La Posta Elettronica Certificata (PEC) non costituisce solamente un singolo tipo di documento, come ad esempio contratti o fatture, ma rappresenta un veicolo potenziale per la trasmissione di diversi tipi di documenti. Inoltre, con l’aggiunta delle ricevute di avvenuta accettazione e consegna da parte del Gestore PEC, l’ecosistema delle PEC assume una complessità aggiuntiva. È essenziale considerare il crescente sviluppo del settore, con l’emergere della Registered Electronic Mail (REM) a livello europeo, l’introduzione dell’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD) e del Servizio di Notifiche Digitali (SEND) da parte di AgID, e l’impiego sempre più diffuso di tecnologie come l’Intelligenza Artificiale (AI) per la gestione automatizzata dei messaggi.
Implementazione di pratiche avanzate di conservazione
La conservazione delle PEC è disciplinata dalla legge, con il Codice Civile e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che ne stabiliscono gli obblighi. Il CAD, in particolare, garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, inclusi quelli veicolati tramite PEC.
La PEC è considerata una “busta elettronica”, contenente sia il corpo del messaggio, documenti allegati di vario formato e contenuto, e ricevute di consegna. La conservazione di questi documenti non dove limitarsi alla semplice memorizzazione su dispositivi informatici, ma deve avvenire attraverso un processo di conservazione conforme alle normative vigenti, con l’inserimento all’interno di un pacchetto sigillato e marcato temporalmente.
L’implementazione di un sistema di gestione documentale rappresenta un passo fondamentale per garantire la corretta conservazione delle PEC. Questo sistema non solo assicura che tutti i documenti importanti siano gestiti e archiviati nel modo corretto, ma elimina anche il rischio di perdere messaggi fondamentali.
Inoltre, l’impiego di metadati riveste un ruolo cruciale nel facilitare la gestione e il recupero dei documenti nel tempo. I metadati consentono di classificare e organizzare le PEC in modo efficace, facilitando la ricerca e il monitoraggio dei documenti anche a distanza di tempo.
In conclusione, la conservazione a norma e l’ottimizzazione delle PEC richiedono un approccio olistico che comprenda la comprensione delle normative vigenti, l’implementazione di pratiche avanzate di gestione documentale e l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia. È fondamentale considerare sia il contenuto che il contenitore dei documenti per garantire il massimo valore legale nel tempo. Investire nelle giuste soluzioni e processi garantirà una gestione efficace e conforme delle comunicazioni elettroniche aziendali, proteggendo la sicurezza e la reputazione dell’azienda nel lungo periodo.
