Il peso della burocrazia soffoca le aziende: 33 miliardi di euro persi per le scartoffie.
L’azienda, da qualsiasi lato tu la guardi, produce documentazione più o meno importante che va gestita, condivisa e archiviata, tali fasi sono quelle che richiedono più tempo e energie che possono essere quasi totalmente automatizzate mediante la gestione documentale collaborativa. Per questo motivo la documentazione e la fruizione della stessa è una buona percentuale della base sulla quale l’azienda deve generare il proprio sistema informativo aziendale. I tempi di ricerca e o costi surrogati calano del 90% e quelli di archiviazione dell’80%. Parliamo quindi di un investimento destinato a rientrare mediante l’acquisizione e il recupero di tempo e energie dell’ambiente aziendale in ottica di potenziare anche l’ERP aziendale.
La Nuova Digitalizzazione, che prende il nome di Social Collaboration, permette agli utenti di gestire in modo collaborativo il flusso dei documenti e delle informazioni in generale. Questo perchè l’automatizzazione fluidifica i processi più lenti e semplifica quelli più complessi permettendo una condivisione più snella e efficace. Basti pensare alle modalità operative dei social network, le quali nella loro semplicità si adattano a molteplici device e a diversi mondi digitali, così da poter annullare eventuali barriere comunicative.
La personalizzazione dei tools permette inoltre un monitoraggio continuo di tutti gli ambienti e gli utenti coinvolti, riducendo drasticamente le tempistiche e permettendo al fruitore di individuare più semplicemente i break point: la storia legata a un qual si voglia flusso aziendale (amministrativo, strategico, comunicativo, etc) è salvata in automatico, facilitando il recupero e il medicament immediato.
Tutto questo internamente, ma tale livello di semplificazione e upgrade è ampliabile anche all’esterno e alle inter-relazioni (partner, co-branding, fornitori, etc) come altre realtà, al fine di raggiungere tutti i benefici di una vera e completa Digital Transformation.
Questo processo di trasformazione per le aziende, comprese le piccole, può essere lungo ma è irrimandabile. Altrimenti? Perdita in competitività!
Le tecnologie a disposizione ci sono già: nell’offerta ci sono 4 mondi, nati in modi diversi e separati, che hanno sviluppato anche funzionalità di tipo collaborativo:
- gli ERP;
- l’office automation;
- i sistemi di communication & collaboration;
- i sistemi documentali.
Gli strumenti collaborativi per la gestione dei processi sono uno degli aspetti più innovativi che, purtroppo, sono messi a disposizione da poche piattaforme documentali. Applicando i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti, le piattaforme documentali collaborative, come ad esempio ARXivar NEXT, realizzano il vero Social Business.
