La Digitalizzazione dei DDT con ARXivar NEXT

Uno dei principali motivi che spesso frena le imprese alla totale digitalizzazione del ciclo degli acquisti e delle vendite è il documento di trasporto (DDT), perché ancora in troppe aziende vi è l’errata convinzione che esso debba essere sul mezzo durante la consegna dei beni, oppure che vi sia l’obbligo normativo di richiedere al cliente nazionale la firma sulla copia del DDT una volta la merce arrivata a destinazione.

In realtà il DDT va emesso prima dell’inizio del trasporto della merce e può essere trasmesso elettronicamente purché entro il giorno in cui è iniziato il trasporto della merce ed inoltre la firma del cessionario non è un obbligo, ma viene spesso apposta solo come prova dell’effettiva consegna dei beni.
Tra l’altro, anche quest’ultima può essere del tutto digitalizzata.
Oggi i Documenti di Trasporto, per la consegna della merce dai magazzini verso i destinatari possono essere gestiti in modalità esclusivamente elettronica, permettendo un notevole risparmio di costi di stampa, di tempo e migliorando la condivisione delle informazioni aziendali poiché esso può così essere consultato ancor prima che la merce arrivi a destinazione.

I vantaggi della dematerializzazione dei DDT

  • Condivisione delle informazioni aziendali più efficace ed efficiente
  • Controllo in tempo reale delle operazioni di consegna
  • Aumento della collaborazione tra attori interni ed esterni all’azienda
  • Netta differenza in termini di velocità nel reperimento dei documenti, che per normativa vigente devono essere conservati
  • Miglioramento della sicurezza poichè i documenti dematerializzati e archiviati non si possono smarrire
  • Separazione delle fasi d’invio fisico del prodotto e invio del documento di trasporto; la prima fase può partire senza dover attendere la seconda.
  • Tracciamento in tempo reale dei destinatari che hanno effettivamente consultato i documenti
  • Riduzione dei tempi di spedizione della merce

Perché non sfruttare la possibilità di eliminare completamente la carta per ridurre i tempi necessari all’elaborazione dei documenti ed eliminare i costi della gestione degli archivi cartacei?

Vediamo cosa significa gestire a tutto tondo i DDT digitali in azienda con ARXivar NEXT

ARXivar NEXT è la release web di ARXivar che coniuga le funzionalità di gestione dei processi e delle informazioni alle caratteristiche dei più attuali tools di collaboration, mobile working e customer experience.

Esso permette di creare interamente l’interfaccia di lavoro di ogni utente/gruppo di utenti, tenendo conto del device utilizzato; è inoltre possibile personalizzare totalmente menù, desktop e comandi, definendo per quali dispositivi ed utenti/gruppi uno specifico layout dovrà funzionare.

Grazie al suo potente motore di workflow è possibile progettare l’esecuzione dei processi in maniera immediata ed intuitiva; in questo modo le attività possono essere “concatenate” tra di loro e verranno svolte seguendo un ordine logico e/o una sequenza temporale definita guidando l’utente nel suo lavoro quotidiano mettendogli a disposizione una vera e propria «scrivania elettronica di lavoro».

Ipotizzando il processo fin dall’emissione del DDT fino ad arrivare all’archiviazione dello stesso, ecco come, con ARXivar NEXT, viene gestito tutto l’iter

Emittente

  • Predisposizione merce
  • Inserimento a sistema delle informazioni ed elaborazione DDT
  • Dematerializzazione Documento di Trasporto (fruibile da portale web/tablet)
  • Archiviazione a norma del DDT con firma grafometrica

Trasportatore

  • Firma Grafometrica DDT da Tablet
  • Trasporto merce e trasmissione digitale DDT

Ricevente

  • Verifica e firma Grafometrica: Cliccando sul link per l’accesso alla condivisione, il ricevente viene indirizzato sul portale web ARXivar dal quale può consultare il riepilogo dei DDT ed effettuare il download, con un solo click.
  • Ricezione automatica del flusso dati nel sistema gestionale e Registrazione
  • Archiviazione elettronica a norma del DDT con firma grafometrica.

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