Area Vendite: BPM e workflow management

Tramite gli strumenti di Business Process Management è possibile gestire tutte le informazioni e le comunicazioni con il cliente, dalle prime richieste di informazioni, agli invii di nuove offerte fino alla gestione delle conferme d’ordine e dei relativi contratti.
Si aiutano così le imprese a curare maggiormente i rapporti con i clienti, fattore chiave per il successo di ogni attività e valore fondamentale nello svolgimento del proprio lavoro.

Alcuni esempi di processi e documenti che possono essere automatizzati per l’area vendite sono:

  • l’emissione delle offerte
  • la gestione delle richieste ricevute e dei reclami
  • l’organizzazione degli ordini e dei solleciti di pagamento
  • la verifica della solvibilità dei clienti
  • l’approvazione delle circolari e la relativa distribuzione
  • le attività da svolgere sui contratti e sugli ordini aperti, come il controllo delle scadenze
  • gestione delle conferme d’ordine

Gestione delle Conferme d’Ordine

È fondamentale gestire correttamente gli ordini dei clienti ed essere tempestivi nell’ elaborazione ed invio delle conferme e dei documenti richiesti, nel momento in cui si effettua una vendita.
E’ importante rispettare i tempi previsti per queste attività ed evitare errori nello svolgimento delle procedure.
In questa situazione l’automatizzazione si rivela particolarmente utile, in quanto permette di impostare delle regole a livello aziendale per rispondere alle richieste, svolgendo con ordine le attività previste.

Tipicamente in azienda, nel momento in cui si riceve un ordine, deve essere automaticamente emessa la conferma d’ordine: questo è un passaggio fondamentale nell’ organizzazione del lavoro e nella gestione dei processi contrattuali con i clienti.

Guarda la Video-Demo sulla documentazione dell’Area Vendite

Nel concreto

All’ arrivo di un ordine confermato il processo prevede diversi task operativi sequenziali o contemporanei che coinvolgono varie funzioni aziendali:

  1. Verifica della presenza dell’anagrafica cliente in rubrica
  2. Presa in carico dell’ordine da parte di un utente dell’ufficio vendite
  3. Controllo prodotti e servizi erogati e relative condizioni di fornitura
  4. Presa visione o approvazione dell’ordine da parte del responsabile vendite
  5. Invio automatico della conferma d’ordine tramite mail  al cliente interessato

In questo modo la comunicazione con il cliente viene notevolmente snellita e si possono ridurre i tempi di evasione complessiva dell’ordine.
Tutti i processi, gestiti con la piattaforma di BPM, vengono resi più efficienti con l’obiettivo primario di mantenere l’impresa competitiva in un mercato sempre più veloce e automatizzato.

Inoltre dal 1 febbraio 2020 è obbligatorio per le aziende fornitrici delle Pubbliche Amministrazioni (PA) del Sistema Sanitario Nazionale (SSN) ricevere l’ordine di acquisto in formato elettronico tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO).

Gestione Cessioni Intra UE – Conferma Ricezione Merce

Dal 1^ gennaio 2020 con l’entrata in vigore del regolamento (UE) 2018/1912 che apporta delle modifiche al regolamento (UE) n. 282/2011 relativo alle esenzioni connesse alle operazioni intracomunitarie, le aziende che effettuano cessioni Intra-UE per attestare la non imponibilità IVA dell’operazione devono poter «comprovare» la ricezione della merce da parte dei propri clienti UE.

Analizzando la normativa e gli strumenti a nostra disposizione, possiamo prevedere tre possibili soluzioni:

  1. Invio mail con allegata dichiarazione; il cliente dovrà rispondere alla mail ricevuta allegando la dichiarazione compilata e firmata;
  2. Invio mail con allegata dichiarazione, il cliente potrà accettare\rifiutare nel caso di accettazione allegherà la dichiarazione compilata e firmata, nel caso di rifiuto inserirà una motivazione del rifiuto;
  3. invio mail con link integrazione con e-saw, il cliente cliccando su link avrà la possibilità di visualizzare il documento ed appore una firma elettronica sul documento.

 

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4 Maggio 2018