Regole per il documento informatico

DPCM 13 novembre 2014

Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005

Copie, duplicati, passaggio dalla carta al digitale e viceversa, questi sono i temi affrontati dal DPCM. 13 novembre 2014, un altro importante tassello aggiunto al quadro normativo di riferimento in materia di documento informatico. Il provvedimento si applica alle pubbliche amministrazioni; alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione; ai privati nonché, “agli altri soggetti, a cui è eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici”, come nel caso di esternalizzazione dei processi di conservazione dei documenti informatici.
Il primo capo delle regole tecniche è dedicato al documento informatico; il secondo ai documenti amministrativi informatici; il terzo ai fascicoli, ai registri e repertori informatici della pubblica amministrazione.
Le regole trattano della formazione dei documenti, del trasferimento dei documenti al sistema di conservazione e della sicurezza dei sistemi informatici.
A queste regole di carattere generale seguono indicazioni sulle operazioni necessarie per garantire i requisiti di integrità e di immodificabilità a seconda delle diverse modalità attraverso cui è stato formato il relativo documento (art. 3).
Le pubbliche amministrazioni devono adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre il termine di diciotto mesi, decorrente dall’ entrata in vigore delle regole tecniche.

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