Al giorno d’oggi in qualsiasi realtà aziendale si scambiano le informazioni attraverso la posta elettronica ed in molti casi vi è l’obbligo di dare consistenza e validità legale ai dati che spediamo per mail sfruttando la Posta Elettronica Certificata. Il Decreto Semplificazioni a questo proposito ha esplicitato che dal primo ottobre 2020 le imprese e le ditte individuali che non avessero ancora una PEC potrebbero ricorrere a sanzioni.
Ma facciamo un passo indietro… Che cos è la PEC?
Si tratta sempre di posta elettronica, con alcune caratteristiche aggiuntive che servono a garantire l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna dei messaggi scambiati tra il Gestore PEC del mittente e quello del destinatario.
In questo modo lo stato del messaggio ed i suoi contenuti sono opponibili a terzi, visto che con la PEC sono rispettati i livelli di qualità e sicurezza previsti dalla legge.
Più precisamente quando un utente invia un messaggio, riceve dal Gestore di PEC una ricevuta con definizione temporale, che è prova legale della spedizione del messaggio; quando il destinatario riceve il messaggio invece, al mittente arriva ricevuta di consegna avvenuta o mancata.
Tuttavia, seppur la PEC semplifichi molte operazioni burocratiche, facendo risparmiare tempo e denaro, per l’invio delle raccomandate cartacee per esempio, ci sono alcuni limiti nella gestione che non andrebbero sottovalutati:
- Se lo Spazio della cassetta postale si riempie, la PEC risulta automaticamente irraggiungibile diventando di fatto non utilizzabile.
- Le PEC hanno un valore legale, ma solo se vengono correttamente conservate e per la durata di 10 anni.
- Ogni messaggio inviato trasmette una conferma di invio e garantirne una corretta gestione ed organizzazione è, per gli addetti ai lavori, un’attività molto importante.
- Tenere traccia della gestione della PEC non sempre risulta semplice.
Gestione PEC con ARXivar NEXT
ARXivar NEXT è la release web di ARXivar che coniuga le funzionalità di gestione dei processi e delle informazioni alle caratteristiche dei più attuali tools di collaboration, mobile working e customer experience.
ARXivar Next permette di creare interamente l’interfaccia di lavoro di ogni utente/gruppo di utenti, tenendo conto del device utilizzato; è possibile personalizzare totalmente, e, definendo per quali dispositivi ed utenti/gruppi uno specifico layout dovrà funzionare.
Grazie al suo potente motore di workflow è possibile progettare l’esecuzione dei processi in maniera immediata ed intuitiva; in questo modo le attività possono essere “concatenate” tra di loro e verranno svolte seguendo un ordine logico e/o una sequenza temporale definita guidando l’utente nel suo lavoro quotidiano e di conseguenza digitalizzandolo. L’utente avrà quindi a disposizione un’unica «scrivania elettronica di lavoro» che potrà essere arricchita anche con strumenti di collaboration quali una chat integrata per agevolare lo scambio di informazioni ed oggetti tra i vari utenti e strumenti di reportistica che saranno di valido supporto per avere a portata di mano dati statistici, valori calcolati in base ai processi digitalizzati.
Con ARXivar NEXT si possono sfruttare tantissime Funzionalità per la gestione delle PEC quali:
- Archiviazione automatica PEC Ingresso/Uscita per ovviare ai problemi di spazio della cassetta postale
- Conservazione elettronica automatica·
- Collegamento ricevute di invio con mail inviate
- Workflow di gestione personalizzabile in base alle singole esigenze per poter tenere traccia di tutte le PEC
Altre funzionalità - Relazione delle PEC ricevute / inviate
- Estrazione Allegati
- Conversione di Corpo PEC e allegati in unico PDF
- Regole Smistamento Automatico messaggi PEC
- Workflow di gestione personalizzabile
- Archiviazione automatica PEC Ingresso / Uscita
- Relazione delle PEC ricevute / inviate
- Collegamento ricevute di invio con mail inviate
- Estrazione Allegati
- Conversione di Corpo PEC e allegati in unico PDF
- Regole Smistamento Automatico messaggi PEC
- Workflow di gestione personalizzabile
- Conservazione elettronica
Esempio di gestione delle PEC in azienda con ARXivar NEXT
Archiviazione
- Archiviazione automatica PEC Ingresso
- Tutte le PEC in ingresso sono archiviate in Arxivar NEXT, che potrà eliminarle o meno dal server, anche se non ancora contrassegnate come lette
- Archiviazione automatica PEC Uscita
- Tutte le PEC inviate, da Arxivar o da altri client di posta configurati per l’invio, sono archiviate in Arxivar
- Conservazione elettronica
- Le PEC in ingresso e in uscita, dopo essere state archiviate in Arxivar, possono essere inviate automaticamente in conservazione elettronica per estendere nel tempo il loro valore legale
Gestione
- Gestione delle PEC che permette la relazione “ricevute/inviate” tra di esse
- Partendo da una qualsiasi PEC, con un click è possibile accedere a tutte le PEC relazionate
- Relazione delle ricevute di invio con le mail inviate
- Le ricevute di ritorno sono riconosciute come tali e sono relazionate in automatico con la PEC inviata a cui fanno riferimento.
- La PEC inviata cambierà stato da INVIATA, ACCETTATA, CONSEGNATA in base alle ricevute
- Conversione di Corpo mail e allegati in unico PDF
- Notifica versione PDF della PEC, leggibile anche in mobilità: viene creato un PDF unico composto dal corpo della mail e da tutti i suoi allegati convertibili in PDF
- Invio e ricezione PEC senza client di posta
- Tramite il workflow di Arxivar è possibile ricevere o inviare una PEC senza alcun client di posta
- Fascicolo personale e possibilità di organizzare le PEC in fascicoli
Sicurezza
- Le PEC sono visualizzate in sola lettura, e non è possibile eliminarle
- Visualizzazione delle sole PEC di interesse, senza la necessità di accedere alla cassetta postale
- Possibilità di invio PEC, previa abilitazione del relativo utente, senza la necessità di accedere alla cassetta postale
