Gestione digitale dei contratti: Firma Automatica veloce e sicura

La tua azienda gestisce un numero elevato di contratti?

I vostri Clienti finali possono firmare i contratti in mobilità o devono necessariamente siglarli in loco?

Aggiornamento template, archiviazione e ricerca di tutti i contratti stipulati è un’operazione a complessità incrementale?

Quando si parla di “Dematerializzazione dei Contratti” si fa riferimento a quel particolare processo che consiste nella produzione, stipula e gestione dei contratti mediante attività informatiche definite da apposite norme e specifici protocolli. La semplificazione di essa riguarda non il contenuto ed i requisiti degli atti, che resta sostanzialmente quello tradizionale, ma la modalità di produzione degli stessi che viene effettuata con strumenti informatici invece che cartacei e manuali.
La tecnologia a più alto valore aggiunto per rendere possibile in pratica la dematerializzazione dei contratti, specialmente in questo contesto storico di esponenziale aumento della richiesta di mobilità, è la firma elettronica.

Esigenze delle imprese

Oltre alle esigenze esplicite riguardanti i requisiti di sicurezza e validità di legge della Firma Automatica:

  • verificare l’identità del Cliente (autenticità);
  • evitare che il Cliente possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio);
  • evitare che il Cliente possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità);

abbiamo rilevato sul mercato anche una serie di esigenze implicite e attraenti:

  • velocizzare le operazioni di firma;
  • permettere al Cliente di firmare i contratti, ovunque e in qualsiasi momento, da qualunque dispositivo;
  • dematerializzare e quindi minore utilizzo di carta e conseguente aumento della velocità di gestione e archiviazione;
  • aumentare la probabilità di chiusura dei contratti diminuendo i tempi.

Soluzione

La nostra soluzione di firma automatica, per la stipula veloce e sicura dei contratti, si basa sulla piattaforma ARXivar NEXT integrata con eSignAnyWhere (eSAW) di Namirial.

ARXivar NEXT è la soluzione che coniuga le funzionalità di gestione dei processi e delle informazioni alle caratteristiche dei più attuali tools di collaboration, mobile working e customer experience. Essa permette di creare interamente l’interfaccia di lavoro di ogni utente/gruppo di utenti, tenendo conto del device utilizzato. Tramite il Desktop Manager è possibile personalizzare totalmente menù, desktop e comandi, definendo per quali dispositivi ed utenti/gruppi uno specifico layout dovrà funzionare. L’utente ha a disposizione strumenti completamente custom. L’interfaccia web è compatibile con tutti i principali Sistemi Operativi, browser e device. Con ARXivar NEXT é possibile richiamare qualunque servizio web esterno. L’utente ha a disposizione un’unica «scrivania elettronica di lavoro» con strumenti e informazioni ARXivar e strumenti ed informazioni esterni. E’ inoltre possibile sviluppare comandi e pagine totalmente custom. La chat interna facilita e centralizza la comunicazione e l’interazione. E’ possibile scambiare informazioni ed oggetti ARXivar direttamente in chat, definendone i permessi di visualizzazione ed editing. L’elemento condiviso è immediatamente utilizzabile.


La piattaforma eSignAnyWhere (eSAW) di Namirial e l’unica soluzione di Digital transaction Management sul mercato che consente di creare in modo semplice ed intuitivo processi di digitalizzazione complessi supportando tutte le tipologie di Firme Elettroniche.

Con eSAW è possibile garantire un sistema di firma in grado di gestire transazioni complesse, fruite in multicanalità (email, web, mobile, etc…) e da più utenti contemporaneamente (concorrenza). La Piattaforma può essere utilizzata nelle modalità Shared SaaS, Private SaaS oppure On Premises.

Con la nostra soluzione puoi

  1. Selezionare il template di contratto da stipulare
  2. Compilarlo automaticamente con le informazioni anagrafiche del Cliente
  3. Inviarlo al Cliente che lo riceve in mobilità e lo può firmare istantaneamente
  4. Ricevere copia firmata del contratto a norma di legge 
  5. Archiviare il contratto con le garanzie di autenticità, non ripudio, integrità

Tipologie di firma supportate da eSignAnyWhere

  • Firma Elettronica Semplice (FES)
    E’ possibile firmare i documenti utilizzando i meccanismi di Click to Sign, Type to Sign, Draw to Sign. Per ogni firma viene utilizzato un certificato che garantisce l’integrità e immodificabilità del documento. La soluzione ipotizzatasi basa su piattaforma ARXivar, in cui vengono:

    a) Archiviati i contratti (o altri documenti) da firmare
    b) Imputati i dati personali del soggetto firmatario
    c) Attivati automaticamente il workflow di recapito al cliente attraverso e-mail personalizzabili
  • Firma Elettronica Avanzata (FEA)
    I meccanismi di cui sopra possono essere utilizzati per implementare una FEA, se viene rispettato quanto previsto in relazione al processo di adozione di una FEA previsto all’art.57 del DPCM 22 Febbraio 2013 (identificazione del firmatario, informativa sul processo, etc…)
    E’ possibile implementare una FEA sia grazie all’utilizzo di un OTP SMS che permette di firmare con una Strong Authentication, sia attraverso l’acquisizione dei dati biometrici rilevati durante l’apposizione della firma sui dispositivi supportati.
  • Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
    E’ possibile firmare un documento con FEQ utilizzando:
    • un certificato digitale remoto rilasciato dal Certificatore Namirial
    • un certificato digitale di tipo Disposable
    • un certificato digitale su SmartCard/USB Token.

Approfondisci e richiedi una DEMO della soluzione

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