Il ruolo chiave del Documento di Trasporto digitale nella gestione del ciclo dell’ordine.

Il ruolo chiave del Documento di Trasporto digitale nella gestione del ciclo dell’ordine.

Il Documento di Trasporto (DDT) rappresenta un pilastro fondamentale all’interno del ciclo dell’ordine e delle operazioni logistiche aziendali. La sua corretta digitalizzazione ha costituito una sfida di notevole complessità, sia dal punto di vista tecnico che normativo. Tuttavia, i vantaggi che derivano da questa trasformazione sono innegabili. In questo articolo, esploreremo come il DDT digitale stia rivoluzionando i processi aziendali, offrendo una panoramica sulla normativa vigente, i benefici della gestione digitale dei DDT e le modalità corrette di conservazione.

Prima di approfondire, riassumiamo brevemente i principali aspetti relativi al Documento di Trasporto (DDT):

  • Il DDT non deve obbligatoriamente accompagnare fisicamente le merci.
  • È possibile trasmettere il DDT telematicamente al cessionario, ad esempio tramite email o PEC, ma deve essere inviato entro il giorno in cui inizia il trasporto.
  • Non è richiesta la firma del cliente sul DDT per scopi fiscali, ma è caldamente consigliata come prova di consegna merci.
  • Il DDT può essere emesso come documento informatico in formato PDF oppure in uno strutturato, come ad esempio XML.
  • In alternativa, il DDT può essere sostituito con l’avviso di spedizione merce telematico, ad esempio utilizzando la rete Peppol, denominato “Despatch Advice”.

Il DDT ha preso il posto della bolla di accompagnamento, eliminandone l’obbligatorietà con il Decreto del Presidente della Repubblica n. 472 del 14 agosto 1996. Questo documento certifica il trasferimento di beni fisici dal venditore al compratore attraverso il trasporto, che può essere gestito dal mittente, dal destinatario o da un trasportatore.

Il DDT non deve obbligatoriamente seguire la merce e può essere emesso in due copie, senza restrizioni in termini di formato o dimensioni. È possibile inviarlo nel giorno in cui inizia il trasporto, utilizzando servizi postali, corrieri o mezzi elettronici che garantiscono la corretta conformità tra mittente e destinatario.

Qualsiasi documento che identifica i soggetti coinvolti in un’operazione fiscalmente rilevante è considerato un documento di trasporto, conformemente a quanto stabilito dall’articolo 21, comma 4, del Decreto del Presidente della Repubblica 633/72. Il DDT deve contenere la data dell’operazione, un numero progressivo, i dettagli del venditore, del compratore e del trasportatore, oltre a una descrizione precisa dei beni oggetto della cessione.

Il DDT ha rilevanza sia fiscale che IVA, diventando obbligatorio in specifici scenari, come le fatturazioni differite o i trasferimenti di merci che non implicano un cambio di proprietà, ad esempio omaggi, conti visione, resi o trasferimenti tra sedi aziendali con partita IVA unica.

Il DDT dunque, oltre a svolgere la funzione di documentazione del trasferimento di beni fisici, è diventato un elemento essenziale per la registrazione e la tracciabilità delle operazioni di vendita e acquisto di beni tra le parti coinvolte.

L’importanza del Documento di Trasporto digitale

La digitalizzazione del DDT non è soltanto un avanzamento tecnologico, ma rappresenta un passo essenziale nell’evoluzione delle procedure aziendali. La sua implementazione semplifica i processi aziendali, ottimizzando il ciclo dell’ordine e consentendo un’interazione fluida tra documenti quali ordini e fatture elettroniche. Questa trasformazione contribuisce all’efficienza operativa, all’eliminazione di errori e all’adattamento all’era digitale.
Sebbene al momento non esista alcun obbligo formale né per l’emissione né per la conservazione dei Documenti di Trasporto digitali, è importante tenere presente che sia la legislazione vigente che le opportunità tecnologiche permettono di sfruttare in modo efficace la conservazione digitale dei documenti di trasporto, sia partendo da documenti in formato analogico (cioè su carta) che da documenti in formato elettronico.

