Il 12 ottobre 2015 è scaduto, per tutte le Pubbliche Amministrazioni, il periodo a disposizione per l’adeguamento alle disposizioni contenute nel DPCM 3/12/13 inerenti alle regole tecniche sul protocollo informatico.
Gli adempimenti minimi da rispettare sono:
– adozione di un software per la gestione del protocollo informatico secondo le norme vigenti;
– adeguamento organizzativo e redazione del manuale di gestione del protocollo;
– trasmissione del registro giornaliero del protocollo;
– conservazione elettronica del registro giornaliero di protocollo.
L’Agenzia per l’Italia Digitale, ha pubblicato sul proprio sito internet le “Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo” contenenti le disposizioni sulla produzione e trasmissione del registro in conformità alla normativa vigente.
Per ogni documento in entrata o in uscita è obbligatorio memorizzare, nel registro giornaliero di protocollo:
1. numero di protocollo (generato automaticamente dal sistema);
2. data di registrazione (assegnata automaticamente dal sistema);
3. mittente o destinatario/i;
4. oggetto del documento (data e protocollo del documento ricevuto);
5. impronta del documento informatico trasmesso per via telematica (sequenza di simboli binari in grado di identificarne il contenuto).
Tutti gli elementi vengono registrati in forma non modificabile. Ai sensi dell’art. 55 DPR 445/2000, l’attività di «Segnatura di protocollo» deve essere effettuata contemporaneamente alla registrazione e consiste, nell’apposizione/associazione sull’originale delle informazioni riguardanti il documento, al fine di identificarlo in modo inequivocabile.
Altri obblighi introdotti dal DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico sono:
individuazione Aree Organizzative Omogenee (AOO) e relativi uffici di riferimento;- nomina, in ciascuna delle AOO, del Responsabile della gestione documentale (e suo vicario);
- nomina, nell’ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, del Coordinatore della gestione documentale (e suo vicario);
- adozione di un Manuale di Gestione che descriva il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (art. 5 DPCM);
- definizione di tempi, modalità e misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico;
- predisposizione di un piano per la sicurezza dei dati, dei documenti e delle tecnologie sulla base delle disposizioni del Codice in materia di dati personali, di cui al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196.
L’obbligo interessa tutte le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, nonché al società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione.
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