Digitalizzazione dei DDT e dei CMR: vantaggi e opportunità

L’emergenza sanitaria causata da COVID-19 sta ulteriormente facendo premere l’acceleratore alle imprese verso la digitalizzazione dei processi interni ed esterni. Le aziende che non saranno digitali a breve, sia in termini di business, che di gestione dei processi AFC (amministrazione, finanza e controllo), difficilmente saranno in grado di rimanere sul mercato.

Uno dei principali documenti che spesso frena la totale digitalizzazione del ciclo degli acquisti e delle vendite è il documento di trasporto (DDT), perché ancora in troppe aziende vi è l’errata convinzione che esso debba essere sul mezzo durante la consegna dei beni, oppure che vi sia l’obbligo normativo di richiedere al cliente nazionale la firma sulla copia del DDT una volta la merce arrivata a destinazione.

In realtà il DDT va emesso prima dell’inizio del trasporto della merce e può essere trasmesso elettronicamente purché entro il giorno in cui è iniziato il trasporto della merce ed inoltre la firma del cessionario non è un obbligo, ma viene spesso apposta solo come prova dell’effettiva consegna dei beni.
Tra l’altro, anche quest’ultima può essere del tutto digitalizzata.
Oggi i Documenti di Trasporto, per la consegna della merce dai magazzini verso i destinatari possono essere gestiti in modalità esclusivamente elettronica, permettendo un notevole risparmio di costi di stampa, di tempo e migliorando la condivisione delle informazioni aziendali poiché esso può così essere consultato ancor prima che la merce arrivi a destinazione.

Ma non solo…
Stesso dicasi per le Lettere di Vettura Internazionali (CMR) che, in alcuni casi, sono ritenute le prove principali per la comunicazione di avvenuta consegna della merce.

I vantaggi della dematerializzazione dei DDT e dei CMR

  • Condivisione delle informazioni aziendali più efficace ed efficiente
  • Controllo in tempo reale delle operazioni di consegna
  • Aumento della collaborazione tra attori interni ed esterni all’azienda
  • Netta differenza in termini di velocità nel reperimento dei documenti, che per normativa vigente devono essere conservati
  • Miglioramento della sicurezza poichè i documenti dematerializzati e archiviati non si possono smarrire
  • Separazione delle fasi d’invio fisico del prodotto e invio del documento di trasporto; la prima fase può partire senza dover attendere la seconda.
  • Tracciamento in tempo reale dei destinatari che hanno effettivamente consultato i documenti
  • Riduzione dei tempi di spedizione della merce

Perché non sfruttare possibilità di eliminare completamente la carta per ridurre i tempi necessari all’elaborazione dei documenti ed eliminare i costi della gestione degli archivi cartacei?

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