L’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano si impegna annualmente nell’analisi e nella comprensione dell’impatto delle trasformazioni digitali, offrendo preziosi insights e strategie per sostenere con successo il futuro digitale delle imprese italiane. Nella cornice di questa importante iniziativa, abbiamo partecipato al Convegno “Digital B2b: chi si ferma è perduto!”, durante il quale sono state presentate informazioni di grande rilevanza che mettono in luce le tendenze attuali nel contesto aziendale. In questo articolo abbiamo il piacere di condividere i risultati emersi e le implicazioni per il nostro settore.

Negli ultimi anni, le aziende italiane hanno posto sempre maggiore attenzione alla digitalizzazione dei processi interni e alla gestione elettronica dei documenti. Secondo le ricerche condotte dall’Osservatorio Digital B2b nel biennio 2022/2023, la gestione elettronica documentale è al primo posto tra le priorità di investimento delle imprese italiane nei prossimi 12 mesi.

Vediamo quali sono i trend e i vantaggi che le imprese possono ottenere attraverso l’adozione di approcci digitali nella gestione documentale.

La gestione elettronica documentale come evoluzione aziendale.

Le aziende italiane stanno compiendo importanti passi avanti verso una maggiore maturità organizzativa, sia nelle relazioni interne che nei processi aziendali, che mirano a ottimizzare l’efficienza e migliorare la produttività complessiva.

In tale contesto, la scelta strategica di investire nella gestione elettronica dei documenti rappresenta un segnale chiaro di questo progresso. E’ interessante che il 39% delle imprese italiane identifica proprio la gestione elettronica documentale come la principale priorità tra le loro iniziative di investimento.

Questa preferenza evidenzia l’importanza che le aziende attribuiscono alla gestione efficace dei documenti e sottolinea la volontà di adottare soluzioni innovative per migliorare l’organizzazione e l’accessibilità delle informazioni aziendali.

Digitalizzazione dei DDT: un nuovo approccio alla gestione delle consegne.

L’ultimo passo verso la completa digitalizzazione del ciclo dell’ordine è la fase di consegna.

L’analisi condotta sui temi legati alla digitalizzazione e alla gestione documentale ha evidenziato che il 34% delle imprese intervistate emette Documenti di Trasporto digitali, mentre il 25% riceve DDT digitali dai propri fornitori. Tuttavia, la diffusione dei DDT digitali non coglie pienamente la complessità del processo di consegna, che richiede l’allineamento di diversi attori rispetto a standard e procedure, il controllo di diverse fasi e la gestione di documenti multipli.

Attualmente le imprese italiane adottano tre approcci diversi per la digitalizzazione del processo di consegna, basati sulla modalità di trasmissione e ricezione di DDT, la gestione interna e la conservazione dei documenti.

Con un approccio digitale a 360° la carta viene eliminata completamente e vengono utilizzate app per smartphone per il tracking delle consegne, la firma, la gestione dei pagamenti e la possibilità di inserire note per le non conformità. Scopri la nostra soluzione Webapp DDT!

Dal dialogo con le imprese parte della community dell’Osservatorio, è emerso chiaramente che i tempi sono maturi per ipotizzare un obbligo di DDT elettronico sul territorio nazionale che permetta di snellire ulteriormente le attività amministrativo-contabili delle imprese.

Più il processo di consegna è digitalizzato, maggiori sono i livelli di efficienza ed efficacia che si possono raggiungere.

Trasformazione digitale dei processi doganali: verso una gestione più efficiente.

La digitalizzazione dei processi doganali è iniziata quasi 20 anni fa con il progetto AIDA. Il Fasciolo Elettronico Doganale (FED) è stato introdotto nel 2016 per gestire in modo elettronico il dialogo tra Dogana e operatori economici. L’introduzione dell’EUCDM (European Union Customs Data Model) nel giugno del 2022, con la revisione del sistema informatico AIDA 2.0, ha rappresentato un importante passo avanti.

Le principali criticità segnalate dagli operatori economici del settore riguardano il coordinamento con gli intermediari e l’integrazione tecnologica tra il gestionale e il portale ADM.

Nonostante le complessità di questa area e le criticità presenti nel portale dell’Agenzia delle Dogane, i dati dimostrano che le aziende hanno un forte interesse nella digitalizzazione dei processi doganali. Questo interesse è alimentato dalla necessità di semplificare le procedure burocratiche legate al commercio internazionale e ridurre gli errori.

La digitalizzazione dunque offre opportunità di semplificazione, automazione e tracciabilità consentendo di ottimizzare le operazioni di import ed export, accelerare i tempi di sdoganamento e garantire una maggiore conformità normativa. Scopri la nostra soluzione Dogana 4.0!

Conservazione digitale: un’opportunità per le imprese.

Le attività interne sono le più digitalizzate tra i processi amministrativo-contabili delle imprese italiane, non solo per i documenti obbligatori come le fatture attive e passive, ma anche per altri documenti. Questa scelta rappresenta un’opportunità per ridurre i rischi legati alla circolazione di documenti cartacei e ai potenziali problemi di cybersecurity.

La conservazione digitale dei documenti informatici ha subito importanti modifiche con l’introduzione di nuove linee guida dell’AgID. Le imprese devono redigere un manuale di conservazione, nominare un responsabile della conservazione, utilizzare formati aperti come PDF e XML e associare metadati ai documenti informatici.

Recentemente gli interpelli all’Agenzia delle Entrate hanno messo in evidenza anche l’importanza della conservazione digitale delle Nota Spese, qualora vi siano dei documenti giustificativi rientranti nella categoria dei documenti analogici originali unici.

I benefici della digitalizzazione.

Le aziende che hanno già inserito nella strategia aziendale la digitalizzazione hanno sperimentato numerosi benefici, tra cui:

  • Riduzione del tempo impiegato nella ricerca e consultazione dei documenti (anche da diverse sedi o dispositivi)
  • Facilità di condivisione e collaborazione tra i membri del team
  • Aumento della sostenibilità aziendale
  • Miglioramento della qualità, utilità delle informazioni, delle consegne e della tracciabilità dei prodotti
  • Riduzione dei costi di archiviazione fisica dei documenti cartacei