Strumenti OCR e Data Capture

Le tecnologie di lettura ottica fondano le proprie basi sull’utilizzo di “motori di riconoscimento” che consentono di minimizzare il data-entry manuale, mediante l’estrazione di dati da modulistica di ogni genere,

sia strutturata (cioè con layout fisso):

  • questionari,
  • cartoline di registrazione,
  • moduli anagrafica,
  • certificati di garanzia,
  • moduli rilevazione dati in produzione,
  • bollettini postali,
  • documenti bancari,
  • ricette farmaceutiche,
  • moduli richiesta carta fedeltà,
  • carte d’identità, patenti e passaporti,
  • qualsiasi tipo di form strutturato;

sia non strutturata o semi-strutturata (cioè con layout variabile):

  • fatture,
  • bolle e DDT,
  • documenti bancari e postali,
  • contratti,
  • ecc..
Data Capture
Tecnologie

OMR: Riconoscimento di caselle di marcatura (check box).
ICR: Riconoscimento di caratteri manoscritti in stampatello, sia incasellati che non.
BCR: Riconoscimento di qualsiasi tipo di codice a barre.
OCR: Riconoscimento di Testo stampato con caratteri tipografici di qualsiasi dimensione e font.
CHR: Riconoscimento di campi alfabetici, numerici e alfanumerici scritti a mano in corsivo.
FREE-FORM e ANALISI del LAYOUT: Estrazione dati da documenti con layout variabile.
FORM IDENTIFICATION: Identificazione grafica del documento, ordinamento pagine, etc.
IDE: Ritaglio ed estrapolazione di intere pagine o parti di esse con archiviazione in formato digitale.
AMK: Inserimento manuale assisito (da immagine) di dati.

Principali bisogni delle imprese

  • Estrarre dati da moduli cartacei
  • Limitare il data-entry manuale di dati
  • Recuperare dati automaticamente da DDT o fatture passive
  • Identificare dati in documenti con layout variabile
  • Convertire documenti in files ricercabili
  • Migliorare le scansioni dei documenti
  • Potenziare il sistema di gestione documentale
  • Automatizzare l’indicizzazione per l’archiviazione ottica
  • Classificare automaticamente documenti, fax e email
  • Verificare la presenza della firma su un documento
  • Rilevare i dati di produzione
  • Elaborare moduli contenenti dati anagrafici
  • Catturare documenti in mobilità

Quali vantaggi posso ottenere con l’introduzione di strumenti di Data Capture?

I vantaggi nell’introduzione di queste tecnologie, tradizionalmente molto “di nicchia”, ma oggi più che mai supporto imprescindibile per la crescita continua della digitalizzazione in azienda, sono numerosi. Dalla riduzione delle risorse umane necessarie a trasformare in formato elettronico elaborabile i documenti a supporto non digitale, alla maggiore tempestività di raccolta delle informazioni, con conseguente riduzione dei tempi di risposta al Cliente finale. Non solo taglio dei costi quindi, ma anche tutti vantaggi derivanti dal miglioramento del servizio e quindi del brand aziendale trasmesso al Cliente. Velocità e tempestività contribuiscono infatti a infondere nel cliente la percezione di un’azienda seria ed attenta alle richieste del consumatore. Erogando un servizio veloce, preciso e tempestivo, il consumatore avrà una prima immagine dell’azienda estremamente positiva: ciò aumenterà la sua predisposizione ad essere “fidelizzato”. L’archiviazione ottica e non più fisica consente inoltre un notevole risparmio di spazio di conservazione, necessario per adempiere alle direttive sulla privacyoltre a consentirne un tempo di ricerca pressoché istantaneo al momento della necessità di reperimento.

Cosa si può fare nel concreto?

Il processo avviene in quattro fasi: importazione delle immagini nel software di Data Capture, riconoscimento Ottico dei dati, verifica e correzione dati, esportazione verso il database dell’ERP o del Documentale.

Fasi Processo Data Capture

Sono innumerevoli gli strumenti di analisi, elaborazione ed ottimizzazione immagini da scanner o microfilm, che possono facilitare l’archiviazione ottica e la conseguente digitalizzazione e gestione documentale.

Elaborazione Immagini

Strumenti di analisi, elaborazione ed ottimizzazione immagini da scanner o microfilm, indispensabili per archiviazione ottica e gestione documentale.

Identificazione dei Moduli

Per identificare il tipo o la famiglia a cui appartiene un modulo usando un database precostituito.

Analisi delle pagine

Per analizzare e segmentare una pagina in blocchi di testo e di non testo (immagini e disegni).

Miglioramento delle Immagini 

Per aumentare la qualità delle immagini usando raddrizzamento, pulizia e rimozione dei bordi neri.

Thresholding Dinamico

Per convertire immagini da scala di grigio in bianco e nero preservando i caratteri chiari e rimuovendo gli sfondi scuri.

Allineamento di moduli

Per allineare un modulo ad un prototipo predefinito, utilizzando box di allineamento, linee dominanti o fincatura prestampata.

Classificazione di campi 

Per identificare il contenuto di un campo: se stampato o manoscritto.

Rimozione fincatura 

Per rimuovere le parti prestampate di un modulo, così come rimuovere le linee orizzontali e verticali, le caselle intorno ai campi e/o ai caratteri.

E tanto altro…

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1 agosto 2018

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