Protocolli PA

Soluzioni di digitalizzazione dedicate ai protocolli della Pubblica Amministrazione: verso una gestione agile, ottimizzata ed integrata dei flussi documentali, aumentando la produttività e riducendo sprechi di tempo e margini di errore.

Ogni Pubblica Amministrazione utilizza i protocolli, ovvero registri in cui vengono annotate la ricezione e la spedizione di tutti gli atti provenienti da privati o da altre PA, secondo ordine cronologico.

La gestione di tali flussi documentali organizza e governa la documentazione ricevuta,  inviata o comunque prodotta dall’amministrazione per l’esecuzione dei procedimenti di pertinenza; consente infatti la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici, costituendo anche una fonte di prova privilegiata in caso di querela.

In base alle normative sono numerosi i documenti che devono essere protocollati, ed ogni PA è tenuta a descrivere le proprie linee guida per la loro gestione all’interno di un manuale.

Che cosa si può fare nel concreto? Alcuni esempi di applicazione

La soluzione che proponiamo fornisce alle Pubbliche Amministrazioni tutte le risorse tecnologiche necessarie per realizzare un sistema automatico di gestione elettronica dei flussi documentali e rendere più efficienti le attività di amministrazione all’ interno dei diversi enti pubblici. La gestione informatica del protocollo permette infatti di aumentare notevolmente la produttività e la trasparenza dei processi amministrativi.

La soluzione software che proponiamo permette di gestire tutte le comunicazioni in entrata ed in uscita dagli enti della Pubblica Amministrazione all’ interno del protocollo.


Quindi è possibile registrare i documenti ed eseguire i relativi processi:

  • numerazione e segnatura del protocollo
  • gestione della rubrica
  • fascicolazione archivistica
  • conservazione sostitutiva
  • stampa del registro di protocollo, ecc.
  • trasmissione del documento ad un ruolo o ad una unità organizzativa per l’assegnazione, la visione o altre attività
  • prenotazione dei numeri di protocollo in uscita
  • dichiarazione della numerazione di emergenza

Vantaggi

Vantaggi

La procedura di gestione del protocollo informatico che implementiamo per le Pubbliche Amministrazioni offre molte opportunità in quanto permette agli attuatori di:

  • ridurre le risorse per la protocollazione eliminando i registri cartacei e diminuendo gli uffici di protocollo
  • organizzare al meglio il lavoro delle amministrazioni, razionalizzando il flusso dei documenti
  • redigere ed adottare un manuale di gestione del sistema documentario
  • rendere il proprio servizio trasparente, implementando degli strumenti che favoriscano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni

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