire e rendere più efficienti i flussi operativi di tutte le attività quotidiane si rende al giorno d’oggi sempre più evidente per moltissime organizzazioni.
Per le concessionarie auto, ad esempio, nasce la possibilità di far vivere al cliente una user experience anche nel semplice disbrigo della parte burocratica tipica di ogni processo di pre-vendita, vendita e post vendita, sapere in tempo reale lo stato di tutte le pratiche e dare risposte immediate al cliente sono solo alcuni degli elementi divenuti necessari da digitalizzare.
Tutto questo sta determinando l’inserimento da parte di molti Concessionari di strumenti di Business Process Management e Archiviazione Documentale.
Noi di Talea Consulting abbiamo maturato un’esperienza significativa nel settore e riteniamo che ARXivar NEXT sia lo strumento maggiormente indicato in questo ambito.
Gestione Documentale, gestione dei processi e tools per la collaboration in un unico sistema
ARXivar NEXT è la release web di ARXivar che coniuga le funzionalità di gestione dei processi e delle informazioni alle caratteristiche dei più attuali tools di collaboration, mobile working e customer experience.
ARXivar Next permette di creare interamente l’interfaccia di lavoro di ogni utente/gruppo di utenti, tenendo conto del device utilizzato; è possibile personalizzare totalmente, e, definendo per quali dispositivi ed utenti/gruppi uno specifico layout dovrà funzionare.
Grazie al suo potente motore di workflow è possibile progettare l’esecuzione dei processi in maniera immediata ed intuitiva; in questo modo le attività possono essere “concatenate” tra di loro e verranno svolte seguendo un ordine logico e/o una sequenza temporale definita guidando l’utente nel suo lavoro quotidiano e di conseguenza digitalizzandolo.
L’utente avrà quindi a disposizione un’unica «scrivania elettronica di lavoro» che potrà essere arricchita anche con strumenti di collaboration quali una chat integrata per agevolare lo scambio di informazioni ed oggetti tra i vari utenti e strumenti di reportistica che saranno di valido supporto per avere a portata di mano dati statistici, valori calcolati in base ai processi digitalizzati.
La Partnership con Fujitsu
Grazie alla nostra partnership con Fujitsu, azienda leader nel mercato dell’imaging, siamo in grado di fornire ai nostri Clienti soluzioni evolute di digitalizzazione di documenti ed interi processi.
Scegliendo Fujitsu sfruttiamo la sua capacità di seguire i continui cambiamenti dello scenario dell’imaging e di giocare le principali sfide nell’era della digital transformation.
Meno carta, meno spazio = più attività
Per diversi clienti abbiamo fornito il modello fi-800R, uno scanner che permette di scansionare facilmente 
documenti spessi come carte d’identità, passaporti e documenti A4, senza l’utilizzo di accessori aggiuntivi.
La nostra offerta “a tutto tondo” permette quindi di:
- informatizzare l’intero flusso aziendale, sia in ufficio che in mobilità;
- far convergere i sistemi e flussi dati, di diversi punti vendita e diverse filiali;
- condividere e strutturare le informazioni fra gli attori interni ed esterni all’azienda;
- diminuire il gap tecnologico con l’introduzione di strumenti e metodi innovativi.
Esempio di digitalizzazione flusso operativo Concessionarie Auto
- Il cliente si reca in concessionaria e richiede di acquistare una specifica auto.
- Il Venditore genera il Contratto di Vendita in formato pdf per poi inserire il file in una cartella monitorata da un servizio che si occupa di importare il file, inserisce il barcode e visualizza il Task per la compilazione dei dati della richiesta.
- A compilazione avvenuta, secondo la tipologia di vendita scelta e la presenza o meno della permuta vengono richiesti i documenti obbligatori.
- Se è presente il documento “Preparazione veicolo” viene aperto un task al Service e parallelamente un task al BackOffice.
- Se il documento è di tipo “ordine” o “stock” verrà aperto un task al BackOffice del Nuovo altrimenti al BackOffice dell’Usato.
- Il BackOffice verificherà la Redditività inserendo i dati ed il relativo documento quindi potrà rifiutare o procedere. In approvazione verrà inviata una notifica a tutti i DealerOperator contenente il documento della “redditività” mentre ai Dealer Operator definiti nelle mansioni per la specifica sede verrà richiesto di approvare\rifiutare la richiesta via Task o email (se il documento è “usato” o contiene la “permuta” verrà richiesta l’approvazione del DealerOperator Nuovo e Usato altrimenti solo del Nuovo).
- Dopo l’approvazione del DealerOperator se il documento è un “Ordine” il BakOffice dovrà inserire il relativo documento “Ordine” che il venditore dovrà approvare, dopo l’approvazione dell’ ordine (o se il documento non è un “Ordine”) il BackOffice inserirà la “Fattura” e la “Bolla”, segue il venditore con il documento del “Saldo” poi il BackOffice con gli “Altri documenti” e la richiesta di upload all’ufficio pratiche esterno all’organizzazione.
- A fatturazione eseguita viene aperto un task per l’addetto alla consegna:
- se è presente una “Permuta”, l’addetto alla consegna chiederà ulteriori documenti all’ufficio esterno, altrimenti inserirà l’ultimo documento “Modulo di consegna”;
- il BackOffice verificherà i documenti e la richiesta è formalmente archiviata.
- Verrà aperto un task all’amministrazione ed uno per la gestione premi (se il Backoffice nel task Verifica ha scelto il flag “premi”)
- In ogni momento è possibile eseguire ricerche, verificare lo stato delle richieste e visualizzare i documenti del fascicolo.
