Quanti contratti gestisci ancora tra e-mail, cartelle e fogli Excel?

Contratti con clienti, fornitori, agenti, collaboratori: ogni azienda ne gestisce decine o centinaia, eppure il processo è spesso lo stesso da anni. Il contratto viene redatto su Word, inviato via e-mail per revisione, stampato per la firma, scansionato e archiviato in una cartella condivisa. Le scadenze vengono monitorate su un foglio Excel — quando va bene.

Il risultato? Versioni non allineate, iter approvativi lunghi e poco tracciabili, scadenze dimenticate, rinnovi non gestiti e un archivio contrattuale difficile da consultare. Senza contare il tempo che legale, acquisti e amministrazione dedicano a rincorrere le firme mancanti.

La nostra soluzione Contratti, basata su piattaforma ARXivar, ti permette di gestire l’intero ciclo di vita del contratto in modo digitale: dalla redazione alla revisione, dalla firma elettronica alla conservazione a norma, con monitoraggio automatico di scadenze e rinnovi.

L’approccio è “digitale fin dall’origine”: il contratto nasce da template aziendali, attraversa un iter approvativo configurabile (che può coinvolgere anche figure esterne come studi legali o consulenti), viene firmato elettronicamente e archiviato nel sistema con piena tracciabilità di ogni passaggio.

Cosa puoi fare con la soluzione Contratti

Redazione da template aziendali

Crea i contratti partendo da modelli preimpostati, riducendo tempi di redazione e garantendo uniformità. I template possono includere campi dinamici che si compilano automaticamente con i dati del gestionale.

Iter approvativo configurabile

Definisci chi deve revisionare e approvare il contratto: responsabile privacy, studio legale, responsabile sicurezza, direzione. Ogni passaggio viene tracciato e il sistema segnala automaticamente eventuali blocchi o ritardi.

Firma elettronica integrata

Il contratto viene firmato digitalmente da entrambe le parti, con supporto per firma semplice, avanzata o qualificata, anche per firmatari esterni che non dispongono di strumenti dedicati.

Ricerca con intelligenza artificiale

Cerca clausole, condizioni o informazioni specifiche all’interno dell’archivio contrattuale grazie alla ricerca semantica: fai una domanda in linguaggio naturale e ottieni i risultati pertinenti.

Monitoraggio scadenze e rinnovi

Il sistema monitora automaticamente le scadenze contrattuali e ti avvisa in anticipo quando un contratto sta per scadere o richiede un rinnovo, eliminando il rischio di dimenticanze.

Gestione versioni e permessi granulari

Ogni modifica al contratto viene tracciata con versioning automatico. Puoi definire chi può visualizzare, modificare o approvare ciascun contratto, con permessi differenziati per ruolo.

I benefici concreti per la tua azienda

Tempi di gestione ridotti fino al 60%

Redazione da template, iter approvativo digitale e firma elettronica eliminano i passaggi manuali più onerosi. Un contratto che richiedeva settimane può essere chiuso in giorni.

Nessuna scadenza dimenticata

Il monitoraggio automatico ti dà la certezza che nessun rinnovo o scadenza passi inosservato, con alert configurabili per tempo e destinatario.

Pieno controllo e conformità

Ogni passaggio è tracciato: sai chi ha redatto, revisionato, approvato e firmato ogni contratto. La conservazione digitale a norma garantisce validità nel tempo.

Decisioni più rapide e informate

Report, cruscotti e ricerca semantica ti danno una visione chiara dell’archivio contrattuale e ti permettono di trovare le informazioni che servono in pochi secondi.

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