Amministrazione

Soluzioni di digital transformation dedicate all’area amministrazione, volte all’ottimizzazione della gestione di dati e informazioni strategiche aziendali e alla riduzione di errori e sprechi di tempo all’interno del singolo dipartimento.

Nelle imprese l’area amministrativa rappresenta una delle funzioni in cui c’è maggior scambio di documenti pertanto può essere sensibilmente alleggerita dalla Digital Transformation con l’introduzione di strumenti di Gestione Documentale e di Business Process Management.

Che cosa si può fare nel concreto? Alcuni esempi di applicazione

È possibile, per esempio, eliminare i documenti cartacei del Ciclo Attivo e Passivo, integrando i software gestionali con soluzioni ad hoc in un’ottica di paperless office. 

Gestione ciclo passivo

Gestione delle Fatture di Acquisto e relativo pagamento

Solitamente il processo prevede diversi task operativi, sequenziali o contemporanei, che coinvolgono varie funzioni aziendali, come per esempio:

  1. ricezione e profilazione del documento, ricevuto in formato cartaceo o digitale
  2. registrazione contabile della fattura d’acquisto con assegnazione protocollo
  3. archiviazione del documento associato al profilo documentale
  4. approvazione per il pagamento, che coinvolge i relativi responsabili
  5. conservazione sostitutiva della fattura

Implementando una serie di workflow automatici di questo tipo, è possibile ridurre gli errori ed eliminare gli sprechi di tempo ed è possibile sfruttarli anche per altri documenti sia del ciclo passivo che del ciclo attivo, quali ordini, conferme, fatture, bolle, note di credito.

Gestione ciclo attivo

Inoltre è possibile automatizzare molte altre attività amministrative quali per esempio:

  • gestione delle note spese dei dipendenti
  • gestione iter recupero crediti
  • gestione dei solleciti di pagamento
  • gestione insoluti
  • verifica solvibilità cliente
  • gestione delle fatture di acquisto e relativo pagamento
  • gestione PEC

Gestione PEC

La PEC, in quanto documento di corrispondenza nativo digitale, deve essere archiviata e conservata per almeno 10 anni. Spesso per conservazione si fraintende il semplice salvataggio della PEC sulla casella online o su aree disco tradizionali.

La conservazione a norma di legge è invece ottenuta con l’opportuna apposizione di marca temporale e firma digitale e per le aziende può essere fondamentale archiviare tutti quei messaggi di cui si vuole mantenere validità legale nel tempo.

Ad esempio, possono essere archiviati digitalmente tutti i messaggi inviati tramite PEC contenenti documenti o informazioni relativi al Ciclo Attivo o Passivo al fine di mantenerne traccia.

Vantaggi

Ciclo attivo e ciclo passivo

  • facile condivisione delle fatture all’interno dell’azienda
  • coinvolgimento immediato della funzione aziendale preposta all’ approvazione della fattura
  • tracciabilità di tutte le informazioni e note inerenti al documento (post-it digitali)
  • notifica automatica al fornitore dell’avvenuta disposizione di pagamento
  • report puntuali sugli importi pagati o da pagare, raggruppati per area/funzione, fornitore o periodo

Gestione PEC

  • economicità e semplicità di trasmissione di informazioni con valenza legale
  • facilità nella ricerca dei messaggi inviati o ricevuti
  • possibilità di individuare con certezza la provenienza di un messaggio
  • possibilità di recuperare ricevute di invio o ricezione presso il proprio Gestore di PEC, nel caso queste siano state cancellate
  • possibilità di consultare un messaggio da varie postazioni, con vari dispositivi e in diversi momenti
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