Gestione Ordini: perchè digitalizzarne i processi

La gestione degli ordini è sempre stata una questione di fondamentale importanza per rendere la logistica di un’azienda efficiente e sufficientemente elastica, capace cioè di reagire a cambiamenti imprevisti nei flussi di merci che transitano dal magazzino e di sostenere i ritmi imposti dai risultati di business.

Gestire degli ordini di vendita e di quelli di acquisto e fare in modo che l’input che arriva da un cliente tramite telefono, negozi o Internet si trasformi in un processo che generi nel minor tempo possibile un output del magazzino, vuol dire innanzitutto semplificare. Dematerializzare la documentazione e digitalizzare l’intera procedura di acquisizione ed elaborazione degli ordini è il primo passo per evitare passaggi di mano e quindi errori e ridondanze.

Il miglioramento dell’integrazione con i fornitori, la razionalizzazione delle procedure interne, l’organizzazione di tutti i documenti coinvolti in modo strutturato e l’omogeneizzazione in un unico standard delle richieste che arrivano dai diversi canali… sono solo alcuni dei vantaggi di un sistema di gestione ordini digitalizzato, che portano ad una indubbia diminuzione dei tempi e di conseguenza dei costi.

Come digitalizzare la gestione degli ordini in azienda con ARXivar NEXT

ARXivar NEXT
E’ la release web di ARXivar che coniuga le funzionalità di gestione dei processi e delle informazioni alle caratteristiche dei più attuali tools di collaboration, mobile working e customer experience.

Esso permette di creare interamente l’interfaccia di lavoro di ogni utente/gruppo di utenti, tenendo conto del device utilizzato; è inoltre possibile personalizzare totalmente menù, desktop e comandi, definendo per quali dispositivi ed utenti/gruppi uno specifico layout dovrà funzionare.

Grazie al suo potente motore di workflow è possibile progettare l’esecuzione dei processi in maniera immediata ed intuitiva; in questo modo le attività possono essere “concatenate” tra di loro e verranno svolte seguendo un ordine logico e/o una sequenza temporale definita guidando l’utente nel suo lavoro quotidiano mettendogli a disposizione una vera e propria «scrivania elettronica di lavoro».

ARXivar NEXT permette di gestire l’intero ciclo dell’ordine di acquisto in modalità paperless: dalla ricezione, catalogazione e archiviazione dei fornitori, alla gestione del ciclo passivo, sia tramite procedura Barcode che Ocr, fino alla gestione digitale di procedure altrimenti manuali.

Il documento con il quale una qualsiasi struttura aziendale fornisce l’input alla direzione acquisti per iniziare le attività di approvvigionamento di un prodotto o servizio è denominato Richiesta di Acquisto (RDA).

Tale documento contiene tutte le indicazioni necessarie ad individuare il prodotto o servizio da acquistare e cioè:

  • Denominazione
  • Descrizione
  • Quantità
  • Caratteristiche tecniche e/o specifiche
  • Eventuali disegni tecnici/costruttivi
  • Eventuali fornitori idonei conosciuti o precedentemente utilizzati
  • Tempi di approvvigionamento richiesti
  • Budget a disposizione per tale acquisto
  • Autorizzazione alla spesa nei limiti del suddetto budget

Il lavoro di preparazione di una RDA è spesso sottovalutato mentre è bene sottolineare che quanto più una RDA è completa ossia, quanto meglio il prodotto o servizio è definito nelle sue caratteristiche/specifiche tecniche con tutti i dati sopra elencati, tanto più celere e preciso potrà essere il lavoro del buyer nel portare a termine l’attività di acquisto nel rispetto delle procedure e degli obiettivi di budget aziendali e secondo le caratteristiche desiderate della struttura richiedente.

Con ARXivar NEXT è possibile personalizzare, in base alle esigenze dell’azienda, la definizione di tutte le caratteristiche della generazione della RDA. Questa poi viene generata dai responsabili di reparto, mediante un Modello ARXivar e sottoposta ad un workflow di verifica, interrogando proprio su questi punti.

In base a questi elementi il sistema sottopone la RDA a vari livelli approvativi e al termine del processo di approvazione, una notifica segnala l’accettazione al richiedente e a chi si occupa degli acquisti.

Dal sistema ERP integrato, poi, vengono generati gli ordini di acquisto in PDF la cui archiviazione automatica in ARXivar scatena il processo di approvazione, che coinvolge utenti specifici che variano al variare di gruppo merceologico dell’Ordine, limite di spesa che ciascun approvatore gestisce in autonomia, ruolo e così via.

Il processo verifica tutte le condizioni di spedizione dell’ordine ed esegue l’invio ai destinatari.
Archiviato l’ordine fornitore dall’ERP in ARXivar, il workflow:

  • Verifica la presenza dei dati di spedizione (Mail/PEC/Fax).
  • Verifica la necessità di allegare all’ordine documentazione tecnica (disegno) in base all’indice di revisione.
  • Procede alla spedizione.

Infine il processo:

  • Verifica l’esistenza di un Ordine di Acquisto.
  • Controlla la congruità ordine/fattura.
  • Determina le gerarchie di approvazione in base al tipo prodotto e limiti di spesa.
  • Gestisce il superamento limiti di approvazione e gestisce tutte le noti­che agli utenti coinvolti.
  • ARXivar Workflow Pagamento Fatture Acquisto

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