Gestione corrispondenza multicanale con Arxivar NEXT

La soluzione ARXivar permette di gestire tutte le fasi d’invio e ricezione delle comunicazioni aziendali interne e verso l’esterno, nei formati più diffusi e tramite differenti canali, con la possibilità di attivare workflow approvativi.

ARCHIVIAZIONE

  • PEC e relative ricevute di ritorno
  • E-mail
  • Documento elettronico
  • Carta
  • Fax

PEC da archiviare per 10 anni

I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per dieci anni. Si tratta infatti di documenti informatici, che in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Cornee civile. Le e-mail a contenuto commerciale vanno inoltre tenute e conservate anche a fini fiscali secondo l’articolo 22 del Dpr 600/1973. La nozione di corrispondenza si è notevolmente ampliata negli ultimi decenni, fino a comprendere inevitabilmente anche i messaggi di posta elettronica, a cui la giurisprudenza, non solo di merito ma anche di legittimità, ha riconosciuto un sempre maggiore valore probatorio. Le e­mail costituiscono documenti informatici, sia per il soggetto che le trasmette, sia per chi le riceve, con tutto ciò che ne deriva sotto il profilo degli obblighi di conservazione sostitutiva.

Arxivar NEXTSMISTAMENTO E CONDIVISIONE 

Le comunicazioni ricevute, vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.

COMPOSIZIONE AUTOMATICA

ARXivar dispone di funzionalità che permettono di formattare e comporre il testo delle comunicazioni.

WORKFLOW APPROVATIVI 

Prima di ogni spedizione viene avviato un sottoprocesso di approvazione/autorizzazione. Il workflow, costituito da due step (Approvazione e Autorizzazione), ha lo scopo di validare il contenuto delle comunicazioni.

  • In caso di comunicazione non approvata il processo viene concluso con l’annullamento della protocollazione
  • In caso di approvazione il documento viene inviato

Durante l’invio l’operatore può monitorare l’avanzamento delle code d’invio.

Arxivar NEXT invio informazioniINVIO MULTICANALE

Tramite opportuna configurazione viene effettuata la spedizione secondo i canali predefiniti: e-mail, PEC, fax o canale tradizionale delle Poste Italiane.

WEBPAGE PER CONDIVISIONE DOCUMENTI

ARXivar può gestire le condivisione dei documenti anche con utenti esterni tramite funzionalità di download e upload opportunamente profilate.

La nostra soluzione di archiviazione delle PEC

Related Posts

Pin It on Pinterest