Manifatturiero

Ciclo attivo e passivo di qualità di un’azienda manifatturiera internazionalizzata, il caso di successo di Varvel

La storia di successo di Varvel, tra dematerializzazione delle risorse e digitalizzazione dei processi aziendali

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La trasformazione digitale per la completa gestione elettronica delle pratiche di consegna, della dematerializzazione di DDT e Fatture Fornitore e del miglioramento continuo.

L’azienda

Dal 1955, il Gruppo Varvel  progetta e realizza riduttori e variatori per applicazioni fisse di piccola e media potenza, con una presenza in più di 60 paesi in tutti i cinque continenti.

Varvel è un partner affidabile grazie a un elevato servizio a livello globale e una produzione interamente Made in Italy certificata dai più elevati standard internazionali: questo ha consentito al Gruppo di distinguersi nel panorama internazionale per l’innovazione, la qualità e l’affidabilità della propria offerta.

Le caratteristiche distintive di Varvel sono da sempre la flessibilità e la rapidità delle consegne, anche per prodotti ordinati all’ultimo minuto: ciò permette una competizione a livello globale anche con le grandi aziende del settore, mediante spedizioni anche entro il giorno successivo a quello dell’ordine. Tali caratteristiche possono essere mantenute solo grazie all’adozione di processi molto snelli e alla forte interazione fra le diverse Aree aziendali e per migliorare continuamente questi aspetti, nell’era della trasformazione digitale, l’innovazione della gestione aziendale si traduce in automatizzazione dei processi a basso valore aggiunto.

Le esigenze

Varvel necessitava di uno strumento in grado di snellire i propri processi, spesso caratterizzati da una forte interazione tra le diverse Aree aziendali, con il forte obiettivo di dematerializzare la carta, velocizzare il passaggio delle informazioni e, più in generale, di intraprendere un percorso completo di digital trasformation.

Le Aree e i principali processi coinvolti sono stati:

  • ciclo degli acquisti;
  • ciclo attivo;
  • gestione schede tecniche prodotto;
  • sistemi di gestione qualità / ambiente / sicurezza;
  • documentazione per l’internazionalizzazione.

Le soluzioni

Dematerializzazione del Ciclo attivo

Non sempre è possibile gestire il flusso di tutti i documenti, in maniera semplice e puntuale, utilizzando solamente l’ERP aziendale. Per questo Varvel ha deciso di gestire le Pratiche di Consegna, soprattutto rispetto a tutta la documentazione generata per assolvere a tale processo, che oggi risulta completamente paperless. Anche la gestione dei registri degli spedizionieri e delle operazioni doganali, visto l’elevata internazionalizzazione dell’azienda, è stata completamente dematerializzata, al fine di migliorare il processo di controllo della fatturazione per l’export.

Persino la prevendita che, gestendo commesse a progetto oltre che a listino, trae beneficio dalla possibilità di accedere allo storico elettronico dei progetti, valorizzando al massimo il know-how sviluppato negli anni. Senza tralasciare le operazioni commerciali automatiche di condivisione con tutta la clientela degli aggiornamenti dei listini, con il relativo monitoraggio della presa visione.

Dematerializzazione del Ciclo Passivo

L’obiettivo del miglioramento continuo del “time to market” passa attraverso la gestione agile delle richieste di offerta ai fornitori, mediante modulistica auto-generata ed inviata ai potenziali fornitori individuati di volta in volta, nonché alla possibilità di analisi in tempo reale degli andamenti storici delle forniture. Il vero valore aggiunto resta comunque la completa dematerializzazione di DDT e Fatture fornitore, ricevute via email e gestite in maniera automatizzata, attraverso l’integrazione fra ARXivar e l’ERP in uso (in questo caso SAP), rispetto ai processi sia di registrazione contabile, che di approvazione. La digitalizzazione di proprio quest’ultimo processo ha rappresentato la conquista più importante del progetto, visto che le informazioni utili al suo corretto funzionamento sono, per definizione, poco strutturabili e difficilmente gestibili dagli applicativi gestionali.

Digitalizzazione degli schemi di certificazione e delle scadenze

La possibilità di competere nei mercati internazionali passa attraverso la conformità agli standard di qualità, ambiente e sicurezza, che Varvel gestisce in maniera digitale, soprattutto per quanto riguarda le revisioni dei documenti e la loro approvazione e la gestione delle scadenze di manutenzione di macchine e strumenti di misura e taratura. Fanno parte di tale gestione anche quella dello scadenziario di requisiti legislativi, dei rapporti di audit e delle non conformità rilevate, con le relative azioni correttive o preventive previste.

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La testimonianza

Gestire le informazioni e veicolarle al meglio, condividendole con tutte le Aree aziendali, rappresenta la partenza della nostra trasformazione digitale internazionalizzata.
In particolar modo abbiamo snellito e reso più efficienti tutte quelle attività difficilmente digitalizzabili attraverso l’ERP aziendale, ma aderenti alle nostre caratteristiche distintive: la flessibilità e la rapidità delle consegne.
L’inserimento di ARXivar come strumento di lavoro ha dato una spinta al miglioramento organizzativo di tutta l’azienda.

Barbara BrunettiResponsabile IT @ Gruppo Varvel SpA