Multiutility

Soluzioni di digitalizzazione dedicate al settore del multiutility, al fine di snellire il flusso documentale in entrata, in uscita ed interno, per migliorare il servizio verso i propri utenti, soprattutto in termini di diminuzione dei tempi di gestione delle pratiche.

Le aziende multiutility sono società che si rivolgono a più settori e offrono molteplici servizi di pubblica utilità quali acqua, energia elettrica, gas, igiene urbana, telecomunicazioni, trasporti, ecc. Considerando l’ambiente competitivo in cui si inseriscono tali imprese, un fattore critico per il successo è la promozione dell’innovazione.

All’intensificarsi della complessità tipica di questo settore, le imprese possono rispondere adattando il proprio business alle novità, adottando soluzioni di Enterprise Information Management, dando valore soprattutto ai rapporti con i cittadini e le imprese, che costituiscono l’asset di maggior valore di queste aziende.

Che cosa si può fare nel concreto? Alcuni esempi di applicazione

Tramite la dematerializzazione e l’organizzazione dei documenti è possibile sia seguire il potenziale cliente nella scelta di acquisto, che offrire un servizio di customer-care veloce ed efficiente.


Con la digitalizzazione dei processi è possibile distribuire le attività alle funzioni preposte e condividere le informazioni tra uffici.

Le società multiservizi si avvalgono di questa soluzione per svolgere attività basilari come:

  • Fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni
  • Fatturazione elettronica B2B (fra soggetti privati)
  • Conservazione elettronica, non solo dei documenti fiscali, ma di tutti i documenti che devono essere mantenuti per legge, in ciascun settore
  • Protocollo automatico in entrata e in uscita con gestione di oggettario/titolario
  • Possibilità di monitorare molteplici caselle di posta, anche PEC e di assegnare rapidamente le attività a ciascun ufficio
  • Firma digitale della documentazione interna ed esterna

Più approfonditamente…

Il valore maggiore che si può ottenere dall’utilizzo di un’unica piattaforma di Information & Process Management si rivela nella gestione di alcuni processi chiave del proprio business:

  • organizzazione di tutta la documentazione relativa ai clienti: avvio dei processi legati alla stipula di un nuovo contratto, per tutte le aree aziendali coinvolte, ciascuna con la propria attività da svolgere per l’attivazione del nuovo cliente;
  • invio massivo Fatture e DDT tramite i diversi mezzi (PEC o Email, Lettere o Raccomandate);
  • invio automatico notifiche di mancato pagamento (anche per mezzo di SMS) e di solleciti con gestione pratiche di Recupero Crediti;
  • organizzazione degli interventi presso impianti esterni e immediata rendicontazione tramite applicazione per dispositivi mobili, disponibile anche per personale esterno;
  • controllo immediato delle attività svolte da parte dei responsabili;
  • gestione di versioning e revisioni di documenti quali determine, pareri o certificazioni, con la possibilità di richiedere integrazioni o dichiarare la fine lavori in breve tempo;
  • raccolta documentazione per appalti o gare;
  • gestione processi di approvazione attraverso i diversi step (regolarità amministrativa, tecnica, giuridica) con la possibilità di rintracciare dove il documento è fermo e rendere l’intero processo più veloce.

Vantaggi

L’innovazione e la digitalizzazione in imprese multiutility rappresentano driver fondamentali, seguendo i quali è possibile gestire efficacemente e con maggiore velocità i cambiamenti, riducendo tempi e costi per le attività a basso valore aggiunto, per focalizzarsi sulle funzioni chiave.

Alcuni vantaggi che si possono ottenere dall’adozione di soluzioni di EIM e BPM sono:

  • un’unica piattaforma per gestire processi e documenti specifici di ciascuna multiutility, in linea con i requisiti di qualità e trasparenza;
  • risposte immediate e puntuali alle richieste degli utenti: si individua immediatamente la documentazione (precedentemente classificata) di ogni cliente e lo step in cui un’eventuale pratica è ferma;
  • conservazione di tutta la documentazione degli utenti in sicurezza e secondo precise regole di privacy;
  • focalizzazione di attività e risorse sulle fasi finali della distribuzione dei servizi per un maggiore servizio ai cittadini e una riduzione drastica del tempo per le attività a basso valore aggiunto;
  • misurazione dei tempi di svolgimento di ogni attività per ogni ufficio creando report ad hoc, per individuare eventuali aree di miglioramento o colli di bottiglia;
  • possibilità di affrontare la concorrenzialità con la flessibilità che il settore richiede;
  • disponibilità di analisi in tempo reale degli andamenti storici delle forniture;
  • revisioni dei documenti, loro approvazione e la gestione delle scadenze di manutenzione di macchine e strumenti di misura e taratura.

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