Conservazione digitale a norma

Produrre documenti digitali non basta: bisogna conservarli in modo che mantengano integrità, validità e reperibilità nel tempo. La conservazione digitale a norma non è una semplice archiviazione — è il passaggio che garantisce che contratti, fatture, fascicoli, registri e qualsiasi altro documento rilevante possano essere esibiti con pieno valore probatorio anche a distanza di anni. Senza un sistema di conservazione conforme, i tuoi documenti digitali rischiano di non avere alcun valore legale.

Ecco i principali riferimenti normativi sulla conservazione digitale a norma dei documenti:

• CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005): è la base normativa che stabilisce la validità del documento informatico e l’obbligo di conservazione.
• Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (2020-2021): definiscono le regole tecniche, i ruoli (come il Responsabile della Conservazione) e le modalità operative.
• DPCM 3 dicembre 2013: regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
• Codice Civile (art. 2220): stabilisce l’obbligo di conservazione delle scritture contabili e dei documenti per 10 anni.
• Regolamento eIDAS (UE 910/2014): riconosce l’importanza di conservare in modo sicuro documenti con firme o sigilli elettronici.

Inseriamo la conservazione all’interno dei flussi documentali dopo aver effettuato le opportune verifiche. Quando un documento completa il suo ciclo di vita — il libro giornale generato, un contratto firmato, un fascicolo chiuso — viene inviato in conservazione in modo strutturato e tracciato, con tutti i metadati necessari.

La conservazione digitale è il passaggio finale di quasi tutti i nostri progetti. In ambito amministrativo conserviamo fatture attive e passive, libri e registri contabili, etc. Con la soluzione Rifiuti conserviamo registri di carico/scarico e xFiR. Nella soluzione Dogana 4.0 conserviamo fascicoli doganali e visti uscire. Nella soluzione HR conserviamo il Libro Unico del Lavoro, contratti e cedolini. Nella soluzione Nota Spese conserviamo giustificativi e note spese. Con il componente PEC Manager conserviamo le PEC inviate e ricevute. Il nostro servizio Manuale di Conservazione ti supporta nella redazione e nell’aggiornamento del documento obbligatorio che descrive il tuo sistema di conservazione.

Meno rischio operativo, più controllo documentale, maggiore semplicità nella gestione degli adempimenti e una base affidabile su cui costruire processi digitali che restano solidi anche nel lungo periodo. La conservazione non è un costo: è la protezione del valore di tutto ciò che digitalizzi.