La nota spese è ancora un processo manuale e frustrante?

Scontrini conservati nel portafoglio per settimane, foto illeggibili inviate via WhatsApp, fogli Excel compilati a fine mese con dati approssimativi, rincorse tra dipendente, responsabile e amministrazione per approvazioni e giustificativi mancanti. La gestione della nota spese, in molte aziende, è un processo che nessuno ama — e che genera costi nascosti in termini di tempo, errori e ritardi nella rendicontazione.

Il problema non è solo operativo: senza un sistema strutturato, è difficile far rispettare le policy di spesa, avere visibilità in tempo reale sui costi e riconciliare le spese con centri di costo e commesse.

La nostra soluzione Nota Spese, basata su piattaforma ARXivar e completamente configurabile, digitalizza l’intero processo: dall’acquisizione fotografica del giustificativo alla lettura automatica dei dati con tecnologia OCR, dal controllo delle policy aziendali all’approvazione del responsabile, fino alla generazione dei report per l’amministrazione.

Il dipendente usa una web app dal proprio smartphone per fotografare scontrini e fatture. Il sistema estrae automaticamente importo, data, valuta e tipologia di spesa, li verifica rispetto ai massimali assegnati e prepara la nota spese per l’approvazione.

Cosa puoi fare con la soluzione Nota Spese

Acquisizione fotografica e lettura OCR

Basta una foto dallo smartphone: il sistema legge il giustificativo, estrae i dati rilevanti e li propone all’utente per verifica e completamento. Niente più trascrizioni manuali da scontrini sbiaditi.

Policy di spesa personalizzate

Configura massimali e regole di spesa per profilo dipendente, divisione, tipologia di spesa o paese di trasferta. Il sistema verifica automaticamente il rispetto delle policy e segnala eventuali superamenti.

Approvazione e gestione trasferte

La nota spese può essere cumulativa (mensile) o legata alla singola trasferta, con possibilità di pre-approvazione tramite incarico missione. Il responsabile approva direttamente dal sistema o dall’e-mail.

Report per centro di costo e riconciliazione

Il sistema genera automaticamente report con la suddivisione delle spese per centro di costo, commessa, cliente o qualsiasi altro parametro. I dati sono pronti per l’integrazione con il gestionale e la contabilità.

Conservazione digitale dei giustificativi

Scontrini, fatture e giustificativi vengono conservati digitalmente a norma. Niente più scatole di scontrini cartacei da archiviare e conservare per anni.

I benefici concreti per la tua azienda

Processo guidato e assistito per il dipendente

L’acquisizione fotografica e la lettura OCR rendono la compilazione veloce e intuitiva. Il dipendente non deve più accumulare scontrini e compilare fogli a fine mese.

Controllo in tempo reale sulle spese

Responsabili e amministrazione hanno visibilità immediata sulle spese sostenute, con alert automatici in caso di superamento dei massimali.

Riconciliazione automatica

I report generati dal sistema si integrano direttamente con il gestionale, eliminando i passaggi manuali di riconciliazione tra nota spese e contabilità.

Meno errori, meno contestazioni, meno tempo

La lettura automatica dei dati, la verifica delle policy e l’approvazione digitale riducono drasticamente errori di trascrizione, contestazioni e tempi di gestione.

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