Gestione automatica certificati: tenere sotto controllo scadenze e rinnovi in maniera agile

Molte aziende hanno in carico la gestione di documenti e informazioni, relative ai propri Clienti, che presentano scadenze e rinnovi prefissati.

Questo scenario si presenta ad esempio nelle aziende di certificazione, le quali devono quindi tenere sotto controllo la validità dei certificati rilasciati.

Tali documenti, dal momento del rilascio, hanno validità periodica con obbligo di mantenimento continuo.

L’organizzazione di questa documentazione può essere gestita in maniera tradizionale, all’interno di faldoni contrassegnati che li rendono “facilmente” reperibili negli armadi di archiviazione, oppure tramite una serie di processi digitali automatici, che permettono agli operatori di evitare di svolgere attività ripetitive e a basso valore aggiunto.

Nel secondo caso, per ogni documento può essere generato un Fascicolo, ovvero una cartella dedicata che si crea e si popola automaticamente, nel quale vengono archiviati tutti i file e le informazioni collegate con il documento.

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Il mantenimento dei certificati, ma anche di qualsiasi documento riconducibile a questo specifico tipo di casistica, può essere gestito attraverso questi passaggi:

  • raccolta e inserimento delle informazioni necessarie;
  • generazione automatica dei documenti, da inviare mediante posta ordinaria o mail al Cliente;
  • calcolo automatico di eventuali importi da versare per il mantenimento fino alla successiva scadenza e comunicazione pianificata a 90gg/30gg/5gg dalla scadenza stessa;
  • ricevuti il pagamento e le informazioni richieste, generazione e invio automatico del Documento, valido fino alla prossima scadenza;
  • gestione del mancato pagamento, o più in generale del mancato rinnovo, con solleciti, eventuali revoche e annullamenti dei documenti gestiti, in automatico e nel rispetto delle scadenze prestabilite.

PrintScreen02Tutti i workflow relativi al mantenimento vengono avviati automaticamente in base all’auto-valorizzazione di alcuni campi quali, ad esempio, la sequenza della attività previste e la scadenza di ognuna di esse.

I Documenti da inviare ai Clienti possono essere creati tramite Modelli (file già precompilati con elementi fissi quali logo, dati aziendali, testo predefinito, ecc.) che vengono automaticamente compilati, archiviati ed eventualmente inviati attraverso i workflow definiti.PrintScreen03

 

 

 

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