Nelle imprese l’area amministrativa rappresenta una delle funzioni in cui c’è maggior scambio di documenti pertanto può essere sensibilmente alleggerita dalla Digital Transformation con l’introduzione di strumenti di Gestione Documentale e di Business Process Management.
Che cosa si può fare nel concreto? Alcuni esempi di applicazione
È possibile, per esempio, eliminare i documenti cartacei del Ciclo Attivo e Passivo, integrando i software gestionali con soluzioni ad hoc in un’ottica di paperless office.
Gestione ciclo passivo
Gestione delle Fatture di Acquisto e relativo pagamento
Solitamente il processo prevede diversi task operativi, sequenziali o contemporanei, che coinvolgono varie funzioni aziendali, come per esempio:
- ricezione e profilazione del documento, ricevuto in formato cartaceo o digitale
- registrazione contabile della fattura d’acquisto con assegnazione protocollo
- archiviazione del documento associato al profilo documentale
- approvazione per il pagamento, che coinvolge i relativi responsabili
- conservazione sostitutiva della fattura
Implementando una serie di workflow automatici di questo tipo, è possibile ridurre gli errori ed eliminare gli sprechi di tempo ed è possibile sfruttarli anche per altri documenti sia del ciclo passivo che del ciclo attivo, quali ordini, conferme, fatture, bolle, note di credito.
Gestione ciclo attivo
Inoltre è possibile automatizzare molte altre attività amministrative quali per esempio:
- gestione delle note spese dei dipendenti
- gestione iter recupero crediti
- gestione dei solleciti di pagamento
- gestione insoluti
- verifica solvibilità cliente
- gestione delle fatture di acquisto e relativo pagamento
- gestione PEC
Gestione PEC
La PEC, in quanto documento di corrispondenza nativo digitale, deve essere archiviata e conservata per almeno 10 anni. Spesso per conservazione si fraintende il semplice salvataggio della PEC sulla casella online o su aree disco tradizionali.
La conservazione a norma di legge è invece ottenuta con l’opportuna apposizione di marca temporale e firma digitale e per le aziende può essere fondamentale archiviare tutti quei messaggi di cui si vuole mantenere validità legale nel tempo.
Ad esempio, possono essere archiviati digitalmente tutti i messaggi inviati tramite PEC contenenti documenti o informazioni relativi al Ciclo Attivo o Passivo al fine di mantenerne traccia.
Vantaggi
Ciclo attivo e ciclo passivo
- facile condivisione delle fatture all’interno dell’azienda
- coinvolgimento immediato della funzione aziendale preposta all’ approvazione della fattura
- tracciabilità di tutte le informazioni e note inerenti al documento (post-it digitali)
- notifica automatica al fornitore dell’avvenuta disposizione di pagamento
- report puntuali sugli importi pagati o da pagare, raggruppati per area/funzione, fornitore o periodo
Gestione PEC
- economicità e semplicità di trasmissione di informazioni con valenza legale
- facilità nella ricerca dei messaggi inviati o ricevuti
- possibilità di individuare con certezza la provenienza di un messaggio
- possibilità di recuperare ricevute di invio o ricezione presso il proprio Gestore di PEC, nel caso queste siano state cancellate
- possibilità di consultare un messaggio da varie postazioni, con vari dispositivi e in diversi momenti
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