Gestione documentale. Dalla carta al digitale

Se il 2013 è stato l’anno dell’effettiva consacrazione dei tablet, in sostituzione di computer e notebook, parte del merito va anche alle nuove forme di produttività che alcune aziende sono state in grado di sviluppare. La rinuncia a utilizzare grandi quantità di documenti di carta, in favore della gestione documentale digitale, si sta rivelando un beneficio per tutti: dalla riduzione dei costi, al minore impatto ambientale, per non parlare del risparmio del tempo speso nell’archiviazione e nella ricerca dei dati. E dal prossimo sei giugno scatta l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA. […]

La gestione elettronica dei documenti è una necessità ben intesa in diversi contesti aziendali. Non a caso in Italia, negli ultimi dodici mesi, si è assistito a un florido proliferare di soluzioni di gestione documentale ad hoc, adatte per diverse tasche ed esigenze. Secondo una ricerca di IDC, un utente medio impiega circa

nove ore settimanali, cioè un’intera giornata di lavoro, a cercare informazioni all’interno del suo ufficio. Del totale, più di un terzo viene speso per una ricerca che alla fine non avrà portato a nulla, con una dispendiosa e infruttuosa, perdita di tempo.

In questo senso, la gestione documentale si pone come risposta pratica al nuovo corso produttivo, capace di migliorare la “catena di montaggio” di un ufficio tecnico, una piccola azienda, una scuola, una grande multinazionale. Il tutto viene facilitato dalla possibilità di gestire un processo anche fuori dal luogo di lavoro attraverso i nuovi device elettronici.

Si tratta di un trend in continua crescita, come evidenziato da Silvia Montanari, chief operating officer di VM Sistemi (www.vmsistemi.it), president e Ceo di Talea Consulting (www.taleaconsulting.it): «Assistiamo a un’inversione di tendenza nei confronti della carta a favore del “paperless office”, un concetto ormai familiare a chi desidera investire in gestione documentale e digitalizzazione dei processi aziendali. Crediamo a tal punto nell’efficacia di queste soluzioni che abbiamo fondato Talea Consulting, una vera e propria società nel gruppo VM Sistemi interamente dedicata alla gestione documentale e all’ottimizzazione dei processi aziendali». […]

 

Leggi l’articolo integrale, pubblicato il 17 aprile 2014 su Data Manager Online