Questa possibilità di adottare la conservazione digitale offre una serie di vantaggi che vanno ben oltre il mero rispetto delle eventuali norme giuridiche vigenti. In particolare, grazie alla digitalizzazione non solo dei DDT, ma anche delle fatture tramite il Sistema di Interscambio (SDI), degli ordini d’acquisto tramite la piattaforma del Nodo Smistamento Ordini (NSO), obbligatorio al momento solo per Enti della Sanità pubblica, e dei documenti di trasporto tramite la rete Peppol, le imprese possono beneficiare di tre tipi di documenti informatici che funzionano in modo perfettamente integrato.

Questo significa che le aziende possono creare un ecosistema digitale integrato in cui i dati relativi alle operazioni commerciali, dall’ordine alla consegna, sono collegati in modo efficiente e si scambiano informazioni in maniera fluida tra i vari processi aziendali. In questo contesto, i DDT digitali possono svolgere un ruolo chiave, contribuendo all’ottimizzazione dei flussi di lavoro aziendali, all’eliminazione di complessità e all’aumento dell’efficienza operativa.

Pertanto, la decisione di implementare la digitalizzazione dei DDT e di integrarli nei sistemi e nei processi aziendali può portare vantaggi sostanziali, indipendentemente dall’obbligo di conformarsi alla legge. Questa trasformazione consente alle imprese di adattarsi alle moderne esigenze di gestione e comunicazione, migliorando l’agilità aziendale e la capacità di rispondere alle sfide dell’era digitale.

I formati del DDT digitale

Nell’era digitale, la gestione delle consegne e dei Documenti di Trasporto ha subito un’evoluzione importante, e molte aziende stanno abbracciando il DDT digitale come una soluzione più efficiente e sostenibile rispetto alle tradizionali versioni cartacee. Tuttavia, quando si parla di DDT digitale, quali sono i formati più comuni utilizzati dalle aziende?

La stragrande maggioranza delle aziende ha adottato il formato PDF come principale formato per i propri DDT digitali. Questa scelta è spesso motivata dalla sua semplicità e velocità di generazione da qualsiasi sistema aziendale (ERP). Il PDF è noto per la sua versatilità, il che lo rende ideale per l’utilizzo su applicazioni mobili. Questo è un vantaggio significativo per le aziende che effettuano consegne quotidiane, in quanto elimina sia la necessità di stampare documenti su carta sia di avere controllo in tempo reale delle consegne e ridurre al minimo gli errori.

La nostra WebApp DDT è un esempio eccellente di come il DDT digitale possa semplificare la gestione delle consegne. Questa applicazione per dispositivi mobili offre la possibilità di acquisire DDT direttamente dall’ERP aziendale e gestire le consegne in modo efficiente.

Una volta che il DDT è acquisito, la WebApp DDT lo gestisce in modo completo, tenendo traccia di date, orari e destinazioni. Inoltre, offre funzionalità avanzate, come la raccolta di firma grafometrica del destinatario (sebbene non sia obbligatoria la maggior parte delle aziende lo ritiene un plus, in quanto attesta la ricezione della merce), la registrazione di foto e note relative alla consegna. Uno strumento pratico che consente di avere una documentazione dettagliata di ogni transazione, migliorando la tracciabilità e la gestione delle consegne.

La WebApp DDT inoltre è in grado di gestire consegne anche in assenza di personale sul luogo di destinazione, utile in situazioni di consegna in orari non convenzionali.
Dopo la consegna, semplifica ulteriormente il processo consentendo la condivisione rapida del documento firmato con tutti gli interessati, eliminando la necessità di inviare documenti cartacei o scannerizzare copie firmate, risparmiando così tempo e risorse.
Oltre al formato PDF, ci sono altri formati alternativi per la generazione del DDT digitale che potrebbero essere prese in considerazione, come ad esempio l’XML, il JSON, e l’HTML.

In breve, ci sono diverse opzioni di formati per il DDT digitale, ma il PDF rimane la scelta più comune grazie alla sua versatilità e facilità di utilizzo. Tuttavia, gli altri formati possono essere valide alternative per le aziende con esigenze specifiche di flessibilità o integrazioni particolari.

