Ciclo attivo e ciclo passivo in qualità, di un’azienda manifatturiera internazionalizzata: il caso Varvel
La trasformazione digitale per la completa gestione elettronica delle pratiche di consegna, della dematerializzazione di DDT e Fatture Fornitore e del miglioramento continuo
L’azienda
Dal 1955 Varvel progetta e realizza riduttori e variatori per applicazioni fisse di piccola e media potenza, operando a livello internazionale, con un elevato livello di servizio e soluzioni personalizzate, in conformità con gli standard sulla qualità, l’ambiente, la sicurezza e la responsabilità sociale d’impresa. Il gruppo Varvel si sviluppa su una superficie di circa 20.000 mq coperti e occupa circa 200 dipendenti. Il fatturato 2015 è stato di 32,4 M€, in continua crescita, di cui circa il 60% realizzato all’estero.
L’idea in breve
Le caratteristiche distintive di Varvel sono da sempre la flessibilità e la rapidità delle consegne, anche per prodotti ordinati all’ultimo minuto: ciò permette una competizione a livello globale anche con le grandi aziende del settore, mediante spedizioni anche entro il giorno successivo a quello dell’ordine. Tali caratteristiche possono essere mantenute solo grazie all’adozione di processi molto snelli e alla forte interazione fra le diverse Aree aziendali e per migliorare continuamente questi aspetti, nell’era della trasformazione digitale, l’innovazione della gestione aziendale si traduce in automatizzazione dei processi a basso valore aggiunto.
Dematerializzazione del Ciclo attivo
Non sempre è possibile gestire il flusso di tutti i documenti, in maniera semplice e puntuale, utilizzando solamente l’ERP aziendale. Per questo Varvel ha deciso di gestire le Pratiche di Consegna, soprattutto rispetto a tutta la documentazione generata per assolvere a tale processo, che oggi risulta completamente paperless. Anche la gestione dei registri degli spedizionieri e delle operazioni doganali, visto l’elevata internazionalizzazione dell’azienda, è stata completamente dematerializzata, al fine di migliorare il processo di controllo della fatturazione per l’export.
Persino la prevendita che, gestendo commesse a progetto oltre che a listino, trae beneficio dalla possibilità di accedere allo storico elettronico dei progetti, valorizzando al massimo il know-how sviluppato negli anni. Senza tralasciare le operazioni commerciali automatiche di condivisione con tutta la clientela degli aggiornamenti dei listini, con il relativo monitoraggio della presa visione.
Dematerializzazione del Ciclo passivo
L’obiettivo del miglioramento continuo del “time to market” passa attraverso la gestione agile delle richieste di offerta ai fornitori, mediante modulistica auto-generata ed inviata ai potenziali fornitori individuati di volta in volta, nonché alla possibilità di analisi in tempo reale degli andamenti storici delle forniture. Il vero valore aggiunto resta comunque la completa dematerializzazione di DDT e Fatture fornitore, ricevute via email e gestite in maniera automatizzata, attraverso l’integrazione fra ARXivar e l’ERP in uso (in questo caso SAP), rispetto ai processi sia di registrazione contabile, che di approvazione. La digitalizzazione di proprio quest’ultimo processo ha rappresentato la conquista più importante del progetto, visto che le informazioni utili al suo corretto funzionamento sono, per definizione, poco strutturabili e difficilmente gestibili dagli applicativi gestionali.
Digitalizzazione degli schemi di certificazione e delle scadenze
La possibilità di competere nei mercati internazionali passa attraverso la conformità agli standard di qualità, ambiente e sicurezza, che Varvel gestisce in maniera digitale, soprattutto per quanto riguarda le revisioni dei documenti e la loro approvazione e la gestione delle scadenze di manutenzione di macchine e strumenti di misura e taratura. Fanno parte di tale gestione anche quella dello scadenziario di requisiti legislativi, dei rapporti di audit e delle non conformità rilevate, con le relative azioni correttive o preventive previste.
Barbara Brunetti, Responsabile IT: “Gestire le informazioni e veicolarle al meglio all’interno delle Aree aziendali rappresenta la partenza della nostra trasformazione digitale internazionalizzata”
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