Il sistema Peppol nella pratica: pochi giorni alla partenza!

All’interno del percorso di digitalizzazione delle PA , partito con la Fatturazione Elettronica, si inserisce, a partire dal 30 giugno, il progetto europeo Peppol :  per le aziende sanitarie di Emilia Romagna diventa obbligatorio emettere ordini e ricevere nel formato elettronico prestabilito per tutti i contratti che discendono da bandi pubblicati successivamente al 31 gennaio scorso.

La scadenza successiva sarà il 31 gennaio 2017 quando il progetto sarà avviato per altri soggetti della Regione. Al momento non sono definite scadenze precise per gli enti locali, che avranno la facoltà di utilizzare il sistema, ma non l’obbligo.

 

Il processo di vendita alle Pubbliche Amministrazione si comporrà quindi dei seguenti passi:

  • la PA invia l’ordine al fornitore, utilizzando il formato europeo Peppol;
  • il fornitore riceve e scarica l’ordine, consegna la merce e invia all’Ente il documento di trasporto (DDT) elettronico in formato Peppol;
  • la PA riceve il DDT elettronico, acquisisce automaticamente i dati sulle merci ricevute e verifica la corrispondenza con l’ordine;
  • il fornitore emette la Fattura Elettronica e la invia alla PA seguendo gli attuali processi in vigore; contestualmente invia tali documenti in conservazione elettronica;
  • alla ricezione della Fattura Elettronica la PA può effettuare la riconciliazione con l’ordine e il DDT e inviare i diversi documenti in conservazione, completando la digitalizzazione del processo di acquisto.

 

Cosa facciamo nella pratica per i fornitori?

Forniamo una soluzione che consente di gestire tutti gli step del processo all’interno del portale IX, già attivo per la Fatturazione Elettronica:

  1. Ricezione Ordine dalla Pubblica Amministrazione
    Attraverso il portale IX il fornitore ha la possibilità di vedere sistematicamente gli Ordini inviati dalle PA; tali ordini possono essere scaricati ed archiviati nel documentale e dovranno poi essere caricati nel proprio gestionale per avviare il percorso di evasione.
  2. Generazione ed invio DDT nel formato xml Peppol
    All’interno del gestionale dovranno essere identificati i clienti (PA) che sono coinvolti nel progetto Peppol per poter indentificare i relativi DDT emessi; uno specifico plugin, leggendo da database o mappando il PDF del Documento di Trasporto, genererà in automatico, in una direttrice specifica, i file xml dei DDT emessi/modificati durante la giornata. Tali xml potranno essere trasmessi al Sistema di Interscambio (e quindi alla PA) in modalità manuale sul portale IX oppure in via automatica grazie all’utilizzo di uno specifico workflow Arxivar.
  3. Generazione ed invio Fattura Elettronica
    Attraverso il portale IX si acquisisce e si invia la fattura in formato XML (unico formato accettato), prodotta direttamente dall’ERP, oppure si crea l’xml a partire dal PDF del documento; prima dell’invio è previsto un controllo sul formato del documento, per evitare inesattezze che sarebbero rifiutate dal Sistema di Interscambio; la fattura viene firmata digitalmente e inviata al Sistema di Interscambio gestendo tutte le notifiche di ritorno.
  4. Conservazione Elettronica
    All’interno del portare IX, attraverso il servizio specifico IX.CE, è possibile assicurare la conservazione a norma delle Fatture Elettroniche sia in House che in Outsourcing. Tutti i documenti sottoposti a conservazione elettronica con IX.CE sono consultabili e scaricabili in qualsiasi momento dal portale dedicato. Oltre alla Fattura Elettronica possono essere sottoposti a conservazione elettronica tutti i documenti del ciclo attivo e passivo, i libri giornali e i registri iva.

 

Per sapere di più sulle nuove normative, approfondire l’argomento, oppure organizzare una demo del portale

Alcuni siti utili:
Elenco aziende sanitarie (aggiornato al 29/1/2016)
Enti Regione (aggiornato al 29/1/2016)
Composizione documenti in formato Peppol