Il DDT digitale e il ciclo dell’ordine

La digitalizzazione dei documenti di trasporto costituisce un elemento fondamentale all’interno della trasformazione digitale, specialmente nel contesto del ciclo dell’ordine aziendale. Questo ciclo, che abbraccia l’intero processo, dall’iniziale ordine fino alla successiva riconciliazione bancaria e contabilizzazione delle fatture, coinvolge una serie di attività complesse.

Invece di considerare i vantaggi della digitalizzazione solo dal punto di vista della dematerializzazione dei documenti e della loro gestione, è essenziale comprendere come essa permetta un’accelerazione significativa di ogni fase del ciclo dell’ordine. Questo coinvolge l’interazione di vari dipartimenti aziendali, tra cui vendite, produzione, amministrazione, magazzino e logistica.

L’utilizzo di un applicativo dedicato per la digitalizzazione del ciclo dell’ordine si traduce in una collaborazione più efficace tra questi reparti, semplificando la comunicazione interna ed esterna all’azienda (nel caso in cui vi sia la necessità di coinvolgere figure esterne). In questo contesto, il DDT digitale svolge un ruolo cruciale nel rendere i processi aziendali più efficienti e snelli, contribuendo alla trasformazione digitale complessiva dell’azienda.

La conservazione dei Documenti di Trasporto

Si tratta di documenti che hanno valore probatorio e sono validi ai fini fiscali e, come tali, devono essere conservati secondo la legislazione vigente nei vari Paesi. La conservazione dei DDT, sia cartacei che digitali, è obbligatoria per dieci anni, in caso di controversie, la conservazione deve essere prolungata fino alla conclusione del processo.

L’azienda può assolvere all’adempimento sia conservando il formato cartaceo che il formato digitale.

Conservazione sostitutiva dei DDT analogici.

Se l’azienda cedente usa procedure tradizionali e rilascia un DDT un firmato cartaceo, ha la possibilità di trasferire periodicamente i file digital dei DDT al sistema di conservazione. Al termine del processo di conservazione, una volta acquisiti i metadati obbligatori, si potrà eliminare il supporto cartaceo e conservare esclusivamente la copia digitale (come stabilito dal DMEF del 17 giugno 2014) corredata di firma elettronica qualificata.

Conservazione dei DDT digitali

Nel contesto della conservazione dei DDT digitali, ci troviamo di fronte a un’azienda cedente che abbraccia procedure all’avanguardia. Invece di consegnare la merce al cliente attraverso documenti cartacei, l’azienda produce il documento di trasporto in formato digitale, che può essere non strutturato (formato PDF) oppure strutturato (formato XML).

Il documento viene poi trasmesso al cliente in modo telematico tramite canali come la rete Peppol o altri sistemi come email o PEC. È essenziale che il sistema di trasmissione sia in grado di generare e conservare i “file di log” che attestino con certezza l’orario della trasmissione, i soggetti coinvolti e altre informazioni rilevanti.

Periodicamente i DDT digitali vanno spostati nel sistema di conservazione, dove saranno mantenuti esclusivamente in formato digitale.

Il Documento di Trasporto digitale e la firma

Per il cessionario che riceve il DDT, sia che si tratti di un formato cartaceo che digitale, è consigliabile ottenere la prova della consegna della merce mediante la firma del documento oppure tramite accordi per la notifica elettronica di ricezione merce. Entrambe le opzioni serviranno come prova in caso sia necessario documentare con certezza la consegna.

La digitalizzazione del DDT semplifica notevolmente i processi aziendali, creando un’interazione armoniosa tra i documenti, compresi ordini e fatture elettroniche. Questo flusso digitalizzato ottimizza la gestione dell’intero ciclo dell’ordine, eliminando sprechi di tempo e riducendo il rischio di errori.

In definitiva, la digitalizzazione del DDT è un tassello fondamentale nella trasformazione digitale delle aziende e nell’ottimizzazione dei processi logistici. Questo processo semplifica l’organizzazione interna e migliora la competitività aziendale, offrendo vantaggi tangibili e garantendo la conformità fiscale.