Gestione PEC: tutto più semplice con ARXivar NEXT

Al giorno d’oggi in qualsiasi realtà aziendale si scambiano le informazioni attraverso la posta elettronica ed in molti casi vi è l’obbligo di dare consistenza e validità legale ai dati che spediamo per mail sfruttando la Posta Elettronica Certificata. Il Decreto Semplificazioni a questo proposito ha esplicitato che dal primo ottobre 2020 le imprese e le ditte individuali che non avessero ancora una PEC potrebbero ricorrere a sanzioni.

Ma facciamo un passo indietro… Che cos è la PEC?

Si tratta sempre di posta elettronica, con alcune caratteristiche aggiuntive che servono a garantire l’inviol’integrità e l’avvenuta consegna dei messaggi scambiati tra il Gestore PEC del mittente e quello del destinatario.

In questo modo lo stato del messaggio ed i suoi contenuti sono opponibili a terzi, visto che con la PEC sono rispettati i livelli di qualità e sicurezza previsti dalla legge.

Più precisamente quando un utente invia un messaggio, riceve dal Gestore di PEC una ricevuta con definizione temporale, che è prova legale della spedizione del messaggio; quando il destinatario riceve il messaggio invece, al mittente arriva ricevuta di consegna avvenuta o mancata.

Tuttavia, seppur la PEC semplifichi molte operazioni burocratiche, facendo risparmiare tempo e denaro, per l’invio delle raccomandate cartacee per esempio, ci sono alcuni limiti nella gestione che non andrebbero sottovalutati:

  1. Se lo Spazio della cassetta postale si riempie, la PEC risulta automaticamente irraggiungibile diventando di fatto non utilizzabile.
  2. Le PEC hanno un valore legale, ma solo se vengono correttamente conservate e per la durata di 10 anni.
  3. Ogni messaggio inviato trasmette una conferma di invio e garantirne una corretta gestione ed organizzazione è, per gli addetti ai lavori, un’attività molto importante.
  4. Tenere traccia della gestione della PEC non sempre risulta semplice.

Gestione PEC con ARXivar NEXT

ARXivar NEXT è la release web di ARXivar che coniuga le funzionalità di  gestione dei processi  e delle informazioni alle caratteristiche dei più attuali tools di collaborationmobile working e customer experience.
ARXivar Next permette di creare interamente l’interfaccia di lavoro di ogni utente/gruppo di utenti, tenendo conto del device utilizzato; è possibile personalizzare totalmente, e, definendo per quali dispositivi ed utenti/gruppi uno specifico layout dovrà funzionare.

Grazie al suo potente motore di workflow è possibile progettare l’esecuzione dei processi in maniera immediata ed intuitiva; in questo modo le attività possono essere “concatenate” tra di loro e verranno svolte seguendo un ordine logico e/o una sequenza temporale definita guidando l’utente nel suo lavoro quotidiano e di conseguenza digitalizzandolo. L’utente avrà quindi a disposizione un’unica «scrivania elettronica di lavoro» che potrà essere arricchita anche con strumenti di collaboration quali una chat integrata per agevolare lo scambio di informazioni ed oggetti tra i vari utenti e strumenti di reportistica che saranno di valido supporto per avere a portata di mano dati statistici, valori calcolati in base ai processi digitalizzati.

Con ARXivar NEXT si possono sfruttare tantissime Funzionalità per la gestione delle PEC quali:

  • Archiviazione automatica PEC Ingresso/Uscita per ovviare ai problemi di spazio della cassetta postale
  • Conservazione elettronica automatica·
  • Collegamento ricevute di invio con mail inviate
  • Workflow di gestione personalizzabile in base alle singole esigenze per poter tenere traccia di tutte le PEC

    Altre funzionalità
  • Relazione delle PEC ricevute / inviate
  • Estrazione Allegati
  • Conversione di Corpo PEC e allegati in unico PDF
  • Regole Smistamento Automatico messaggi PEC
  • Workflow di gestione personalizzabile
  • Archiviazione automatica PEC Ingresso / Uscita
  • Relazione delle PEC ricevute / inviate
  • Collegamento ricevute di invio con mail inviate
  • Estrazione Allegati
  • Conversione di Corpo PEC e allegati in unico PDF
  • Regole Smistamento Automatico messaggi PEC
  • Workflow di gestione personalizzabile
  • Conservazione elettronica

Esempio di gestione delle PEC in azienda con ARXivar NEXT

Archiviazione

  • Archiviazione automatica PEC Ingresso
  • Tutte le PEC in ingresso sono archiviate in Arxivar NEXT, che potrà eliminarle o meno dal server, anche se non ancora contrassegnate come lette
  • Archiviazione automatica PEC Uscita
  • Tutte le PEC inviate, da Arxivar o da altri client di posta configurati per l’invio, sono archiviate in Arxivar
  • Conservazione elettronica
  • Le PEC in ingresso e in uscita, dopo essere state archiviate in Arxivar, possono essere inviate automaticamente in conservazione elettronica per estendere nel tempo il loro valore legale

Gestione

  • Gestione delle PEC che permette la relazione “ricevute/inviate” tra di esse
  • Partendo da una qualsiasi PEC, con un click è possibile accedere a tutte le PEC relazionate
  • Relazione delle ricevute di invio con le mail inviate
  • Le ricevute di ritorno sono riconosciute come tali e sono relazionate in automatico con la PEC inviata a cui fanno riferimento.
  • La PEC inviata cambierà stato da INVIATA, ACCETTATA, CONSEGNATA in base alle ricevute
  • Conversione di Corpo mail e allegati in unico PDF
  • Notifica versione PDF della PEC, leggibile anche in mobilità: viene creato un PDF unico composto dal corpo della mail e da tutti i suoi allegati convertibili in PDF
  • Invio e ricezione PEC senza client di posta
  • Tramite il workflow di Arxivar è possibile ricevere o inviare una PEC senza alcun client di posta
  • Fascicolo personale e possibilità di organizzare le PEC in fascicoli

Sicurezza

  • Le PEC sono visualizzate in sola lettura, e non è possibile eliminarle
  • Visualizzazione delle sole PEC di interesse, senza la necessità di accedere alla cassetta postale
  • Possibilità di invio PEC, previa abilitazione del relativo utente, senza la necessità di accedere alla cassetta postale

 

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