Cliente

CIEB opera nel settore della distribuzione di materiale elettrico dal 1975, con l’obiettivo di soddisfare i bisogni “dell’installatore”

Dipartimenti coinvolti

  • Amministrazione
  • Vendite

Tecnologie applicate

  • Document management e workflow
  • Webapp DDT

Le esigenze dell’azienda

CIEB opera nella distribuzione di materiale elettrico dal 1975.

L’azienda ha 14 filiali distribuite sul territorio nazionale e si occupa principalmente di:

  • automazione
  • illuminotecnica
  • civile
  • industriale
  • energie rinnovabili
  • terziario

Queste le principali necessità che abbiamo affrontato:

  • la tracciabilità delle consegne
  • la condivisione informazioni tra le diverse filiali
  • l’operatività in mobilità, tramite interfaccia web

Annualmente, l’azienda gestisce circa 500.000 documenti, di cui:

  • 300.000 DDT clienti
  • 33.000 fatture di vendita
  • 18.500 DDT fornitori
  • 8.500 fatture di acquisto

Le soluzioni

WEBAPP DDT | Acquisizione tramite ARXivar dei dati dall’ERP

La soluzione proposta, sviluppata su piattaforma ARXivar NEXT integrata alla nostra Webapp DDT, prevede la stampa del documento per il cliente finale e l’archiviazione automatica di:

  • Documento in formato PDF
  • Metadati DDT (numero documento, data, vettore, numero colli, note per vettore, …)
  • Metadati destinatario (codice cliente, ragione sociale, denominazione, indirizzo, e-mail, …)

WEBAPP DDT | Presa in carico da parte del vettore

  • Login nell’app con l’identificativo vettore
  • Visualizzazione dei Documenti di Trasporto (con dettaglio di destinatario)
  • Presa in carico con firma da parte del vettore
  • Download automatico dell’elenco DDT sul device in carico al vettore

Dopo aver effettuato il login e aver preso in carico i DDT a lui assegnati, il vettore avrà a disposizione tutte le informazioni necessarie a effettuare le consegne.

Visualizzazione elenco DDT, e seguenti dati:

  • Destinatario – indirizzo – orario
  • Numero DDT
  • Icona stato: DA CONSEGNARE / CONSEGNATO

WEBAPP DDT | Acquisizione firma e note di consegna

  • Link per visualizzare il PDF del DDT
  • Acquisizione firma cliente e salvataggio data, ora, firma e dati geolocalizzazione
  • Dopo la consegna, a sincronizzazione avvenuta, il DDT non compare più in elenco

Workflow automatico di apposizione firma sul DDT:

  • Firma vettore
  • Firma cliente
  • Segue invio a cliente e vettore di due comunicazioni distinte con documento allegato (o link nell’e-mail per garantire la tracciabilità dell’effettiva consultazione) e l’inserimento automatico nel documento di note e/o contestazioni lasciate in fase di consegna

WEBAPP DDT | Tracciabilità e controllo con ARXivar

Tracciabilità delle consegne effettuate direttamente da portale ARXivar, con analisi per:

  • Vettore
  • Data
  • Cliente/destinazione
  • Eventuale contestazione
  • Workflow di verifica interna dei dati di consegna/contestazione

VENDITE

DDT A BANCO

  • Emissione del DDT
  • Visualizzazione del documento
  • Acquisizione Firma biometrica
  • Salvataggio dati del ritiro merce
  • Archiviazione automatica del documento PDF firmato, immediatamente consultabile anche sul gestionale senza la necessità della scansione
  • Stampa cartacea della SOLA COPIA CLIENTE (quindi risparmio in stampa e stoccaggio documenti)

FATTURE

  • Archiviazione automatica di tutte le fatture di vendita
  • Trasmissione file al servizio IX per invio a SDI, gestione notifiche, conservazione elettronica
  • Consultazione immediata sul gestionale sia del documento in formato PDF sia in formato XML

ACQUISTI

FATTURE FORNITORI

Archiviazione automatica in ARXivar con IX-FE.

Alla ricezione della fattura, ne viene identificata la tipologia (merce o servizi) e in funzione di questa viene inoltrata all’ufficio competente.

  • Se è una fattura di servizi, va all’Ufficio Fornitori per verificare la presenza di un contratto attivo e: se presente, si procede alla contabilizzazione; se non presente, viene inoltrata al responsabile di riferimento.
  • Se è un fattura di merce, va all’Ufficio Acquisti per il controllo prezzi, la riconciliazione con i DDT e la verifica di eventuali non conformità.

Al termine, avviene la registrazione contabile automatica.

DDT FORNITORI

Dematerializzazione totale dei DDT fornitori da tutte le filiali, con condivisione immediata in tutta l’azienda, evitando l’invio di documenti cartacei alla sede centrale.

Vantaggi

  • Diminuzione costi di gestione documentale
  • Tracciabilità puntuale delle consegne
  • Miglioramento customer service, sia nelle le consegne che nella vendita a banco
  • Condivisione semplice e sicura delle informazioni all’interno dell’azienda e tra l’azienda e le filiali
  • Fruibilità della piattaforma anche in mobilità
  • Ottimizzazione dei processi documentali
  • Semplicità di utilizzo, anche in smart working
  • Unico repository dei documenti aziendali
  • Conservazione elettronica a norma dei documenti fiscali
  • Informazioni allineate e aggiornate automaticamente fra i diversi applicativi aziendali

La testimonianza

Le principali necessità che avvertivo come responsabile logistico erano:

  • evitare di dover suddividere ed archiviare manualmente i ddt cartacei restituiti dai corrieri dopo le consegne;
  • poter reperire in modo agevole da tutte le filiali i ddt firmati dai clienti in caso di eventuali contestazioni;
  • avere un’indicazione in tempo reale delle consegne già effettuate, in modo da poter stimare le tempistiche per quelle ancora da effettuare e per il rientro dei mezzi in sede;
  • ridurre il numero di stampe.

All’inizio del 2022 abbiamo adottato la soluzione proposta da Talea Consulting, raggiungendo tutti gli obiettivi che ci eravamo prefissati. Il timore iniziale che i corrieri meno avvezzi all’uso della tecnologia potessero incontrare delle difficoltà si è dimostrato infondato. Siamo pienamente soddisfatti.

Alberto Bonatti
Responsabile logistica per Cieb Elettroforniture