EIM

Sharing & Collaboration

Soluzioni innovative in materia di gestione avanzata dei processi di distribuzione e condivisione delle risorse documentali e informative aziendali. Tra sicurezza, controllo e ottimizzazione della gestione dei documenti digitali.

Nel rapido ambiente aziendale moderno i documenti prodotti e ricevuti quotidianamente necessitano di una immediata distribuzione e condivisione. Di diversa natura, provenienza e di eterogenei formati cartacei ed elettronici, tali documenti passano tra i vari uffici e le diverse funzioni aziendali, per essere visionati o processati secondo la loro natura e destinazione. In questo contesto diventa sempre più importante, soprattutto quando tutte o alcune risorse lavorano in modalità smart, avere soluzioni che consentano di automatizzare questi processi favorendo il più possibile la collaborazione e incrementando la produttività.

Il nostro approccio

A titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, per ogni azienda vengono individuati i documenti e le informazioni di alto valore e di utilità comune a diverse aree. Fatto ciò, viene verificato dove, quando e da chi, tali informazioni devono essere accessibili. Inoltre va verificato se tali informazioni possono essere modificabili e da quali utenti, oltre a chi avrà l’autorizzazione di approvare eventuali modifiche o rilasci e a quali indirizzi di posta o repository, devono essere automaticamente inviate, al verificarsi di un determinato evento/condizione.

Grazie a queste impostazioni l’allineamento dei documenti è sempre garantito da:

  • un sistema di notifiche e segnalazioni per la gestione di eventuali modifiche
  • sistemi di workflow
  • checkout dei documenti per bloccarli e impedirne la modifica
  • passaggio totalmente automatico dei metadati dei documenti tra il sistema documentale e la piattaforma di sharing senza richiedere duplicazioni di attività agli operatori

I vantaggi

La soluzione documentale parte dalla digitalizzazione di tutti i documenti per passare ad un’organizzazione ben precisa, tracciata e sicura di tutti gli scambi informativi in azienda.

Le soluzioni che proponiamo permettono di ottenere numerosi benefici, tra i quali:

  • risparmiare sulla stampa di documenti, in quanto possono essere tutti inviati e consultati su dispositivi elettronici
  • recapitare automaticamente i documenti a clienti, fornitori e partner
  • rendere fruibili le informazioni in qualsiasi luogo ci si trovi, dando la possibilità di consultare ogni documento ricevuto da mobile o tablet
  • aumentare la sicurezza e il controllo sulla distribuzione delle informazioni, dando la possibilità di assegnare ad ogni utente delle autorizzazioni sui diversi documenti
  • evitare disallineamenti informativi ed errori
  • conoscere chi ha visionato il documento e quando ed eventualmente sollecitarlo qualora tale attività non sia stata eseguita
  • permettere una facile rintracciabilità delle informazioni
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