Distribuzione

Digitalizzazione Processi Ciclo Attivo e Passivo aziendali, il caso di successo Elfi SpA

La storia di successo di Elfi, Azienda Leader nella commercializzazione di materiale elettrico

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L’azienda

Elfi è Azienda Leader nella commercializzazione di materiale elettrico in Romagna, Marche, Emilia, Lombardia e Toscana. Da sempre protagonista in settori tradizionali come quello civile, terziario e industriale, ma oggi anche di altri importanti ambiti quali quello fotovoltaico, illuminotecnico, domotica, sicurezza ed automazione industriale.

  • Sede: Forlì (FC)
  • Fatturato 2018: 136 mln € – Patrimonio netto: 44 mln €
  • 26 Filiali sul territorio
  • 22 magazzini
  • 4 showroom Illuminazione
  • 400 tra dipendenti e collaboratori

Le esigenze

  • DDT di Vendita: dalla acquisizione della Firma Biometrica, alla emissione del documento a Banco, al fine di evitare stampe dei documenti in più copie.
  • Fatture di Vendita: archiviazione e gestione automatica della fatturazione elettronica con monitoraggio delle notifiche.
  • DDT Acquisto: dematerializzazione totale dei DDT Fornitori da tutte le filiali con condivisione immediata in tutta l’azienda evitando di inviare i documenti fisicamente alla sede centrale.
  • Archiviazione Contratti Fornitori: avere una gestione dei contratti snella ed organizzata per consentirne la consultazione immediata e da parte di diverse tipologie di utenti.
  • Fatture Fornitore: ciclo standard con Arxivare IX-FE. Alla ricezione della fattura, questa viene identificata se di merce o di servizi e in funzione della tipologia viene inoltrata. In caso di fattura di servizi viene inoltrata all’Ufficio Fornitori per verificare la presenza di un contratto attivo per procedere alla contabilizzazione. In assenza di esso, questa viene inoltrata al responsabile di riferimento. Se invece si tratta di fattura di merce, questa viene inoltrata all’Ufficio Acquisti per il controllo prezzi e la riconciliazione con i DDT e la verifica di eventuali non conformità. Registrazione contabile automatica.

Le soluzioni

  • Ciclo Attivo, emissione DDT (archiviazione automatica del documento PDF firmato, immediatamente consultabile anche sul gestionale senza la necessità della scansione. Visualizzazione del documento, acquisizione della firma biometrica e salvataggio dei dati del ritiro merce)
  • Ciclo Attivo, Fatture (Archiviazione automatica di tutte le fatture di vendita. Consultazione immediata sul gestionale sia del documento in formato PDF sia in formato XML. Trasmissione del file al servizio IX per invio a SdI, gestione delle notifiche e conservazione elettronica)
  • Gestione Contratti (Archiviazione dei contratti e indicizzazione per fornitore, responsabile di riferimento, tipologia, valore e durata. Consultazione immediata sul gestionale)
  • Ciclo Passivo e Approvazione pagamenti (Download automatico da IX e archiviazione della fattura del fornitore. Sospensione automatica del pagamento fino ad approvazione, anche solo di alcune tipologie di fatture/fornitori. Smistamento automatico delle fatture verso il Responsabile di riferimento. Archiviazione di eventuale preventivo della fornitura e/o altra documentazione relativa all’acquisto. Approvazione del pagamento da parte del Responsabile. Registrazione della fattura e sblocco automatico del pagamento in contabilità)

EIM Fatturazione e Conservazione Elettronica

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EIM Firma Elettronica e Grafometrica

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BPM Risorse Umane

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La testimonianza

Grazie alla integrazione tra Elettrix ed Arxivar abbiamo ottenuto automatismi assoluti che hanno notevolmente agevolato i Flussi dei documenti Attivi e Passivi.
Inoltre grazie a Regole ben definite abbiamo «indirizzato» i Processi core ai vari Responsabili di Area.
Tutto è gestito in maniera centralizzata e disponibile in tempo reale agli utenti.

Sara BianchiniResponsabile Sistemi Informativi @ Elfi SpA