La Conservazione Digitale cambia dal 1° Gennaio 2022.
L’Agenzia per l’Italia Digitale ha stilato delle nuove Linee Guida alle quali ognuno dovrà adeguarsi dal prossimo 1° Gennaio 2022.
Gli obiettivi dell’Agenzia sono la regolamentazione della natura e della funzione del sistema di conservazione, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti e la descrizione minuziosa dell’intero processo.
Il Responsabile della Conservazione Digitale e il Manuale di Conservazione
Una delle figure centrali citate nelle nuove Linee Guida è rappresentata dal Responsabile della Conservazione Digitale a norma: per molti, forse, il suo ruolo risulta essere sconosciuto, ma rappresenta – per legge – un tassello di grande importanza non solo per le pubbliche amministrazioni, ma anche nelle aziende private, per quanto concerne le attività di conservazione.
Tale figura, che può essere indentificata all’interno dell’organizzazione, insieme ai suoi delegati ha il compito di vigilare sull’operatività aziendale relativa al flusso di conservazione.
Dovrà quindi occuparsi di aspetti fondamentali quali ad esempio:
- vigilare sui flussi di versamento e sulla corretta conclusione del processo di conservazione entro i termini stabili per legge in base alle diverse tipologie documentali
- monitorare il corretto funzionamento del sistema di conservazione, verificando periodicamente integrità e leggibilità dei documenti informatici
- redigere il Manuale di Conservazione e curarne l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti
Il Manuale di Conservazione è un documento informatico obbligatorio, che dovrà essere conservato digitalmente.
Al suo interno è necessario descrivere dettagliatamente l’organizzazione, i ruoli e i soggetti, il modello di funzionamento, le tipologie documentali con i relativi metadati e il processo di conservazione digitale.
