EIM

Document Management e Workflow

Soluzioni paperless dedicate alla gestione ottimale di tutto il processo di conservazione, ricerca e reperimento delle informazioni e dei dati strategici aziendali. Un nuovo approccio, integrato ed automatizzato, per il management dei flussi documentali.

La Trasformazione Digitale, continua ed inarrestabile nelle aziende, viene innescata dal Document Management fino ad arrivare all’implementazione dei Processi Digitali.

Scegliendo di organizzare i documenti in formato digitale si facilita la conservazione, la ricerca e la gestione di tutte le informazioni più importanti, costituite dal patrimonio informativo aziendale.

Le soluzioni che proponiamo sfruttano i vantaggi offerti da sistemi di gestione documentale o Electronic Document Management System (EDMS): software che consentono di gestire la redazione, condivisione e archiviazione di documenti (e delle eventuali versioni con traccia delle modifiche effettuate) e delle informazioni in essi contenuti.

Queste tecnologie permettono infatti di eliminare il supporto cartaceo, grazie anche alla gestione di procedure e flussi documentali (workflow), al fine di conservare tutti i contenuti dei documenti in formato elettronico ed organizzarli poi in fascicoli, relazioni o collegamenti, e renderli velocemente rintracciabili.

In questo contesto i workflow documentali sono le procedure necessarie per automatizzare un certo flusso di lavoro e, grazie alle varie micro-attività (tipicamente chiamate task) e alle condizioni, tempistiche od azioni (tipicamente chiamate regole), che lo compongono, consentono di definire gli step con cui un documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato, revisionato, archiviato, distribuito oppure condiviso.

Il nostro approccio

Attraverso la nostra esperienza consulenziale e progettuale accompagniamo le imprese nel percorso di adozione di nuove soluzioni di Enteprise Information Management attraversando le varie fasi di progetto.

Partendo dall’analisi della situazione “as-is” mappiamo la situazione delle procedure e strumenti in uso, per poi condividere, sulla base delle esigenze e degli obiettivi di cambiamento e di miglioramento, la mappatura dei processi a tendere “to-be”.

Sono diverse le soluzioni che possono essere implementate nelle aziende, molte di esse spesso partono dalla condivisione dei documenti del ciclo attivo e passivo ma sempre più frequentemente si allargano a qualsiasi documento o informazione facente parte di tutte le Aree e Funzioni aziendali. 

In linea generale le soluzioni proposte permettono infatti di organizzare tutti i documenti tramite AllegatiFascicoliPraticheRelazioni o Associazioni. Ognuno di questi oggetti ha delle caratteristiche distintive che li rendono adeguati alle diverse tipologie di dati da archiviare. È possibile, per esempio, utilizzare i Fascicoli per raggruppare i dati in maniera automatica, in quanto i documenti vengono inseriti nelle diverse cartelle direttamente dal sistema che li seleziona in base a delle regole prestabilite. Viceversa le Pratiche vengono utilizzate per raggruppare manualmente i documenti, in modo tale che l’utente possa decidere liberamente dove inserirli.

I vantaggi dell’adozione di un sistema di Document Management

  • Versatilità, maschere userfriedly e veloce adattabilità alle esigenze delle aziende e dei loro processi di business
  • Acquisizione dei documenti direttamente dalla fonte, a prescindere dalla loro ubicazione o dal loro formato, e li organizza in un unico sistema, con un intervento umano minimo
  • Facile e snella ricerca e condivisione di documenti e informazioni
  • Diminuzione dei tempi di esecuzione di ogni attività che riguarda i documenti
  • Maggior sicurezza delle informazioni aziendali, che possono essere visionate e modificate in base ad autorizzazioni predefinite
  • Importazione dei documenti e delle informazioni elettroniche automaticamente in formato nativo direttamente dalle applicazioni di uso quotidiano
  • Estrazione dei dati dai documenti per la condivisione con altri sistemi
  • Accessibilità alle informazioni anche per chi lavora fuori sede, tramite dispositivi mobili come tablet e smartphone, per la modifica, archiviazione, consultazione, ecc.
  • Aumento efficienza organizzativa
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