Conservazione PEC: 10 regole per un utilizzo corretto

Il Consiglio nazionale dei commercialisti ha pubblicato un vademecum contenente le 10 regole per un utilizzo corretto della Posta elettronica certificata (PEC) da parte di imprese e professionisti.

Le parole d’ordine sono firma digitale PEC e conservazione PEC. L’opportunità di sfruttare a pieno i vantaggi della dematerializzazione può essere colta dalle imprese anche attraverso l’utilizzo della PEC, impiegando però lo strumento in maniera adeguata. Conservare quindi i documenti elettronici – file – necessari a comprovare legalmente l’effettiva veridicità delle comunicazioni, rappresenta la soluzione per dimostrare l’autenticità delle informazioni inviate e ricevute via PEC.

Di seguito le regole essenziali, estrapolate dal vademecum, che suggeriamo di seguire.

  1. conservazioneConservare la Ricevuta di consegna completa delle Pec inviate, formata da due file:
    • “POSTACERT.EML”, contenente il messaggio originale, completo di testo e di eventuali allegati;
    • “DATICERT.XML”, che riproduce tutto l’insieme delle informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
  2. Ricordare che l’esito positivo o negativo dell’invio viene comunicato al mittente entro 24 ore.
  3. Verificare costantemente che la propria casella di posta elettronica certificata sia capiente e che ci sia quindi abbastanza spazio per ricevere nuovi messaggi.
  4. Non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati, abitualmente pari a 30 megabyte complessivi.
  5. Non indicare al registro delle imprese indirizzi Pec diversi da quello riferito alla società iscritta: evitare l’indirizzo di un professionista di fiducia come domicilio digitale di un’impresa e non utilizzare lo stesso indirizzo per società diverse.
  6. Sottoscrivere sempre con firma digitale ogni istanza o dichiarazione presentata via Posta elettronica certificata alla Pubblica Amministrazione, in quanto la Pec non ha valore di sottoscrizione dei documenti, essendo esclusivamente una modalità di invio.
  7. In sede di giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento via Pec, occorre allegare: la stampa dell’atto notificato in formato Pdf con firma digitale, le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec, il certificato di firma digitale del notificante e quello del gestore della Pec.
  8. Conservazione Adottare sistemi di conservazione idonei delle Posta elettronica certificata e dei relativi allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute:
    • per le Pec inviate, conservare la Ricevuta di consegna completa;
    • per le Pec ricevute conservare la busta di trasporto con i file “POSTACERT.EML” e “DATICERT.XML”.
  9. Ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le Pec con allegati sottoscritti con firma digitale. Solo così si potrà mantenere il valore legale di “scrittura privata” anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione che di norma non ha durata superiore ai tre anni.
  10. Comunicare con tempestività qualsiasi eventuale variazione di indirizzo Posta elettronica certificata all’ordine di appartenenza, in quanto tutte le PA, comprese amministrazione finanziaria e autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche a tale indirizzo.

 Vedi le caratteristiche della soluzione di Gestione della PEC

Related Posts

Pin It on Pinterest