Nel panorama normativo e operativo delle aziende italiane, la gestione documentale è un pilastro essenziale per garantire efficienza, sicurezza e conformità alle normative vigenti.

Un elemento cruciale in questo contesto è il Manuale della Conservazione Elettronica, un documento strategico che:

  • descrive il sistema di conservazione di dati e documenti digitali;
  • illustra dettagliatamente la loro organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi;
  • spiega il modello di funzionamento e il processo di conservazione;
  • descrive l’architettura le infrastrutture tecnologiche;
  • e, se correttamente redatto e aggiornato, protegge l’azienda da potenziali sanzioni economiche e legali.

Il ruolo centrale del Manuale della Conservazione Elettronica 

A partire dal 1° gennaio 2022, le Linee Guida AGID rappresentano il riferimento imprescindibile per la redazione e l’aggiornamento del Manuale della Conservazione Elettronica. Questo documento non è solo un adempimento normativo, ma uno strumento utile a descrivere in modo chiaro le procedure messe in atto per gestire il flusso di Conservazione Elettronica a norma.  

I benefici di una corretta Conservazione Elettronica

Un manuale ben redatto offre numerosi vantaggi:

  • CONFORMITÀ NORMATIVA – Seguire le linee guida AgID garantisce che l’azienda sia in regola con le disposizioni normative in materia di conservazione dei documenti informatici. Questo include la definizione di procedure chiare e responsabilità precise per gli operatori coinvolti.
  • EFFICIENZA OPERATIVA – Grazie alla digitalizzazione e alla corretta conservazione dei documenti, le operazioni aziendali diventano più efficienti. Un manuale dettagliato facilita l’accesso alle informazioni, migliorando la produttività.
  • GESTIONE DEI RISCHI – Mantenere il manuale sempre aggiornato permette di identificare e mitigare i rischi legati alla conservazione dei documenti. Ciò include l’adeguamento alle nuove normative e l’implementazione di tecnologie avanzate di conservazione.

Il ruolo del Responsabile della Conservazione Digitale

Secondo le nuove Linee Guida AgID, il Responsabile della Conservazione Digitale ha un ruolo chiave nella gestione e nell’aggiornamento di questo documento, in quanto è responsabile nell’assicurare che tutti i processi di conservazione rispettino le normative vigenti e che i documenti siano protetti e accessibili nel lungo periodo.

Per affrontare queste sfide in modo efficace, Talea Consulting si pone come partner privilegiato per i Responsabili della Conservazione Digitale. Offriamo supporto specialistico nella redazione e nell’aggiornamento del Manuale della Conservazione Elettronica, garantendo conformità alle normative e migliorando la gestione documentale aziendale.