Digitalizzare i processi delle risorse umane

Le aziende sono sempre più consapevoli del valore delle persone. Una buona gestione del personale e delle loro attività influisce positivamente sulle performance dell’intera impresa, in termini di stabilità ed efficienza ma anche economici.

Alla base di una strategia di gestione del personale ci deve essere una serie di attività dedicate sia alla creazione di una cultura aziendale che all’implementazione di processi chiari e facili da applicare.

Il responsabile delle Risorse Umane (a volte tutto da solo) deve coordinare, organizzare e amministrare ogni fase del percorso del lavoratore: recruiting, onboarding, ferie e permessi, nota spese, dispositivi in dotazione dei dipendenti, formazione e molto altro.

La nostra Soluzione HR nasce proprio per rendere la routine del responsabile del personale più agevole e accrescere le sue performance.

Vediamo come, partendo dall’inizio del percorso: recruiting e CV.

La ricerca di nuovo personale comporta l’accumulo di una grande quantità di CV da dover poi archiviare e catalogare correttamente. Questo processo può essere efficacemente strutturato grazie ad un vero e proprio workflow che permette l’archiviazione e la successiva ricerca mirata e veloce dei candidati tramite specifiche chiavi o con ricerca libera sul documento grazie a sistemi OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) . E se il candidato deve essere valutato da più persone? Nessun problema, sarà possibile memorizzare tutti i commenti e le informazioni più rilevanti riscontrate durante i vari colloqui garantendo a tutti i Manager di area o funzione di essere allineati.

Una volta superata la selezione si giunge alla fase di onboarding dove viene avviato il processo di gestione dell’iter di assunzione. Il processo può prevedere diversi task operativi, sequenziali o contemporanei, che implicano varie attività aziendali e che coinvolgono diverse aree/persone:

• Richiesta di assunzione, a carico del Manager dell’area in cui verrà inserito il nuovo assunto
• Preparazione documentazione necessaria per l’assunzione, a carico dell’Ufficio Personale
• Redazione del contratto, che dovrà poi essere approvato dalla Direzione e sottoposto a visione per conferma definitiva del futuro Responsabile del nuovo assunto
• Iscrizione a libro paga a carico dell’Amministrazione
• Preparazione delle postazioni di lavoro a carico dell’area IT, con relative dotazioni aziendali

Tutta la documentazione prodotta durante questa prime fasi e le successive è possibile archiviarla in un vero e proprio fascicolo digitale che verrà aggiornato nel tempo (modifiche contrattuali, corsi di formazione, richiesta ferie e permessi …) e custodirà tutta la storia lavorativa del collaboratore, ottemperando così alla normativa vigente.

E’ tempo di vacanze? Richiesta e approvazione ferie in pochi click.

Ferie e permessi possono essere chiesti e vagliati in pochi step e senza l’uso di documenti cartacei.

Con la Soluzione HR puoi definire in tutta libertà il percorso di approvazione e monitorare in tempo reale la situazione di tutti i dipendenti. Si centralizza così la gestione di ferie e permessi di tutta l’azienda e sarà molto più semplice per l’ufficio Risorse Umane o Amministrativo fare la necessaria consuntivazione delle presenze.

I tuoi collaboratori viaggiano in tutto il mondo e rientrano con tante ricevute?

Il rimborso delle spese è una componente spesso critica della finanza aziendale.

Le aziende devono tenere traccia di tutte le spese da rimborsare al collaboratore e gestire correttamente questa attività riduce il livello di stress del reparto amministrativo in primis ma anche del collaboratore, che non ama attendere mesi prima di vedersi rimborsato quanto gli spetta.

Un sistema di gestione delle spese aziendali permette di evadere in modo rapido e corretto le richieste. Ma non solo, automatizzare l’acquisizione e il successivo iter di rimborso delle spese garantisce un controllo completo tramite report in tempo reale e riduce al minimo gli errori.

La nostra nuova webapp Nota Spese è sempre a portata di mano e durante la trasferta il collaboratore può comodamente inserire tutte le spese sostenute conservando digitalmente i giustificativi e la documentazione collegata grazie all’acquisizione fotografica dello scontrino o fattura.

L’ufficio Personale in tempo reale può avere un controllo immediato della correttezza dei documenti e segnalare al dipendente una mancanza o una spesa non autorizzata.
Anche l’ufficio Amministrativo trae vantaggio dall’uso corretto della webapp Nota Spese: fatture riconciliate in maniera automatica e conservazione a norma di tutti i documenti gestiti.