Tutti i documenti che arrivano al CADF (posta cartacea o email) vengono trasmessi all’Ufficio Protocollo, che provvede all’archiviazione elettronica. L’indirizzo di PEC viene monitorato e tutte le mail vengono automaticamente trasformate in PDF con i propri allegati e quindi inviati all’Uff. Protocollo. Una volta assegnata la tipologia, ogni documento viene smistato verso gli uffici che lo avranno in gestione e tutti gli Utenti a cui è destinato devono dare conferma di averne presa visione. L’inoltro agli uffici e la gestione di qualsiasi documento è monitorabile e verificabile in qualsiasi momento da parte dell’Uff. Protocollo.

La ricerca rapida in «modalità Google» permette di trovare tutte le informazioni e i documenti archiviati per un determinato cliente (Azienda / Utente) nel giro di pochi secondi. Tale funzionalità permette all’Assistenza di fornire un servizio molto più veloce all’utente che richiede verifiche sulla propria documentazione. I protocolli interni o in uscita sono inoltrati dai diversi uffici all’Ufficio Protocollo che procede alla loro classificazione. Dopo la protocollazione il documento viene automaticamente inoltrato al destinatario previsto.

CADF emette fatture elettroniche che poi vengono inviate alla PA tramite IX (ARXivar); su ARXivar vengono poi tracciati tutti gli esiti dell’invio. Il portale di Fatturazione Elettronica permette la Conservazione a norma automatica di tutte le fatture inviate.

I documenti relativi a richiesta di Pareri o Certificazioni per impianti domestici o industriali sono archiviati e protocollati. In seguito sono inoltrati all’ufficio preposto che invia eventuali richieste di documentazione integrativa o formula pareri, mediante modelli predefiniti. Vengono gestiti anche il «Silenzio Assenso» e la «Fine Lavori».

L’ufficio preposto crea un progetto esecutivo e questo viene automaticamente inoltrato tramite task agli utenti che devono verificare la congruenza del progetto con gli obiettivi definiti e richiederne eventuale modifica. Quando il progetto viene confermato, si crea una proposta di determina inoltrata agli utenti che devono stabilirne la regolarità tecnica, amministrativa e giuridica; la determina confermata viene quindi firmata digitalmente.

Questo flusso permette di non perdere di vista o smarrire il documento; inoltre, in ogni momento è possibile tracciare il punto del processo in cui il documento è bloccato e individuare i colli di bottiglia che rallentano l’avanzamento della pratica. L’automatizzazione di questo processo permette una velocizzazione notevole nell’elaborazione dei progetti.

I documenti che arrivano all’indirizzo di posta elettronica certificata di Gare e Appalti vengono automaticamente scaricati e trasmessi all’ufficio preposto. In questo modo le tempistiche di gestione dei documenti ricevuti sono molto ridotte e non c’è rischio di perdere nessun documento inviato dai diversi candidati alle gare.

La digitalizzazione di tutti i processi e le procedure che riguardano i cittadini e le imprese permettono a CADF di misurare puntualmente le tempistiche di evasione delle richieste, in conformità alle norme di trasparenza.